信息化背景下高校档案服务策略分析

邢洁

摘要：随着科技时代的不断进步与发展，并随着各高校学生数量的不断增加，传统的高校档案服务已经不能满足现在的需求。本文阐述了信息化背景下高校档案服务的现存问题并针对这些问题作出相关的解决策略分析。

关键词：信息化 高校档案服务 策略分析

我国的教育事业在不断发展，科技在不断进步，这导致了在如此信息化的背景下，各高校的行政工作也受到了更广泛的重视，同时也加大了工作强度和难度。因此，作为行政工作中比重较大的高校档案服务应从各方面提升其服务质量和效率，以满足更多的教职工以及学生对档案的查询、调取、使用等需求。

一、目前我国高校档案服务现存的问题

（一）档案服务数字化程度不够

现阶段，仍有很多高校采用陈旧的档案管理方式，将所有学生纸质档案放入档案室，当师生紧急需要调取档案时，难以在最快的时间内找到档案，投入到需要中。并且传统的档案管理方式功能有限，只能进行最基本的档案保存、查询等工作，在档案及时修改、及时转移方面较难以实现。而数字化的档案系统可以对数据快速地进行增、删、改、查等功能，实现档案数据的一体化、功能化。另外有很多高校虽采用了计算机式的科学性管理方式，但很多功能并没有得到有效地开发，使得计算机的利用率比较低，仍要靠很多人工服务才能完成很多需求。一些高校没有重视信息化、数字化的服务，他们习惯于传统的档案服务模式，并不愿去学习、开发新的服务模式，这样对于人力、物力、财力都是潜在的浪费。

（二）档案信息化发展不均衡、差异大

如今，全国各地各高校在档案信息化、数字化的开发程度大不相同，主要有两方面的原因。一方面，地域经济发展不同。虽然我国逐渐在实施城乡一体化， 在不断地改造农村及偏远地区的经济发展，但城乡差异仍然很大。在大城市的高校中，高校硬件條件、校园建设、内在的课程设计、师资力量等均发展得较为先进。例如，城市高校均已普及各大档案管理系统，将功能细化，将全部的师生档案信息数字化，保证了数据的安全性和操作的简便性，这样减少了很多人力上的行政工作，学校可以将节省出来的人力投入到校园的其他建设中。而在一些较落后的小城市或农村以及偏远地区，数字化模式普及率低，当地人民很少去深造学习并提出改革的思想，仍比较习惯于传统的人工服务，工作效率低，档案数据保存不完整、易丢失。总之，地域发展情况很大程度地决定了档案信息化、数字化的发展。

（三）档案管理人员素质偏低，工作能力欠缺

高校的档案管理是一项繁杂、细致的工作，很大程度地考验了一个的耐心、细心和恒心。然而，一些高校并没有重视该项工作，认为档案管理的工作岗位不需要太高的学历和综合素质，所以导致了很多档案管理工作者素质偏低、工作能力欠缺，在面对如此繁杂的工作时，难以全面、细致地完成。甚至有些管理人员并计算机知识了解甚少，无法实现将档案信息数字化统计并使用。例如，当校方购买了档案管理系统的软件时，管理人员不懂得如何操作，常常在操作时出现错误，导致数据丢失、遗漏。长此以往，人们对信息数字化的实现失去信心，又转投到低效率的人工服务。

二、信息化背景下高校档案服务的策略分析

（一）转变服务理念，提高数字化意识

多数高校档案服务没有实现数字化、信息化，主要原因是缺少主动提升的意识。要想使档案服务提升一个阶段，必须变被动为主动，主动去了解当前主流的服务模式并开始学习和深造，以此来和其他高校缩小发展差距。例如，校方可以组织管理人员开会交流，将其他优秀高校的发展情况展示出来，让大家了解自己与他们的差距，并激励大家不断学习和进步，力求超越他人。此外，应加大投入硬件设备的资金，要想实现信息化、数字化需要一定的前期投入，比如购买一些功能详细的软件、操作教学视频或请一些资深人员为学校的工作人员讲解深造内容。只有转变服务理念、主动地渴望提高服务效率，才会使得服务变得更好。

（二）提高档案管理人员的综合素质

提高学校信息化管理的硬件设备是重要的一方面，而使用先进设备实现信息化的是管理人员，因此提高档案管理人员的素质十分重要。随着科技的不断进步，信息化产品更新换代迅速，一些功能强大、操作难度较大的软件系统不断被开发出来，所以管理人员需要不断地学习充电，了解最新的数字化知识，学会使用最新的软件程序，尽量将各种管理系统的功能运用到最大化。此外，在工作态度上应更加重视，如前文所述，档案管理工作需要耐心和细心，所以需要管理人员具有持之以恒、一丝不苟的工作态度和强大的责任心。每天需要面对繁杂的数据，只有用最饱满的态度去面对复杂的工作才会做到尽职尽责。

（三）建立评价反馈系统

对于任何一项工作来说，评价反馈是反映工作成效的重要标准。尤其对于档案管理工作，其中的数据涉及到所有的师生，档案的调取和使用也是每位师生的需要。所以及时地了解他们在档案方面的需求，以及对当前工作的评价与反馈十分重要。建立完善全面的评价反馈系统包括对服务指标、服务内容、服务流程、服务评价信息的采集，综合大家的意见与建议，不断改进并提升服务质量，以尽量满足大家所需。在一所高校中，行政部门的工作是为了高校的教学质量、学生的学习效率服务，所有的工作都是为了确保学生在度过校园时光的这几年，在各个方面有所长进和提高。因此，良好的行政服务可以为其他方面的工作减轻人力、物力，师生可以将更多的时间投入到学业科研中，形成科学的良性循环。

三、结语

按照我国目前的发展趋势，各行各业的数学化、智能化将会全面实现，越来越多的信息化服务将取代传统的人工服务。一所优秀的高校需要在各个方面实现现代化发展，各方面互相促进，互相提升。因此，高校的档案服务需要顺应时代的发展，有助于提升高校的工作效率，不断地满足师生的需求，更好地服务于学校人员。

参考文献：

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[2]陈小磊.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].科技展望，2016，（07）.

[3]姚丽雅.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江档案，2014，（04）.

[4]谭春霞.信息化背景下高校档案服务策略探究[J].黑龙江史志，2015，（03）.

（作者单位：河套学院）