档案数字化管理与社会诚信档案管理的建议

刘波

摘 要：在档案信息化管理过程中，应构建档案信息资源体系，实现档案信息的资源共享；由实体档案信息转变为虚拟档案信息；加强内控完善网络，提高档案管理信息安全水平；引进人才，利用高科技手段提升档案管理的科技内涵。在社会诚信档案管理中，应加强诚信道德宣传教育，塑造良好的诚信氛围；完善诚信档案管理机构，整合诚信档案信息资源；重视诚信档案管理法规制度建设，实现依法管理；加强社会监督，建立与完善奖惩机制。

关键词：档案管理 社会诚信档案 数字化管理

中图分类号：G420 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）11（c）-0239-02

中国已进入“互联网+”时代。在档案管理过程中，应逐渐脱离传统的工作思维和工作模式，实现档案数据管理的升级和转型。即借助“互联网+”强大的推动力，根据各自单位不同的性质、需要和工作范畴，优化线上档案数据管理，尽可能根据不同需要给予个性化服务，进一步突出档案数据管理工作的作用，促进档案数字化管理模式的发展。同时，社会诚信档案管理是推动构建和谐社会的重要基础，然而我国社会诚信档案管理体系仍不健全，需要进一步完善与发展。为此，笔者阐述档案数字化管理与社会诚信档案管理建议如下。

1 档案数字化管理的建议

1.1 构建档案信息资源体系，实现档案信息的资源共享

在互联网环境中，为了增强档案信息资源的开发、利用效果，必须建立一个能使档案信息资源互通、互联的档案信息资源体系，这有利于实现档案信息资源的可持续发展。首先，按照行业将档案信息资源进行分类，综合、整理、开发各个行业的档案信息资源，构建行业性的档案信息资源体系，分别为本行业提供服务。其次，以各级档案管理部门为中心，建立区域性的档案信息资源综合管理体系，不断整合本区域档案信息资源并统一利用，实现区域性档案信息资源共享。最后，综合运用各种现代化的信息处理、管理技术，构建档案信息数据库，科学、合理、有效地开发和利用档案信息，同时通过互联网互相联通各地档案信息数据库，全面实现档案信息的资源共享，降低档案管理人员的劳动强度和档案管理工作的运行费用，使档案信息的开发、利用实现质的飞跃。

1.2 实体档案信息转变为虚拟档案信息

在互联网背景下，档案应实行信息化管理，采集和管理信息资源均应通过无纸化操作来完成，不能采用传统的纸质档案管理。对于原本采用纸质材料进行记录、保存的实体信息，应通过现代化的数據采集技术转换成虚拟化的信息。

在信息分类管理上，不再使用传统的书架，而是使用计算机软件和数据库系统等先进的现代化手段分类保管档案信息。

在显示和发布档案信息资源时，应由传统的实体资料查阅方式转向通过互联网发布虚拟信息，并利用互联网来实现在线检索、查阅与传输档案信息，实现档案信息网络化。

1.3 加强内控完善网络，提高档案管理信息安全水平

档案管理信息安全涉及硬件、软件、信息、人员、物理环境、人文环境等多个方面，安全保密是做好档案信息管理工作的关键，必须从信息保密、运行环境、规章制度等方面不断加强管理。

一是维护网上档案信息的保密性，加强内部管理体制的建设。开放性是网络的固有特性，这一特性与档案文件的保密特性相背离。安全专家分析历史上电子入侵案例后得出大多数入侵手段非常一般的结论，因为内部管理松懈帮了黑客的大忙，再厉害的黑客要实施攻击，必须在现有信息系统上找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员失误和管理疏忽。对黑客来讲，如果没有落脚点是难以入侵信息系统的。

二是关注计算机病毒的新变化，保证安全高效的信息化环境。当档案管理信息系统扩展到局域网甚至互联网时，计算机病毒成为不可回避的危害，而且新型病毒具有许多网络时代的新特征。档案工作者应当时刻注意新的技术变化，制定针对性策略，并从管理制度、技术监督、后备保护、应急措施等多方面综合防范。

1.4 引进人才，利用高科技手段提升档案管理的科技内涵

互联网时代给档案管理带来了全新的挑战。这要求档案管理工作者勇于担当，乐于挑战。要在平凡的档案管理岗位上做出不平凡的业绩，为单位快速健康发展尽自己最大的努力。一方面各单位要积极引进与培养档案管理人才，真正人尽其才，才尽其用；另一方面要充分利用大数据平台，通过运用现代技术方法，加强管理和运用档案信息，高效地完成档案管理工作，为领导决策提供科学、准确的数据。同时，针对本单位在不同时期、不同阶段对档案的各种需求，都能做到“召之即来，来之能用，科学准确，规范有序。”

总之，互联网信息技术是档案管理的必然选择，基于互联网信息技术建立的档案管理系统则是互联网信息技术与传统档案管理的完美结合。未来的数字档案管理发展方向应该是各种载体形式并存，尤其应注重数字化馆藏建设。

2 社会诚信档案管理的建议

2.1 加强诚信道德宣传教育，塑造良好的诚信氛围

要加强诚信道德宣传教育，增强全社会人员的诚实守信观念。首先，政府部门应在全社会营造整体的诚实守信氛围，重视新闻媒体的舆论导向。可通过报纸、杂志、电视、网络等新旧媒体的大力引导，在全社会倡导社会诚信，批判不诚信的观念和行为，增强全社会成员的诚实守信观念；应建立城市守信的道德模范，以诚信模范为道德标杆，促进诚信道德建设，促进诚信社会发展。诚信环境的建设离不开政府引导，也离不开各单位的大力支持和全社会成员的共同努力。

2.2 完善诚信档案管理机构，整合诚信档案信息资源

首先，应建立专门的社会诚信管理机构。在借鉴国外成功经验基础上，结合我国国情，根据不同对象建立专门的社会诚信档案管理机构。可建立第三方诚信管理机构，构建独立征信系统，打造一个社会诚信档案信息数据库，在全国不同省份、不同城市成立分机构，构建良好的政策法律环境；其次，应科学整合社会诚信档案信息。“信息不对称”现象是造成社会诚信危机的重要因素之一，政府应进一步培养社会诚信档案信息服务组织机构，充分利用现代网络有效整合诚信档案信息。同时，要建立高效的诚信信息公布与查询平台，对全社会成员开放，方便查询和了解他人的诚信值。

2.3 重视诚信档案管理法规制度建设，实现依法管理

政府应及时颁布实施与社会诚信档案相关的政策制度，用以规范各行各业的行为；应进一步加强和完善系统内部的诚信档案管理制度，进一步健全与完善社会诚信档案管理法规制度；应根据实际情况，制定诚信失信的奖惩措施、市场准入条件等，积极引导第三方征信机构，督促第三方征信机构建立完善的社会诚信评分细则以及诚信档案管理措施，进一步调动社会参与诚信档案法规建设的积极性，在社会诚信档案管理体系中充分体现个人诚信档案的重要性，引导人们诚实守信，抵制失信行为。

2.4 加强社会监督，建立与完善奖惩机制

高效、透明的监督机制可推动和促进社会诚信档案管理体系的有序发展。有关诚信档案管理部门都应按照实际情况和各自的职能要求，合理分工、团结协作，实行有效的监管管理。第三方征信机构应单独设立监管部门，指定专人监督引导日常的诚信档案管理工作，努力落实监管责任。政府应进一步调动社会监督舆论，拓展社会监督渠道，依法有效监督社会诚信档案服务机构，坚决抵制滥用诚信档案信息的违法行为，推动诚信档案管理的良性发展。

应构建完善的奖惩机制。在社会诚信档案管理体系中，建立合理奖励诚信行为、严厉惩罚失信行为的奖惩机制，能迅速减少失信行为。政府应重视建立奖惩机制，严厉处罚严重失信的行为，推动建立与完善奖惩机制。

参考文献

[1] 朱玉平.档案数字化管理优势与不足问题研究[J].卷宗，2017，7（12）：105.

[2] 吴学琼.当前加强档案数字化管理的几点建议[J].卷宗，2016，6（9）：154-155.

[3] 黄少丽.论社会诚信档案体系建设[J].卷宗，2016，6（12）：114.endprint