高校二级学院档案室的定位与建设

淡 珊

（湖北第二师范学院数学与经济学院，湖北武汉 430205）

高校二级学院中的档案室作为高校基础设施中的一部分，肩负着记录高校发展，记录学生档案资料和学习情况、毕业就业方向等内容的重要作用。在当前科技发展与网络信息化技术进步的环境下，为了适应现代化管理模式的需求，高校二级学院的档案室也需要从定位与改革、建设方面入手进行调整，让档案管理工作能够更加科学，并符合现代化管理需求。

1 高校二级学院档案室的定位

高校二级学院档案室的主要作用为存储学生档案，对学校发展建设中具有历史性保留及参考价值的文件内容进行保存，还包括与学校发展有关的人事、科技、行政等综合类档案的管理。档案室的建设与管理不但应该具有资料保存意义，同时应该为学校教师职工及学生查阅档案资料提供方便。档案室作为重要资料及档案的收藏备份机构，其保存着一定数量具有重要价值及参考性意义的资料，这些资料在学校建设、学生发展中也都起着重要的作用。所以，高校二级学院的档案室还扮演着与图书馆相似的资料储存、查阅功能。这就要求档案查阅的便利性也应该是档案室在建设与管理中着重注意调整的内容。

2 高校二级学院档案室现状

在信息电子化与科技发展的当下，高校二级学院在档案室的管理方面还存在一定有待改进的方面，档案室建设工作的更新与完善是当前高校档案室需要重点考虑的问题。

2.1 档案管理工作职责划分不清、管理机制不健全

当前高校二级学院的档案室管理中存在着档案管理机制不健全、档案分类不明确方面的不足。由于高校档案室的管理存在机制不健全、职责划分不明确等问题，导致部分学生的档案查找较为麻烦，且容易存在档案缺失情况。以学生获得国家荣誉奖励或者获得某些专利来讲，有些高校将这部分档案划分为学生档案，认为这是学生自己发展中的荣誉，而有些高校在进行档案管理时则把这部分档案划分为学院或者学校荣誉，认为这些荣誉是学校人才培养和学术创新中产生的档案资料。这种档案分类不明确的情况导致在后期档案查找中存在一定困难。而且这种档案管理职责划分的不明确也容易在档案管理中存在一定分歧，对于后期的档案管理与查阅有一定障碍。

2.2 档案管理信息化不足，档案利用率低

在当前高校二级学院的档案管理中，存在着档案管理方式落后、档案管理流于形式化、档案利用率较低等情况。档案的存留和管理不但作为信息的备份，还应该发挥档案本身资料提供的作用。然而在当前高校二级学院的档案室管理中，由于管理人员专业度差，对于档案的保存和归档缺乏一定专业知识，导致档案归档划分存在一定程度的混乱与不完善。并且随着信息化技术的发展，高校二级学院的档案管理上也存在着档案电子化、信息化的需求。但是当前高校档案管理中由于以往档案室基础设施较差，档案管理人员档案管理能力及经验不足，档案电子化保存工作推进速度较低等情况的产生，导致当前高校档案室在档案的查阅上存在一定困难。档案难以为教师的教学反馈及学生的学习评价反馈提供支持。档案查阅的困难一定程度上阻碍了学生及教师对于档案的调用与查阅，让档案室丧失功能，形同虚设。

2.3 档案室空间设计缺乏合理性，档案管理意识欠缺

除了档案室资料的电子信息化，由于大部分档案原件及很多具有历史性价值的档案都涉及纸质文件的保存问题，所以档案室的空间设计以及对于档案归档、存放、管理的合理性安排也非常重要。但是当前高校二级学院档案室建设与管理中普遍存在空间设计不合理、档案管理与存留出现纰漏等问题。这些档案管理中的问题还有一部分的原因是档案管理工作人员缺乏专业的档案管理意识对于档案管理的重要性缺乏认识与档案管理技能存在不足。很多高校二级学院对于档案管理缺乏足够重视，档案存放地设置为地下室或者其他环境条件较差的地点，导致纸质档案受潮损坏等问题时有发生，而且在档案室人员调用上，缺乏岗前考核及培训，导致部分档案管理人员缺乏基本的档案管理意识及档案管理工作技能，这都给高校的档案管理工作造成了一定的麻烦。

3 高校二级学院档案室建设方法

3.1 健全档案管理机制，进行档案工作明确划分

在当前高校二级学院档案室的管理中，一般将档案分为教学档案、行政档案、教师档案、学生档案这四类。其中学生档案主要记录学生个人基本信息、在校学习表现、获奖信息情况等内容。这些内容的保存与备份对于学生日后就业、升学等阶段档案的调取和查找都有着重要作用。同时，这类学生信息档案也为学生的学习评教及教师根据学生接受度进行教学调整提供依据。相当于是学生经历的记录及教师教研及教学反馈经验总结及评价的参考数据，是查阅频率较为高的一类档案。针对当前高校档案室的管理，应该首先对于管理工作进行明确划分，学生档案、教师档案、学校建设发展方面的档案都应该分门别类的安排专人管理，将档案管理工作划分落实到实处，并制定相关的档案管理及查阅守则。在档案管理中遵循管理守则进行工作，达到职责明确。

3.2 加大档案信息化程度

高校二级学院档案室的档案具有数量庞大、分类较多等难以管理的情况。在当前电子信息化技术不断发展的环境下，为了加强高校档案管理及调用效率，档案的电子信息化保存势在必行。针对较为重要的学生资料及学校建设发展资料应该做到电子化存档，避免由于纸质文件保存不当、自然灾害等原因而导致的档案丢失。同时在进行电子信息化档案信息的录入时，也应该加强电子档案的分类管理。档案的电子化分类管理不能单纯的以学院、专业等大方向类别来划分，需要规划更科学细化的分类标准，例如教学档案的分类除了按照常规专业划分目录及检索规则外，还应该有跨学科应用与关联性的目录划分与检索，实现不同学科间档案资料的互动查阅。高校档案分类管理的明确可以方便后续档案查阅，帮助教师在进行教学经验总结及教学反馈研讨时更快捷的查找资料，提高档案利用匹配度。对于提高档案利用率，提升档案保存效果也有一定的作用。

3.3 档案室空间布局合理化推进及档案管理员培训

针对当前高校档案室空间布局不合理的状况，对于档案室的空间优化也势在必行。高校在进行校园建设及规划时，首先要充分认识到档案管理的重要性，档案室不但是学校基础建设中具有重要功能性的部门，同时也一定程度上代表了一个学校的门面。所以在档案室的建设与规划中，要注意档案室空间的充足，以保证能够有足够的地方保存档案。同时要注意档案室位置的合理，应该在阳光通风的地方，避免由于潮湿等原因导致档案损坏。同时在档案管理人员的任用上应该加强岗前培训，达到管理人员对于档案管理专业知识的熟练掌握，这样才能更好的进行高校日常档案的管理工作。

3.4 服务网络化

教育部建成CERNET以来，各高等院校信息基础设施建设已大大加强，部分大学已建成了高质量的校园网，还有的高校提出了数字校园工作的概念，这为学院档案室的网络化管理和服务提供了基础。尽管国内除少数大学外，大多数大学档案网络建设尚属刚刚起步，网络服务效果还不得而知，但仍可从一些数字中略窥一斑。以国防科技大学档案馆为例，目前馆藏量在3万卷，年进馆档案在2500卷左右（其中本科生学籍档案和研究生学位档案1500卷左右），每天来馆利用档案者平均为12人次，但通过网络检索者每天达100人次，全文检索光盘上网后估计网上查询的人会更多。当然，网络化服务需要硬件建设作基础，但更需要数据库建设作保证。二级学院档案室的数据库建设必须树立信息观、资源观、竞 争观和效益观，统一规划，在信息深加工上下功夫，而不能搞大而全、小而全，要与学校图书馆、档案馆、其它各学院档案室进行协调，并有所区别。要以需求为导向，并建立一整套满足各种需求的服务措施。如满足学院决策需求的快速反应服务，满足学院科研需求的信息连续性与针对性服务，满足教员、学员提高生活品味需求的精品休闲服务等。

4 结束语

高校二级学院档案室的建设可以有效保存学生的档案及学校发展的历史性资料，对于高校管理与建设有着十分重要的作用。在高校二级学院的建设与发展中，档案室作为基础建设中重要的环节，其合理化发展是需要持续探究的重要问题。