关于加强人事档案信息化管理工作的探讨

赵雅杰

摘要：在当前信息化环境下，人们的生活方式发生了较大的变化，信息技术在各行各业中开始应用。在人事档案管理工作中引入信息技术，可以有效的提高人事档案信息化管理水平，更好的发挥出人事档案的重要作用。文中分析了人事档案信息化管理的重要性，并进一步对加强人事档案信息化管理工作的措施进行了具体的阐述。

关键词：人事档案；信息化管理；重要性；措施

随着科学技术的快速发展，传统的人事档案管理模式越来越无法与当前时代发展需求相适应，这也促使人事档案加快了信息化建设的进程。通过将先进的科学技术在人事档案管理工作中进行应用，为人事档案信息化管理打下了坚实的基础，同时也对人事档案管理工作带来了一定的挑战。因此在实际工作中需要积极采取有效的措施来提高人事档案信息化管理水平，更好的发挥出人事档案信息化管理的重要作用，积极促进人事档案信息的开发利用。

一、人事档案信息化管理的重要性

（一）改变管理工作方式，提高管理水平

通过对人事档案实施信息化管理，可以打破传统人事档案管理模式的束缚，改变人事档案管理工作方式，不仅有利于降低人事档案管理人员的工作强度，而且全面提高了人事档案管理自动化水平。而且人事档案实现信息化管理后，增加新的档案信息也更具便利性，有利于单位领导随时对员工工作的表现进行考察，能够积极促进员工工作的积极性。

（二）保证档案信息的完整与真实

人事档案信息化管理实现后，利用先进的计算机技术来对档案信息进行管理，可能有效的防止档案信息丢失情况的发生，有利于保证档案信息的完整性和真实笥。而且纸质档案信息经过数字化转化后，所形成的电子档案信息更便于使用者查询，有效的保证了原始档案信息的安全性。

（三）提高人事档案信息的利用率

人事档案信息化管理实现后，单位内部具备查询权限的人员可以随时对档案信息进行查阅，有利于提高档案信息的利用率。而且在档案信息化管理工作中，通过一次的档案信息录入，将纸质档案向数字化转化，可能实现档案信息的高效查询，明显的提高人事档案信息的利用率。

二、加强人事档案信息化管理的措施

（一）加大对基础设施建设力度

基础设施欠缺已经成为限制单位人事档案信息化管理工作落实的主要因素。正是由于基础设施的重要性，各单位人事档案管理人员应该提高对于人事档案信息化建设的重视，充分认识到人事档案信息化管理对发挥人事档案价值的重要意义。并在实际工作中加大投入力度，积极配备完善的基础设施，为档案信息化管理提供重要的物质保障。而且对于配置的基础设施，还要重视日常的维护和保养工作，为人事档案信息化管理工作的实现打下坚实的基础。

（二）建立一套完整的数据管理系统

基于计算机技术和互联网技术的优势，在当前人事档案信息化管理工作中，需要积极构建一套完整的数据管理系统，全面提高人事档案信息化管理水平，促进人事档案信息的共享和满足档案信息的更新要求，实现人事档案信息的高效存储，实现人事档案的高质量管理及便捷利用。

（三）建立健全档案信息化的标准规范

档案信息化建设的标准规范是档案信息化建设的根本原则，一旦规范标准缺失，则会导致在档案的移交、整理、存储、目录录入、信息检索、信息安全性方面存在较多的问题，无法实现信息资源的整合和高效利用，信息之间缺乏兼容性和开放性。为此，要进一步完善档案信息化规范标准体系的建设，要从档案的数据标准体系、信息资源标准体系、应用系统标准体系三个方面来进行构建，从而为人事档案信息化管理工作的有序开展提供重要的保障。

（四）进一步加快数据库的建设速度

在开展人事档案信息化管理工作中，首先就应该根据单位内每一位工作员工的实际情况创建一份人事档案，进而保证人事档案信息内容的完整，以人事档案信息创建单位内部的档案信息平台。其次，人事档案数据库在应用过程中，还应该定期检测维护信息化设备，保证基础设施的安全及稳定，充分发挥互联网技术与计算机技术所具有的优势，推动人事档案信息化管理工作建设速度。最后，创建人事档案网络服务系统，提高人事档案服务高效，保证单位工作人员能够充分利用人事档案服务网络系统内人事档案信息内容。

（五）构建完善的档案信息化安全保障体系

良好的档案信息安全保障体系是最坚硬的屏障，而一旦出现档案信息的泄露，其后果是不可控、无法预知且无法补救的。首先要从硬件设施的安全性能上强化安全问题。不定期的巡查设备的服务器和网络设备的运行状态，防止因线路老化及设备老化而导致的安全隐患，还要做好同步的信息备份工作，将备份数据与档案信息化数据库进行隔离，以保证发生危险时备份数据的安全性。其次要注重强化对恶意病毒、木马等网络危害源的防范和控制，加强对木马程序、链接网站以及黑客攻击等问题的重视和防范。最后还要建立起安全的用户防护平台，并以访问权限、身份验证、数据库日志检测等技术来强化应用系统的安全。

（六）打造一支复合型高素质的档案信息化人才队伍

在人事档案信息化管理工作中，对于档案管理人员的综合素质具有较高的要求。基于传统人事档案管理工作无法满足档案信息的隨时调取及远程服务需求，因此通过加强档案信息化建设，这就需要打造一支专业的档案信息化人才队伍。因此在日常工作中要重视对档案管理人员的信息技术知识的培训，全面提高档案管理人员对信息技术水平，使其在实际工作中能够充分的运用各种信息化管理软件，实现对档案信息的高效管理。同时还要重视后备人才的培养，充分的将专业理论与专业技能相结合，全面提高档案管理人员的综合素质。

三、结束语

当前人事档案信息化管理已成为各单位现代化建设的重要内容，因此在现阶段，需要加强人事档案信息化管理工作，全面提高人事档案管理工作的质量，在日常工作中需要强化基础设施建设，构建完善的档案信息化管理规范和数据管理系统，加强人才队伍建设，为人事档案信息化管理工作的有序开展打下坚实的基础。

参考文献：

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