企业档案电子化管理存在的问题及措施

只政楠

天津市自来水集团静海水务有限公司 天津 301600

正文：

一、前言

档案管理是企业管理的重要组成部分，电子化的档案管理方式可以大幅度提高企业管理的水平和能力，减少人工管理投入的巨大费用，通过电子化的将文件输入、保存，一方面，存储和使用的效率都可以大幅度的提高，另一方面，在存储时间上也更加长久，当前，我国企业档案管理电子化的应用还存在诸多问题，难以适应新时代企业提升竞争力和快速发展的需要，因此，做好企业档案电子化管理是十分必要而迫切的。

二、企业档案电子化管理存在的问题

1、档案电子化管理程度不高。许多企业在文件管理方面没有完善的管理体系，也没有迫切需要的电子文件管理。人们认为电子文件管理浪费了财务资源。这种对档案电子管理模式的偏见导致企业档案电子政策的实施不够彻底，导致 “电子入门，纸质归档，仅使用计算机输入重要文件的目录，但最终不会创建电子档案，而是使用传统的纸质归档。这似乎是用电子管理，但实际只是“半电子管理”，这种现象产生的主要原因是对档案的电子管理知之甚少。档案的电子化管理有自己的表，文件管理人员的技术人员的专业素质不够强，导致文件管理的电子化管理使用。即使将其作为显示器，这也可能在计算机运行管理系统时造成不便。

2、电子化档案管理有待完善。信息技术在企业文件管理中的应用可以提高企业文件管理的质量和效率，但在提高企业文件管理的质量和效率的同时，企业还必须加强文件管理。然而，在传统纸质档案管理模式的影响下，中国企业已经形成了相对固定的档案管理理念。企业文件管理员在短时间内改变管理概念和更改管理表单是不现实的。因此，这导致了当前中国企业档案管理人员仍在摸索如何改变档案管理的概念，推动档案管理方式的转变。由于一些企业文件管理人员对电子信息技术的应用缺乏了解，企业文件的电子管理技术仍存在许多问题。 因此，可以看出，需要一定的时间来改进电子文件的管理。

3、文件电子管理的安全性不足。信息技术快速发展的关键是资源共享。与此同时，知识产权的概念逐渐模糊，隐私保护在互联网信息时代是一个值得关注的问题。电子文件管理的实现可以连接到公司网络，这使得存档不再是一个单独的系统。对于不法分子来说，这是窃取档案的切入点，这反过来影响了公司的正常运作，给公司带来了不可估量的损失。安全问题不是小问题，信息和机密性的损失对企业来说是无法估量的。硬件设施不足企业文件的电子管理需要硬件设施的完整性。保留文件是一个永久性问题，新文件的输入不会与旧文件冲突。存储库的硬件设施非常重要，而其他硬件设施同样重要。

三、企业档案电子化管理问题的解决措施

1、加大对企业电子档案管理的投入。做好企业档案管理电子化工作需要有经费保障、专人负责和技术支撑，只有如此才能够使档案管理质量更高、利用率更高，一是要加强经费保障，从企业的预算中列支专项经费用于档案管理电子化，使得企业电子化档案管理能够满足各项基本的需要，比如采购与档案电子化管理相匹配的电子设备，落实培训人员的经费等，二是加强人才支撑，档案管理是一项系统性的工作，程序繁琐，要求严格，特别是企业进行电子化的档案管理更需要管理人员掌握相关的技术和管理规范，因此，企业对于档案管理工作要安排专人负责，确保将企业的档案管理目标落到实处，对于一些大企业或者特殊要求的企业，也可以根据实际情况进行购买服务，委托专业的代理机构进行档案管理工作。三是要家挨枪技术引进，当前电子化档案管理主要要使用信息技术、安全保障技术、专业的电脑软件等工具，由于市场相对不成熟，市面上技术开发者开的的产品质量层次不齐，企业在选择的时候要广泛进行调查、对比，咨询同类型的公司，确保企业引入最适合的技术，另一方面，当前电子化档案管理容易存在泄密文体，企业要引进保密电脑和保密技术，确保机密文件不至于泄露，给企业造成不必要的损失。

2、增强电子化档案管理的真实性和实效性。要达到目标，首先要加强企业档案管理电子化的互联网技术应用和安全技术支撑。建立一套系统化、规范化的档案管理流程和电子文件管理机制，政府相关部门要加强软件正版化的管理，提高对计算机防止病毒、防入侵的保护能力，对于利用黑客技术窃取企业档案商业机密的网络犯罪分子，根据相关的法律规定，严肃处理，确保互联网环境总体安全，为企业档案管理提供良好的环境，最后，要对企业档案管理制定适应于企业发展需要，符合档案管理相关政策的管理规则，实行双规制管理，即电子化文档和纸质文档，同步存储、管理的制度，建立档案管理的分级分类制度，根据企业的性质，将档案管理的范围、重要程度、存储年限等作出明确规定，比如说企业的财务文件、合同、产品技术资料等重要的文件采取不同的管理措施，提高企业档案管理电子化的针对性和效率。

3、加强电子文件信息的安全性和机密性。计算机管理电子文件的应用必须具有足够的安全性和保密性措施。首先，电子文件应设置为与传统纸质文件不同的机密级别，并根据机密性级别存储在不同的数据库中。其次，有必要建立不同级别的网络分段，并对特定网络的服务采取访问控制措施。

四、结语

综上所述，企业电子化档案管理对企业管理和企业长远发展来说至关重要，电子化的档案管理有利于提升档案管理水平，提高档案的利用率，为企业考核和企业决策提供依据，当前，我国档案管理还存在不足，要加快推进企业电子化档案管理，使档案管理更加高效、便捷。