煤矿数字档案资料管理系统的建设

刘小飞

（陕西陕煤曹家滩矿业有限公司，陕西 榆林 719000）

1 煤矿数字档案资料管理系统的建设的意义

（1）提高煤矿档案资料的管理成效。数字档案资料管理系统的达成，将有效地实现系统管理整合后，数字化档案资料管理对煤矿企业生产及其它行为的全过程、全流程的覆盖]。从而实现档案管理效率的提高，也在一定程度上降低了煤矿企业档案管理人员的工作难度。如通过搭建系统平台，可以快速完成对目标文件的检索，实现对目标文件的速览、统计等操作。仍以同煤集团为例，其从2005年开始了档案管理系统的应用，经历近二十年的发展，在将各部门所有档案目录录入计算机系统的同时，实现了数字化的档案发文登记、收集、整理等九大功能。（2）实现煤矿档案资料的信息互联。煤矿企业的数字档案资料管理系统的建设，将有效地实现从传统纸质档案为主向数字资料存储为主的有效转变，可以提高档案资料的存储时限。同时，数字化档案资料转化工作的完成，也为实现煤矿档案资料的信息互联提供了支持。从一定角度上讲，这一管理系统，可以有效激活存在于煤矿企业发展进程中的大量闲置信息，为档案信息资源的开发提供了有效的数据基础。同煤集团依托OA办公系统，实现了对电子档案的网络化服务，相关技术人员在权限内可以便捷地完成档案调阅。其电子档案的存量成为企业技术革新、设备应用的重要支点。

2 系统体系结构

煤矿数字档案资料管理系统是以档案管理、数据库技术、地理信息、网络技术、流程审核为基础，以资料信息网络为纽带，以数据标准、管理制度和资料安全体系为保障，以各项档案业务流程为主线的一个互联互通、贯穿上下的集建设、管理、信息发布的信息化系统。整个系统可分为四个层次，基础设施层、数据中心层、应用系统层和信息门户层（见图1）。

（1）基础设施层是系统建设和运行分析的基础，包括软硬件系统、网络、通讯、扫描设备等，这些系统是“煤矿数字档案资料管理系统”运行的基础。（2）数据中心层是整个系统的数据管理与输入输出交换中心。它包括档案数据库、GIS空间数据、其他文档数据库三大类，存储了资料文档、测绘地形数据、影像数据、设计数据、过程数据、竣工数据等各类数据。（3）应用系统层是系统的核心，主体是地测档案管理信息系统，包括了资料创建、浏览、借阅、审核、入库、打印等多种功能。（4）信息门户层是通过建立统一的管理服务平台，为各业务模块提供数据操作、用户管理、安全认证管理、工作流程引擎、数据交换、Web信息发布等标准模块，实现各种业务模块的快速搭建和集成，同时为未来系统的扩充与升级打下良好的基础。

3 提高煤矿数字档案资料管理系统的建设成效的有效途径

3.1 建立档案信息传输平台

当前部分企业通过B/S架构的档案资料管理平台系统，通过将使用档案信息上传至网络，以开放式的档案资源共享模式，为档案的实际使用着提供信息选择上的便捷与高效。需注意的是，这一信息传输和应用模式的确立，应建立在煤矿企业档案资料有效分级的基础上，从而全面确保档案信息的安全。同煤集团的档案管理平台系统，在B/S框架下，将实用档案发布到网络系统中，开放档案资源有效地实现了档案的远程传递及多点调阅。

3.2 档案资料规范化及数字化的要求

档案管理工作主要是确保档案资料的完善和齐全，保证档案的存档，各个煤炭机构应形成统一规范的文件材料，进行整体性的立卷和归档，通过现代化技术形式将档案管理工作制度化，针对档案工作的特点，对档案管理进行优化改进，当档案规整时发现遗失、遗漏等现象，应通过电子档案的形式进行修正补齐。电子档案有效与计算机技术结合，将纸质档案直接转换为电子档案，既突出了小卷的特殊性，又能将所需的重要资料进行档案规整，完成了档案的整理和归档工作。

3.3 档案资料管理子系统

以档案创建、借阅、检索、统计为流程，依据地理信息系统平台，在档案综合数据库基础上，实现空间类档案的可视化归档、检索及借阅，实现报告类等档案的高效归档管理，达到全局档案信息资料总体管理，保证档案资料管理的完整性、一致性、安全性。

3.4 专业化的人才队伍建设

就煤矿企业档案管理的未来发展趋势而言，其数字化的管理进程是历史的必然。这就要求煤矿的档案工作者，不仅需要与专业化档案管理知识，更需要具备相应的档案资料的收集、处理及分析能力。在这一过程中，煤矿企业应注重档案资料数字管理的专业型人才和复合型人才的培训力度，从而达成档案管理人员广博的知识结构、专业的问题视角及丰富的实践管理经验。

3.5 档案综合数据库建设

基于历年积累的档案资料所具有的特征，结合现有档案业务流程，将不同时期、不同单位提供的井田报告资料、煤田地质资料、地面测绘资料等按照统一的数据标准和格式整理，以属性数据库融合空间数据库形式存储管理。

结语

信息技术背景下，档案资料的数字化管理系统的侯建，是时代发展的必然。重视煤矿企业工程数字档案资料管理的数字化、规范化、制度化建设，才能为煤矿企业的安全生产责任与煤矿企业经济效能的评定实施数据保障。通过推进档案的数字化管理、建立档案信息传输平台、专业化的人才队伍建设等策略的实施，有效助推煤矿数字化档案管理系统建设效能的显现。