企业机要秘书基本素养及提升途径探讨

张 楠

（航宇救生装备有限公司，湖北襄阳 441003）

引言：企业机要秘书需要具备良好的政治觉悟与政治分析能力，工作的各个环节需要严格按照规章制度进行处理，一旦涉及到重大的秘密文件，需要将文件的数量以及传递的方向准确掌握，确保文件的完整性与安全性，防止机密消息的泄露，机要秘书的工作大多需要单独、分散进行，其工作时间要根据领导的行程以及文件的进行程度来制定。机要秘书属于信息传输的枢纽站，一旦工作不够细致或处理方式不够妥当，都会引起非常严重的问题。在新常态的环境下，机要秘书的工作面临着严峻而复杂的形式，在繁重的工作环境下，工作人员很容易产生厌倦情绪，所以保密工作也很容易出现疏忽，对企业机要秘书素质的提升势在必行。

1 机要秘书概述

所谓机要秘书，主要是指党政机关从事机密文件的翻译、处理及保管的秘书。机要秘书一般包括译电员、机要保密员等。机要秘书主要负责企业内外部文件、材料的草拟、审核、复印、分发等，对单位的会议进行筹备、组织与整理。接收、送阅、保密上级的来文。

2 企业机要秘书基本素养

企业机要秘书的工作具有保密性、原则性、独立性等特点，在企业发展的过程中起到非同小可的作用。企业机要秘书需要具备良好的政治觉悟与敏锐的分析能力，在每个环节都要按照规章办事，确保文件传递的完整性与安全性。要求企业机要秘书基本素养如下：

2.1 突出的政治素养

一般情况下，机要秘书在日常工作中会接触到较多的密级文件，会涉及到企业的利益与安全，不能出现半点疏忽。所以机要秘书需要具备较高的政治素养，做到心细嘴严，不能够透漏企业的安全信息。另外，机要秘书要能够静下心，不受外界利益因素的诱惑，做到心如止水、淡泊名利。最后，机要秘书需要一心一意的完成本职工作，不能由于其他原因而打破工作的纪律性。

2.2 踏实的工作作风

机要秘书的岗位属于耐心细致的工作岗位，所以一定要有踏实的工作作风。机要秘书的日常工作包括文件的登记、传阅、复印等。这些工作都需要有细致的工作态度，加强对文件传送的监督，一旦需要紧急情况，机要秘书要加班加点进行处理。严格按照文件的指示进行传阅，不能够轻易的自作主张，准确的对文件的传阅进行记录。在文件送阅的过程中，要考虑到文件的时效性，在规定时间范围之内完成文件的传阅，避免由于传递不及时而耽误重要决议。所以，要求机要秘书对领导的审阅时间进行合理安排，在安排的过程中，多留意细节，机密文件即收即送，不可拖延，做好文件的交接，避免给后续的工作留下隐患。

2.3 高效的办事效率

办事效率是企业机要秘书必备的素养之一。尤其针对重要的机密文件，时间紧迫、任务繁重，稍有疏忽就可能造成无法挽回的损失。因此，机要秘书必须具有高效的办事效率，对重要的工作内容进行时间上的合理分配，保质保量的完成工作，不断提高自身随机应变的能力，总结工作的经验与规律性，在遇到紧急事件时要确保能够制定出合理的解决方案。

3 企业机要秘书素养提升途径

3.1 注重人才队伍选拔

为了构建一支高素质的纪要秘书人才，一定要严格把守人才选拔关卡。首先，要让企业领导对该项事宜高度重视，加大人才培训与管理资金投入的力度，树立起长远的培养目标。在人才选拔过程中，不搞关系户、不搞特殊化，真正的选出思想觉悟高、有纪律性、肯吃苦耐劳的优秀人才。杜绝一切走后门现象，将机要秘书队伍的构建当作系统而长远的工程，真正走向规范化、制度化的道路。

3.2 加强政治学习

为了进一步提升企业机要秘书的基本素养，需要培养其坚持学习党的政策方针，加强政治学习，紧随党的步伐，不断更新自身的政治理念，认真做好本职工作，确保政治合格、立场坚定，多了解、多接触政治理论知识，提升机要秘书的业务能力，扩大知识层面。

3.3 正确树立人生观价值观

人生观与价值观是提升机要秘书素养的基本元素，在开放的社会环境中，机要秘书一定要正确的处理周边人际关系，准确掌握集体利益与个人利益之间的联系，把握好个人的工作行为与工作制度的分寸。自觉的保持高度的觉悟，树立正确的人生观与价值观，在拜金主义的环境下，机要秘书人员一定要稳住阵脚，坚定信念，能够经受住社会新时期对自己的考验。

3.4 全面提升机要秘书业务能力与办事效率

对机要秘书素养的提升，一定要加强与重视理论与技能的培养，定期组织机要秘书人员参加技能培训，随着互联网时代的到来，全球的经济发展进入网络化与科技化时代，机要秘书的业务能力以及业务技术也需要与时俱进，紧随时代发展的步伐，全面提升机要秘书人员业务能力水平与办事效率，通过网络化办公系统对文件、材料等进行收集与处理，熟练掌握基本办公软件。通过岗前的技术培训，能够确保在上岗之前就具有比较熟练的技能，为将来的工作打下基础。在工作过程中，要与前辈多沟通交流，总结工作经验，学习工作方法，加强网络知识以及法律知识的学习，在不断自我完善的过程中提高业务素质。

3.5 通过改善服务态度来提升基本素养

一般情况下，机要秘书人员所接触的工作复杂而琐碎，所以要求机要秘书一定要有足够的耐心，端正工作态度，通过正确的功过方法与技巧来处理工作中的复杂任务。机要秘书工作岗位大多是对外的工作岗位，所以也代表着企业的门面，良好的服务态度是工作的前提，能够反映出企业的发展文化，体现企业员工的文化素养。所以机要秘书一定要热情严谨、亲切大方，这样既能让人体会到亲切的服务态度，又可以提高办事效率。

机要秘书人员与领导的日常工作接触频繁，所以机要干部需要全面发展综合素质，具有一专多能的本领，熟练掌握办公室操作的基本程序与技巧，及时的转变思想，变被动服务为主动服务，将随机的工作规范化，将信息传递工作与其他相关工作相关联，在提高工作效率的同时提升综合素质。机要秘书在得到信息之后要第一时间进行思考，将自己的想法有效的提供给领导，为领导做参谋工作，做到审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之。

结束语：随着计算机信息网络技术的快速发展，电子信息技术、网络信息技术等在不断涌现，对企业机要秘书岗位的工作职责要求越来越高，在一定程度上，对机要秘书的工作带来很大挑战。企业机要秘书一定要正确了解当前社会发展形势，认识到自身的缺点与不足，不断更新知识与技能，紧随时代发展的步伐，通过提升自身的基本素养，来进一步提高工作完成的质量，为企业的稳定发展贡献力量。

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