企业人事档案管理与人力资源开发探讨

于红 郭嵩

摘要：企业人事档案管理是企业实现更好人力资源管理的重要途径，对企业发展具有重要意义。通过人事档案管理能够有效整合企业内的人力资源，使人才资源能够得到合理配置和安排。本文基于企业人事档案管理与人力资源开发的角度，探讨人事档案管理对于人资开发的促进作用，以及存在的问题和改进措施。

关键词：人事档案；人力资源；企业管理

前言：随着我国经济的飞速发展，为人才合理流通提供了良好的环境，企业可以借助当前社会的这种人力资源优势，挖掘更利于企业发展的人才。同时企业也不能忽视自身内部的人力资源管理和利用，通过企业人事档案管理，能够帮助人事部门挖掘和发现企业内部人才，实现更科学、合理的人力资源配置。本文对人事档案管理制度、员工培训、以及人资管理工作方式等内容进行研究。

一、人事档案管理有效促进企业人力资源开发

现代人资管理理论认为，其管理问题就是在企业不断发生变动的环境下，通过整合现有资源，实现更好的人员配置，激发企业员工的潜力，达到优化人力资源管理的目的。

人事档案是企业管理层评估员工能力、潜力的主要信息依据，它存储着企业员工在各项工作的具体表现和成绩，又能够反映出现如今人力资源现状，是企业管理考察员工的重要依据。

有效的人事档案管理对于人力资源具有三大方面的促进作用：第一，发挥企业人力资源效力，基于企业经营情况和发展战略需求发现人才、安排人才；第二，促进人力资源合理配置，通过信息共享，促进企业内各部门、各系统、各组织之间人才合理流通，避免人力资源浪费；第三，科学且规范地预测人力资源需求，企业的经营情况并非一成不变，有上升期或下降期，因此有效的人事档案管理能够促进人力资源管理，结合当前企业发展的实际情况，制定切合的人力资源开发方案，进而推动企业的可持续发展。

二、人事档案管理在人力资源开发中存在的问题

（一）人事档案资料不够真实

部分企业人资管理工作不够严谨，使得相关档案材料缺乏准确性和真实性，档案内容赞扬居多，而员工过失和缺点方面的内容较少或不做记述，如此一来，档案对企业人力资源管理和开发参考价值较低，不利于企业人员的安排和调动。

（二）人事档案管理方式不灵活

由于大部分企业的人事档案都是用纸质材料进行保存，某些大型企业还设有相应的档案管理部门，并制定出严格且繁琐的档案使用申报制度。当企业内部出现人事变动或员工离职的情况，人事部门对这些人事档案进行处理时，会因为档案管理部门繁琐的申报制度而降低人事档案管理工作的效率。此外，部分企业只采用纸质材料存储人事信息，未能很好地与人事部门的新技术工作环境相结合，人事部门的工作人员需要将计算机上的电子信息转换为纸质材料进行保存，如果人事档案需要修改时仍要重复上述操作。

三、企业人事档案管理的改进措施

（一）健全和完善人事档案管理制度

只有完善的人事管理制度，才能使企业在经营过程中更好地实现人力资源配置。由于部分企业的制度缺失，在具体细则不够规范，出现人事档案真实性、档案管理工作机制缺陷等问题。具体表现在，企业的人事档案管理时效性低，人事部门未能及时更新员工的档案信息，使得员工在一段时期内的表现未能如实向管理层汇报。

此外，根据国家出台的法律法规，集合企业自身的制度体系，制定出更细化的人资管理工作细则，使人事部门人员开展工作能够有章可循[1]。

（二）充分利用先进技术提升人事档案管理质量

大部分企业的人事档案记录载体是纸质材料，这种方法在一定程度上避免了档案信息被随意篡改，但是也为工作人员在档案记录、修改、更新档案带来更高的工作量，使得人事档案管理工作效率低。

针对此问题，首先要利用先进的技术手段，借助计算机技术，整合档案资源，通过分类和归纳，使企业内人力资源被充分利用。需要注意的是，人事档案管理工作硬件环境的变化，要及时转变传统的人事管理理念以及在传统硬件条件下的工作思路，改变人力资源管理是“管理人”的落后观点，转变为“服务企业和员工”的工作理念，促进企业与员工关系和谐，企业人才得以合理流通。

除了管理手段的现代化，还要实现管理理念的现代化、科学化，结合自身企业实际情况，借鉴其他企业成功的人事管理档案的经验，应用到企业发展中来。

（三）强化人事档案管理人员的专业素养

除了要改善人事管理工作的硬件環境和完善工作管理制度外，人事部门的管理人员要充分认识人事基层工作人员的重要性，他们是进行人事档案管理的一线人员，他们的专业素养决定了档案的记录质量。因此企业管理人员要尽各种方法，提高人事基层工作人员的科学文化素养、职业道德修养、业务修养等。提高档案管理人员的素养，能够促进各部门沟通、协作的质量和效率。

此外，还要注重档案管理人员的服务意识，使他们及时获知企业的信息，从而为人事部门管理层提供高质量的决策参考依据。

（四）树立竞争意识

为了更好推进档案管理工作，在明确各岗位人员职责的前提下，人事部门应鼓励和允许部门内的良性竞争，借鉴先进的人力资源管理理念，加强人事部门管理和人事档案管理。因此人事部门应强化工作过程的实效性意识，以此缩短反馈信息收集、档案再利用的时间周期，从而为企业提供详细、完整、真实、丰富的高质量档案信息[2]。

（五）深度挖掘人事档案资源

档案信息的利用程度越高，意味着人事档案管理的工作质量越好。因此在人事档案管理工作中，不应忽视档案的利用和资源开发，要及时转变工作中“重记录轻使用”的工作理念。

结论：综合上述，企业要充分利用现代化手段改进人事档案管理工作方式，借鉴其他企业的成功例子，根据企业自身情况合理运用。因此，企业要不断完善自身人事档案管理机制，在企业发展中充分发挥其价值。

参考文献：

[1]秘莎莉.人事档案管理在企业人力资源管理中的作用探讨[J].企业改革与管理，2016（10）：84

[2]杨重.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求分析[J].科技经济市场，2015（06）：51

作者简介：于红，女，山东省文登人，汉族，现职称：助理工程师，学历：本科；研究方向：人事档案管理（从事人力资源管理工作）