关于丰富基层档案馆馆藏资源的思考

田甜

摘要：档案馆藏是国家综合档案馆的立馆之本，是开展档案馆工作的物质基础。笔者就基层档案馆馆藏建设存在的问题进行了分析，提出了几点浅显的建议。

关键词：基层档案馆；丰富馆藏；问题；建议

馆藏是档案馆收藏档案及有关资料的总和，它代表着档案馆信息资源的总体实力和服务潜能，是做好档案工作的基础。档案工作是否能够满足社会的需要，在一定意义上取决于是否保存有内容丰富、数量众多、门类齐全、参考价值高的档案材料。一个档案馆收藏的档案越丰富，时间跨度越长，种类越多，就能为服务地区经济社会发展作出更大的贡献。然而，目前绝大多数区县基层档案馆的馆藏内容不甚丰富，致使档案管理工作遭遇瓶颈，裹足不前。作为区级档案馆的工作人员，结合工作实践，笔者就如何丰富馆藏资源谈几点粗浅看法。

一、基层档案馆藏资源建设中存在的问题

一是档案门类单一。档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。因此，档案馆收集的档案除文书档案外，还应该包括反映各单位从事研究、基建等活动形成的科技档案和在会计、审计、诉讼等专门业务活动中形成的具有特殊内容和形式的专门档案。而目前多数基层档案馆馆藏中文书档案所占比重过大，其他门类档案所占比例较小，一批科技、经济建设档案并没有接收进馆，重大活动、重要事件的档案更是微乎其微，致使档案资源不够丰富。若基层档案馆要想充分发挥服务功能，必须进一步改善馆藏结构，重视对其他门类档案的收集。

二是档案载体单一。主要表现为纸质档案与非纸质档案的比例失衡，基层档案馆馆藏档案主要以纸质档案为主，而照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘等磁介质、光介质档案以及实物档案相对较少。有关单位不注重及时形成影像材料导致一些重大活动的档案往往也只有文字材料而缺乏照片、音像材料，不能全面直观立体地反映活动情况。各级领导的留言与题词、名人赠送的纪念性物品、机构改革前单位的铭牌、徽章、制服等具有极高保存价值的一些实物档案往往由于收集、移交不及时，造成了实物档案的匮乏。

三是档案收集不齐。有的单位进馆档案数量较少且内容单一，而且以收发文件居多，综合性、方针政策性、指示性的档案材料多，具体贯彻落实某项方针政策或指示的、具有典型意义的档案材料少，档案种类收集不全，反映机关基本职能的行政权力运行档案因散存于各业务部门甚至经办人手中而无法接收，进馆档案内容不能全面反映单位的职能职责。更有单位经多次催交提醒后仍不移交，进馆档案少之又少，几乎为零。档案收集不齐，一方面，阻碍了档案资源整合的进度，导致馆藏总量偏少。另一方面，存放档案占用过多的办公面积，增大了各单位档案库存保管压力。此外，档案的分散存放，给档案利用造成不便，老百姓经常因不知道该到哪个部门查询而怨声载道。

四是档案征集不足。征集档案是档案馆根据国家档案管理规定，向社会征集有价值档案材料的工作。2005 年，国家档案局、中央档案馆出台的《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》中明确指出“注意征集接收具有地方特色和部门特色、反映城乡变迁等与人民群众生活密切相关的档案信息，优化馆藏档案结构”，由于当前社会对档案征集工作普遍认识不够，基层档案馆在开展档案征集工作时没有形成完整的规划和清晰的思路，方式单一，只重点关注到期档案的接收进馆，对于具有地方特色的史料史志、名人传记，乃至历史档案的征集相对较少，能够反映区域文化、风土人情、民众生活的精品档案不多。

二、丰富基层档案馆馆藏资源的几点思考

（一）改变观念，充分认识丰富馆藏资源的重要意义。

近几年来，基层档案馆在丰富馆藏方面作出了不少努力，保存的档案资料数量逐年增加，馆藏结构也有了较大改善， 但由于主观认识上的偏差和客观条件上的限制，也有少部分基层档案馆把丰富馆藏档案单纯理解为馆藏数量的增长，忽视进馆档案的质量，给档案管理和利用工作带来不便。因此，我们要站在“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的高度，充分認识丰富馆藏资源的重大意义，改变“多多益善”的观念，把扩大馆藏数量和提高馆藏质量结合起来，努力使馆藏档案门类齐全、结构合理，不断提高全社会档案意识，为丰富馆藏营造出领导关心、社会重视、全民参与的良好氛围。

（二）固本强基，重视档案收集和接收工作。

一方面，抓好档案的收集归档。注重拓宽收集范围，全面收集应进馆档案，提高各立档单位档案工作人员的业务技能和责任意识，力争每件档案都收集齐全完整、整理规范、保证归档质量。各立档单位要制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表，应归档的各种门类载体、各种形式的材料均应一并收集归档。同时，要注重档案收集的时效性，尤其是重大活动、重大事件、重要会议、突发事件更应做到及时收集归档。基层档案馆应切实履行职责，加强对立档单位文件材料归档工作进行监督和指导，确保有关单位依法按期移交档案。另一方面，抓好档案的接收进馆。档案馆的接收范围不可能是一成不变的，新单位、新门类、新载体都会不断产生，因此，接收档案的范围必须及时进行调整，基层档案馆要认真修订档案接收范围，增加进馆单位的数量和进馆档案的门类，特别在专门档案、民生档案和特殊载体档案的接收方面要下大力气，逐渐使档案移交进馆工作形成周期化、常态化。此外，对于贴近社会、贴近群众生活的，与人民群众直接利益有关的档案，应依需及时收集进馆。

（三）拓宽渠道，积极开展档案征集工作。

在丰富馆藏的过程中，把接收工作摆在首位是毫无疑问的，但切不可忽视征集工作的作用。基层档案馆在积极做好接收工作的同时，要广泛宣传档案征集工作，加深社会各界对档案工作的认识，激发社会各界捐赠积极性。完善征集制度，在征集时要注重档案材料来源的广泛性和多样性，要组织专门力量、安排专项经费，有计划、有步骤地广泛征集反映时代特色的经济建设类、大型活动类等档案和反映地方特色的人文景观、民风习俗类等档案，加大征集工作的深度、广度和力度，使馆藏门类更加齐全，内容更加丰富。

参考文献：

[1]综合档案馆丰富馆藏的几点思考.李贵忠.宋玉花.兰台内外.2001（6）

[2]对丰富和优化档案馆藏的思考.于佩兰.科技创新导报.2013（36）

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[5]县级档案馆丰富馆藏之我见.孙龙华.档案与建设.2003（4）