新医改形势下档案管理工作浅谈

倪双喜

【摘要】医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，是衡量医院规范化建设、客观评价医院管理水平的重要内容和指标，是公众健康服务的需要。本文分析了我国现在医院体制改革中档案管理出现的一系列问题，在新医改形势下探索医院档案规范化管理的科学方法和途径，提出改进医疗机构档案管理的一些积极措施，从而更好地提升医院科学管理水平，确保医院长期可持续性发展。

【关键词】医院;档案;管理

档案是单位、组织和个人在特定的社会环境下参与各项社会活动的具体记录，衔接过去、现在与未来的重要纽带[1]。档案工作是各项事业发展的重要基础，是记录和维护历史真实面貌的重要事业。医院档案管理作为医院管理工作的重要组成部分，是衡量医院规范化建设、客观评价医院管理水平的重要内容和指标，更是满足公众健康服务的需要。众所周知，随着我国医疗卫生体制改革的不断深入，人民群众对包括医院档案规范化管理在内的医院各项管理工作提出了更高的要求。在新醫改形势下，要把档案管理当成最重要的一类改革，这不但是新医改的要求，也是促进我国医疗事业迈向现代化的重大举措。这就要求各级各类医院要充分认识到医院档案规范化管理对于医院发展的重要性，认真查找制约医院档案规范化管理的因素，从而采取切实有效的方法，提升医院档案规范化管理水平，确保医院长期可持续性发展。

1 医院档案规范化管理中存在的问题

1.1 档案意识薄弱，对档案管理重视不够

医院档案管理部门担负着为人民群众提供健康安全的重要使命，具有较强的专业性、技术性。档案管理工作在医院里属于比较冷门的部门，有些医院领导档案观念意识淡薄不够重视，看重医疗服务质量，认识不到档案规范化管理在医院发展中的重要性和必要性，忽视档案管理人员配备、设备应用，导致医院档案设施配备不全、人员短缺，从而带来档案管理严重滞后，档案业务质量降低、信息资源开发不足、提供利用不规范现象，无法适应社会与医院发展需要。档案管理人员对档案管理的重视程度不够也是档案管理中面临的主要问题，部分工作人员在实际工作中没有意识到档案对于医院未来发展的重大意义，没有意识到档案管理这项工作直接关乎病人的隐私以及医院的声誉，在主观意识上就没有形成一个严谨的对档案进行合理规范管理的思想态度，导致内部档案管理混乱。医院内部一些部门不配合档案管理工作，图自己方便不愿将自己部门的资料交给档案管理部门归档统一管理，也制约着档案管理工作的开展。

1.2 制度建设滞后，档案制度体系不健全

档案管理是保密性比较高的一种工作，这就要求医院有完善的档案管理制度、档案管理人员要具备高度的工作责任心。在档案管理工作过程中，由于有的医院没有对档案管理工作给予一定程度的重视，医院没有根据实际情况成立专门的负责小组实施档案管理工作。此外，不少医院也没有成立专门的档案管理部门，而是由办公室等部门兼管，缺乏独立的、对档案管理工作负责的部门，缺少科学且合理的岗位制度、考核制度与标准，档案管理过程中易造成管理混乱的局面。在我国众多医院，没有形成网络化电子化的档案管理模式，涉及档案管理方面的机构既杂又乱，其职能也比较分散;医院没有进行统一管理，部门各自为政，这会导致某些信息的重复收集，查询起来困难;对医院来说，难以提高其行政效率，造成大量经济浪费[2]。不同部门的管理各有差异，相互之间的沟通交流也存在很多的障碍，制约了医院档案管理工作的开展。档案管理人员也没有依据可执行档案管理的要求，工作也会比较随意，在建立档案管理制度过程中，他们不会过多地考虑医院发展。

1.3 档案素养不足，档案管理不规范

档案管理包括收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研、利用等多个环节，每个环节都有一定的规范和要求，是一项系统性很强的工作，需要一个人手充足、业务精通、道德素质优良的工作团队[3]。在档案管理工作中，档案管理人员的专业素质决定着该项工作的质量，有了高素质的管理人员才能确保医院档案管理的规范化。目前许多管理人员的素质水平较差，医院档案管理者，多数是在从其别的科室转岗过来的，很多工作者甚至在几个科室同时兼职，有些地方医院让临退休的人员去做档案管理的工作，这样，管理人员的专业性就比较低，管理流动性较大，其人员水平较低，严重阻碍着医院工作的有序衔接。此外，医院对上岗的工作人员没有进行相关培训，大多数在岗人员对档案管理的职责职能不了解，在工作过程中，无法对各种医疗信息进行详细归档，这样严重影响后期工作。档案管理人员思想观念和管理水平跟不上时代发展，缺乏创新和活力。此外，医院在档案管理员进行档案管理过程中，更没有设置相应的要求，以至于档案管理员的管理工作过于随意。

1.4 资金投入不足，档案管理资源缺乏

做好档案管理工作离不开一定的基础条件，例如符合建设标准和设计规范的库房、阅览用房、办公用房，用于维持档案保管条件的空调机、通风机、去湿机、消防设备、消毒设备，还有密集架、档案柜、档案箱等装具，甚至针对照片、磁盘、光盘等特殊载体档案的专门存放空间和设备。由于医院档案无法以直接的经济效益体现出来，因此不少医院管理层在档案建设中重视不够，给予的资金投入减少，表现为个别医院档案室用房紧张、简陋，档案室不具备档案的收藏和保管功能;投入减少致使设备陈旧，设施不完善，特别是档案的数字化信息建设不够，存在着软件升级滞后，导致档案收集、保密、利用不足，极大地影响了档案的规范化管理，降低了档案管理工作的效率，也给档案的安全带来了极大的威胁。

1.5 信息程度滞后，档案管理缺乏创新性

目前，医院档案管理的进程远赶不上我国现代化的速度。在医院档案管理中，我国长期使用纸质存档信息的方式，信息的收集主要靠各个部门整理提供，这样的工作，不但繁琐而且也容易产生信息的错漏，在准确性上面也会存在一定弊端。由于医院存储档案的空间是有限的，医院中的一些档案信息只能选择删减，而这些信息一旦丢失便无法溯源，在后期临床中需要用到时候，无法提供出它的参考利用的价值。当前我国大部分医院管理对医院档案信息化建设的重视程度较低，更是没有将大部分的精力放在医院档案信息化建设上面，对档案信息化建设也没有加大资金的投入，这样造成医院档案管理部门在进行信息技术的引进以及信息管理系统完善过程中遇到了更多的阻碍[4]。

2 医院档案规范化管理的举措

2.1 强化档案意识，树立管理意识

医院领导管理层要深刻认识到要充分认识到档案管理是医院管理的重要组成部分，档案管理工作对推动医院发展的积极意义，带领医院员工增强档案意识。明确档案管理部门的工作职责，制定科学、系统、合理的档案管理工作规划和具体内容，将档案管理与目标管理责任制相统一。在具体实施中，医院领导干部要改变传统的按部就班的习惯，创新收集、整理和利用的方法，按照档案的不同类型，给档案管理工作提供一个非常明确的方向指引。要做好档案重要性宣传工作，使医院上至管理者下至各科室人员都充分认识档案的重要性，认识档案对于做好人民群众健康以及医院发展密切相关，要更好地支持档案管理工作，使档案管理顺利实施。

2.2 加强档案管理，完善管理体系

科学严谨的档案管理制度是做好医院档案规范化管理的制度保证。医院档案管理工作要实现标准化的管理，要建立健全保管制度、立卷归档制度、借阅制度、安全保密制度、庫房管理制度等一系列规章规范并严格执行，要设立专门的负责部门，进一步规范和约束档案管理行为。要明确职能，对不同门类、不同载体的档案统一管理，统一收集、整理，使档案管理与医疗业务同步发展。同时为了保障机制建立后的有效落实，应加强医院管理部门的宏观管理职能，指导、核查以及监管档案管理业务，使档案管理工作朝着标准化、合理化、系统化的方向发展;医院档案管理工作还要建立科学分析、创新研究的工作机制，明确基层档案管理工作职责，使档案管理工作有力、运转灵活，提升基层档案管理工作的高效性。更为重要的是，在建立目标管理责任制时，要设立绩效考核机制，只有将绩效考核与医院档案管理工作挂钩，档案管理人员就会投入更多的心力开展档案管理工作。在此基础上，完善医院档案管理制度，建立档案安全体系，将档案管理工作中的安全监管范围予以明确，避免出现重点档案数据遗失或者在保管过程中出现缺损等状况。

2.3 提升档案素养，加强人才建设

科学规范的档案管理需要高素养的档案管理人员。要提高档案管理工作，首先医院各级领导要高度重视，把档案管理工作放在促进医院的建设和持续发展的高度，从人员管理、制度建设、资源分配和创新发展等方面去谋划。首先挑选德才兼备的人来做档案管理工作，配备数量充足、业务能力强、有责任心的档案管理人才，打造一支高素质的档案管理队伍。将档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划中。其次要将档案管理人员的培养纳入医院人才培养计划中，加强业务知识培训和职业道德教育，确保他们在业务上跟得上行业的发展步伐，掌握新技能，提高工作效率。最后要健全考核和奖罚机制，促进档案管理工作目标保质保量完成，鼓励他们与时俱进、开拓创新、勤加思考，积极探索和吸取先进的管理理念、科学的管理方法，推动档案管理工作的持续进步。

2.4 加强资源投入，完善基础设施

现代化信息技术和设备是档案规范化管理的物质保障。为此，医院决策者在提高思想认识的基础上，加大对档案软硬件建设的投入，要建设符合标准的档案室用房，配备完整的保管设备，并根据档案价值、规格等配置相应的档案装具和包装材料。提高档案保护设备和技术现代化的配备，保证工作人员在查找、检阅档案时能够更加方便、快捷，提高工作效率。除此之外，还应定期检查各种设备的运行状态并加以维护，确保档案始终得到良好的保管和保护。建立一个完善、科学、有效的医院档案自动化管理系统，在医院电子文件资源递交过程中，采用更有效的管理方式，也做到严格按照自动化的规章制度进行执行，这种状况下也确保了医院电子文件处理工作的有效进行。当然在制定医院档案管理制度和系统时，在对医院软件选取过程中，要选取一些兼容性和应用性好的软件，做好软件的相关技术参数以及标准的规范工作。

2.5 创新工作思路，加快信息建设

传统的档案管理存在较多的弊端，不适合当今医院的发展形势，现代科技己为医院档案管理工作提供了更便捷的条件。在信息化时代，医院档案的管理和使用也应顺应时代的发展日益电子化[5]。21世纪作为信息化的新时代，社会中各项工作采用电子化管理都变得简便、快捷起来，使用电子技术对档案进行现代化管理已成了医疗机构管理模式发展的必然趋势[6]。档案信息化建设不仅实现了整个档案管理工作的自动化，有利于各种信息的流通与共享，而且还在很大程度上促进了医生和患者关系的和谐性，在很大程度上减少了档案查询的时间，提高了办事效率。而且通过信息化的档案管理，使各项档案资料都进行了电子存档，确保了医院信息资料的安全性，提升了医院的整体服务水平，实现了医院效益的最大化[7]。医院档案信息化建设可以把医院的各项信息资料进行长期的保留和存档，当需要的时候，就可以快速的进行档案的提取，为各个部门的需要提供查阅和参考数据。而且当上级管理部门需要数据统计时，就可以省去许多人力方面的资源，能够运用计算机网络来进行各项信息搜集和整理，有利于各项方针、政策的制定。档案工作人员要尽职尽责，为医院领导当好参谋和助手，及时提出改进电子化档案管理的意见和建议，及时提醒医院领导解决好电子化档案管理的实际问题[8]。

综上所述，科学现代的档案管理能够更好地适应医院现代化发展的要求，在新医改形势之下，我们应该与时俱进，创新理念，重视医院档案管理工作，更要强化意识，健全医院档案管理制度，将档案管理工作落到实处。同时，还应该更新管理方式，加强医院档案管理信息化建设，这样才能确保医院长期可持续性发展，才能够为广大患者提供有效服务。

参考文献

[1]谢彩利，阮芳.浅析新时期的医院档案管理[J].办公室业务，2016，10（上）：71.

[2]肖国梅.加强医院档案管理的新措施[J].医疗装备，2016，29（12）：12.

[3]姜苗苗.当前医院档案管理工作探析[J].理论研究，2016，4：69，76.

[4]王艳辉.档案管理信息化建设的几点思考[J].中小企业管理与科技（上），2015，12：8.

[5]王媛.浅谈医院电子化档案管理中存在的问题与对策[J].兰台世界，2013，27（z3）：58.

[6]曹伟.档案电子化管理在医院档案管理中的应用探讨[J].世界最新医学信息文摘，2017，17（55）：146.

[7]孟祥杰.档案信息化建设在医院档案管理中的价值及地位[J].山西农经，2017，16：130

[8]邓冬云.医院病历档案实现电子化管理是医院病历档案管理的必然趋势[J].黑龙江史志，2010，36（09）：52.