浅谈如何提高独立院校档案人员的素质

谭满红

（广西科技大学鹿山学院，广西柳州　545000）

随着信息化的不断进展，档案管理成了独立院校工作中的重点，这需要得到独立院校管理人员的高度重视，直接关系到教学质量的好坏。在此过程中，档案管理人员是保障档案工作顺利开展的首要前提，一个高水平高素质的档案人员团队，能够保障独立院校档案信息的准确性和真实性，科学合理的记录独立院校的工作情况，有利于独立院校在不断地发展过程中探索新的发展模式，革除旧有的弊端，也是促进外国教育事业进步的关键所在。但是在我国目前的独立院校档案工作中，许多工作人员由于专业能力和工作态度的原因，在档案工作中出现了很多问题，这也成了阻碍独立院校档案工作顺利进行的重要原因。所以，如何明确档案人员的职责，提升其素质成了独立院校需要具体考虑的问题。

1　我国目前独立院校档案工作存在的问题

独立院校领导和工作人员对于档案工作的不重视，是目前存在于我国独立院校中的主要问题，由于很多领导在处理完重要的文件后没有及时交给档案人员进行专业处理，导致在学院的发展规划中缺少了很多数据的支持，不利于学院的长久发展。另外，独立院校档案工作人员在工作态度上不是很积极，缺少有效的竞争机制，这就使得档案工作人员在工作过程中不能增强自己的敬业奉献精神，导致档案管理工作的弊端日益显现。档案工作人员的专业能力低下，也是限制档案工作有效开展的关键性因素，这将直接影响档案工作的质量好坏。

兼职档案员的使用在一定程度上促进了档案工作的效率，但是很多独立院校存在兼职档案工作人员更换频繁的状况，上一个工作人员还没有完全熟悉工作内容，就已经换新的工作人员进行工作的处理，这在一定程度上会影响档案工作的交接，可能产生工作的失误，不能为独立院校的发展提供坚实的基础。

2　提高独立院校档案人员素质的措施

2.1　提升档案人员专业能力

随着社会的不断发展，很多独立院校档案人员的专业能力已经不适应新形势下档案工作的基本要求，这就使得他们在工作中出现传统陋习，不利于档案工作的开展。为此，需要不断提升独立院校档案人员的专业知识和技能，通过定期的培训和讲座，不断更新档案人员的知识系统，以适应现代化社会的发展和独立院校创新的需要。可以聘请专业的教授或者学者进行校内培训，在专业的角度对档案人员进行有针对性的指导，根据个人情况，学校应该督促档案人员制定不同的学习计划，以提升档案人员团队的综合素质。

2.2　创新档案人员工作模式

随着我国信息化的不断发展，很多地方的档案信息管理都是通过数字化的技术和设备进行的，但是在很多独立院校还没有专业的数字化系统来进行档案的有效管理，即使引进了高科技的档案管理系统，由于工作人员的传统工作理念已经定型，导致其工作模式的陈旧。这就需要完善档案人员的工作理念，创新工作模式，使其对数字化知识和设备进行学习，在档案工作中尽量抛弃传统的工作方法，利用高科技的手段开展档案工作，不仅仅可以减轻档案人员的工作压力，还能够为档案信息的准确性和便捷性提供保障。

2.3　加强敬业奉献精神的教育

独立院校的档案工作涉及学校工作的方方面面，包括教学工作和学生工作等，信息多样而且复杂，这就需要档案人员能够具备很强的敬业奉献精神，在枯燥的工作中能够保持积极的工作态度，以乐观的精神处理工作中的难题。这就需要独立院校领导在平时的工作中，加强档案人员敬业奉献精神的教育，积极开会讨论档案工作中存在的懈怠问题，纠正工作人员的不正确思想，改善工作态度。可以对工作表现良好，具有敬业奉献精神的工作人员进行全校的表彰，以促进其积极性，也可以为其他工作人员做出表率，促进档案人员团队的水平提升。

2.4　提升档案人员服务意识

独立院校的档案能够为其发展规划的制定提供良好的参考，是独立院校开展工作的依据，所以档案工作其实就是为独立院校管理人员的决策制定提供服务，这也是独立院校档案的价值所在。所以，应当不断提升独立院校档案人员的服务意识，在平时的工作中展现良好的工作态度，明确档案工作在服务独立院校管理者决策方面的重要意义，有利于在思想上加强重视。应当充分调动档案人员的工作积极性，端正服务态度，改善服务质量，在与档案使用者进行沟通的时候积极主动热情，帮助档案使用者在档案的使用过程中更加高效科学。

2.5　提高独立院校档案人员的协调能力

档案工作需要协调好各方面的关系，才能够保障其合理开展。尤其是在独立院校中，档案工作涉及学校工作的方方面面，工作人员在处理问题上的能力，直接决定了档案工作的质量。首先在与独立院校领导的关系方面，档案人员要注意协调，因为只有在领导的重视下，档案工作才能够增加资金和技术投入，提升工作的效率，减轻工作压力，这就为档案工作的开展创造了良好的环境。其次，档案人员应当协调好与独立院校各部门的关系，对于各部门在档案方面的问题和管理工作，要进行及时的沟通并反应到上级，这样有利于在档案工作开展的时候，能够根据各部门的实际情况进行计划的合理制定，也是提高工作效率和质量的关键点。

2.6　设置兼职档案工作者

由于独立院校档案工作的复杂性，使得在现有专职档案工作人员的配备情况之下，不能适应独立院校工作进程，这个时候就应当设置兼职档案工作者，协助档案工人人员更加高效地处理档案工作，避免工作中遗漏和延误，有利于档案工作团队的建设。同时兼职档案工作者的加入能够促进独立院校档案工作者的工作积极性，增强职位的竞争性，有利于提高档案人员的职业素养。

3　结语

独立院校的档案工作是独立院校所有工作的记录汇总和依据，不但是对先前工作的总结，更是往后开展工作的参考，所以在独立院校工作中占有重要地位。所以档案人员的专业素质和职业素养就成了档案工作中的决定性因素。积极提升独立院校档案人员的基本素质是保障独立院校长远发展，促进档案工作顺利进行的保障，学院领导和工作人员都应该加强重视。