人事档案管理工作现状的分析与对策

摘要：人事档案是人事调动过程中，用于记录详细调动信息的资料档案，同时也是个人经历、工作状态、德才的重要体现，而人事档案管理工作则是通过采用多种有效方式，实现对人事档案的收集、整理、储存，具有重要现实意义。然而，该项工作在实际开展的过程中，通常并不会受到企业重视，加之受到储存环境、管理流程、工作人员等多方面因素的影响，无法充分保证人事档案管理工作的有效性。本文将结合实际情况，阐明人事档案管理工作的重要性，分析其工作现状，并提出新时期下优化人事档案管理工作的具体对策，为今后开展的各项工作提供有力参考。

关键词：人事档案；管理工作；对策

人事档案作为记录个人经历、学历、品德的重要标准与参考依据，其准确性对于人员调动与人事安排等，具有最为直接的影响。然而，从目前情况来看，企业在人事档案管理工作这一方面的关注度明显不足，缺乏对档案管理人员的系统培训，加之企业没有为人事档案提供单独、专门的储存场所，导致人事档案损毁相对严重，缺乏可信度。这些均是人事档案管理工作中较常出现的问题，同时也说明了优化档案管理工作的重要性。因此，对人事档案管理工作现状进行分析，并提出优化对策具有重要的现实意义。

一、人事档案管理工作的重要作用

人事档案是个人学历、工作经历、调动等方面的详细记录，一般情况下通常是以纸质档案进行记录与保存，是员工调动的重要参考依据。因此，人事档案管理工作，是企业日常工作中的重要组成部分，应得到相应的重视。科学有效的档案管理，可以实现对人力资源的有机调配与运用，使得人员分配更加符合员工自身的实际工作状况，从而有效提高企业、部门的核心竞争力，对于企业长期稳定发展具有重要的现实意义[1]。然而，由于社会经济的快速发展，各行各业的用人需求不同程度增加，而在档案管理这一方面，人才也相对紧缺，影响到了该项工作的有效性。因此，档案管理问题是企业亟待解决的一项重要问题。

二、人事档案管理工作现状

（一）轻视人事档案管理工作重要性

虽然，人事档案管理工作，并没有直接对企业日常工作造成影响，但是由于档案真实性、准确性会对企业人员调动与分配产生影响，若是其管理工作出现问题，将会导致人员调用情况无法得到有效控制[2]。然而，现阶段企业在发展的过程中并没有重视这一工作内容，相反存在一定轻视态度，没有意识到认识档案管理工作的重要性，缺乏较为良好的管理意识。这就使得当前人事档案自身的积极作用，无法被充分发挥出来，进而为企业相关工作带来较大的工作阻碍。此外，在实际工作的过程中，还存在工作人员归档意识不强的情况，存在侥幸心理，没有实现对档案信息进行动态更新，而信息补充、说明、归档等工作有效性更是无法得到保证，这就导致人事档案管理混乱这一消极情况，各项档案信息的真实性、准确性、及时性等，均无法得到保证，对于企业日常工作、员工人事调动等方面均产生了较大的影响[3]。

（二）管理方式落后

由于人事档案是记录人员工作变化、经历等方面的政治性材料，具有一定的保密性质。在科技时代背景下，传统的管理方式不再是实现档案管理工作的唯一手段与方法，而在信息化的影响下，传统纸质档案，也正逐渐朝着电子化档案进行转变，以适应当前社会信息化发展趋势。然而，就目前企业人事档案管理工作现状进行分析，纸质档案仍然是档案的主要形式，电子化档案的普及率相对较低，没有实现现代化信息建设。在人事档案管理方面，工作人员并没有将档案资料录入电脑，仍然是采用手工方式进行记录，为档案及时更新、保存等带来一定困难。此外，企业并没有为人事档案提供专门的存储空间。大部分情况下，人事档案会与办公室其他材料混杂在一起，而员工也可以随意接触到这些机密资料，使得人事档案篡改、丢失等情况屡见不鲜，甚至还会出现材料信息来源不明、信息损毁、纸质档案残缺不全等，最终导致企业人事档案管理工作无法形成规范化、标准化体系，无法为企业人员调用提供有力参考依据。

（三）主动服务意识缺失

虽然，人事档案管理被作为企业日常工作中的一部分主要内容，但是事实上，这一工作通常是局限在管理层面，更加注重的资料管理，在利用方面明顯不足。在管理过程中，管理人员始终是将个人工作集中在收集、归纳、整理这几个方面，并不会主动利用人事档案中的相关数据、信息与资料，而档案动态规律也被忽视，加之员工主观服务意识的缺失，在日常工作的过程中，无法形成主动为领导提供参考资料、有效依据的潜在工作意识，进而导致当前企业员工的实际工作状况、人员分配情况、人员调动情况等信息，无法真实、及时、有效的体现在领导面前，为企业可持续发展带来较大挑战与威胁。

（四）管理人员专业素质较低

专业从事人事档案管理工作的技术人才缺失，是企业完善人事档案管理过程中，所面临的最主要问题。大部分员工在上岗之前，并没有系统的学习过相关知识，且对管理工作认知尚不明确，通常是由于职位需要临时调用，或是一人身兼数职，因此无法针对人事档案管理工作中的各项内容进行更为及时有效的处理，使得档案管理工作有效性无法充分发挥。与此同时，在信息时代背景下，档案管理工作内容、工作方式均在不断更新，而由于管理人员自身缺乏较强的学习意识，加之企业对档案管理工作的忽视态度，使得大部分管理人员无法系统的学习信息技术，因此档案仍然是以传统纸质档案为主，电子化档案并没有普及，限制了档案管理工作的进一步完善。此外，员工缺乏责任感也是限制档案管理工作进一步完善的关键性内容。由于管理人员主观责任意识的缺失，在实际工作的过程中，没有严格执行上级命令，从而影响到人事档案管理工作的有效性。

三、人事档案管理工作优化对策

（一）提高认识档案管理意识

在当下，人事调度与分配已经成为现阶段影响企业发展的一项重要内容，而人事档案管理则是可以为企业领导的各项认识安排提供最为直接、有效的参考依据，使得领导决策更加具有实效性。因此，在今后发展的过程中，档案管理人员应对个人工作内容、工作性质、工作重要性等方面有着更为全方位的认知，及时更新思想观念，并加强学习，充分认识到档案管理工作的重要性，提高个人工作意识，从根本上进行改变，适应当前时代变化为其工作带来的新要求，从而有效提高工作质量。不仅如此，企业也应该给予人事档案管理相应的重视，并及时采取有效措施对其存储环境、调取流程、监督等方面进行完善，充分保证档案的安全性与真实性。

（二）加强信息化建設

信息化已经成为时代发展的一种必然趋势，不仅有助于企业优化工作流程、提供工作效率，还可以实现对数据信息的实时收集与整理。因此，信息技术的应用对于企业发展是较为关键的一个重要环节。人事档案，作为人事调度的直接参考资料，同样也应该实现信息化，档案资料准确性才可以得到进一步提升。为了达到这一目标，企业首先应重视人事档案管理这一工作内容，实现纸质档案到电子档案的转化，并且加大投资力度，对计算机、扫描设备等进行检查与维修，保证机械设备的正常使用，为实现档案管理工作信息化提供根本保障。在此基础上，企业海英建立起完善的人力资源信息化系统，充分利用计算机的基本特征，对档案数据、信息资料进行收集、整理、归纳与存储，既可以减轻工作人员自身的工作压力，同时还可以有效提高工作质量，减少人工操作可能造成的各项工作失误，加强信息建设，保证人事档案资料真实性、准确性、安全性，实现人事档案管理工作的信息化发展。

（三）提高档案资料的有效利用率

人事档案利用率低下，是档案管理工作所面临的一项主要问题。针对这一情况，企业需要真正认识到人事档案的重要性，在今后开展各项工作的过程中，重视人事档案资料内容的及时更新与处理，使得人事档案可以更加全面、充分的反映出一个人真实的生平记录，进而根据这一记录，进行人事调动工作，有效提高人事档案的有效利用率与自身价值。

（四）提高工作人员专业素质

员工自身的专业素质是影响该项工作的最直接因素，为了从根本上提高管理人员的专业素质，企业应从多方面着手开展相关工作。首先，定期对员工进行专业知识培训。为了使管理人员的思想观念更加符合企业发展与社会发展的实际需求，企业必须对员工自身的专业知识进行综合系统的培训，使得员工具备较强的专业知识。其次，对管理人员计算机技术进行培训。信息化已经成为档案管理工作发展的必然趋势。因此，加强计算机技术培训，可以提升管理人员自身的工作能力、工作技巧，以避免管理人员操作失误而造成档案资料损毁。最后，完善监督管理。良好的外在监督环境，可以为员工营造一种良好的工作氛围，使得管理人员的工作行为可以得到进一步约束，促使其工作逐渐朝着规范化、标准化方向发展，全方位提升工作质量与工作效率，保证档案管理工作的顺利落实。

结束语：

综上所述，作为企业日常管理中的一项重要内容，其工作质量对于人事调动有着最直接的影响。因此，重视人事档案管理工作、强化工作人员素质、实现信息化管理，已经成为当前企业优化工作流程的一种必行之策。在新时期下，企业应重视档案管理工作，针对其在实际工作过程中存在的问题，提出优化方案，使得档案管理工作更为有效，为企业稳步发展以及人员调配工作的顺利进行提供有力保障。

参考文献：

[1]汪海港.关于教育系统人事档案管理工作的探讨[J].速读（上旬），2017，（7）：191

[2]常永山.浅谈流动人员人事档案管理的难点及对策[J].企业文化（中旬刊），2017，（3）：199-201

[3]宋涛妤.新形势下人事档案管理工作的研究与探讨[J].卷宗，2016，（7）：31-31，32

作者简介：张杨（1982，1-），湖南人，广东省中山市科学馆工作。