计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用

陈竹云 叶雯

摘要：随着信息社会的快速发展，计算机信息处理技术在各行各业都发挥了重要的作用。在学校办公自动化系统中，计算机信息处理技术已经成为降低工作成本，提高办公效率，提升综合竞争力必不可缺的手段。该文将探讨计算机信息处理技术融入学校办公自动化系统中的基本功能、作用和发展趋势，希望计算机信息处理技术能加以推广应用，促进学校办公自动化系统的更好发展。

关键词：计算机信息处理技术;办公自动化;应用

中图分类号：TP391    文献标识码：A       文章编号：1009-3044（2018）35-0076-02

伴随科学技术的日新月异，计算机信息处理技术得到了飞速发展，广泛地应用在社会的多个领域，为人们的生活、学习和工作带来了极大的便利。由于信息社会的飞速发展，各行各业都需要对海量数据进行收集、筛选和整理，也就是对信息进行处理。计算机技术的不断发展使得信息的处理有了极大的变化，由以前的人工手动处理变成现在的计算机自动处理，计算机信息处理技术在办公自动化系统中的基础性作用也日益凸显。在学校办公自动化系统中运用计算机信息处理技术，可以降低工作成本，实现资源的有效利用;降低工作量，提高办公效率;优化办公环境，提高工作积极性;加强各部门之间的联系，实现较快的决策。

1 概述

1.1 信息处理技术

获取信息并进行储存，加工处理使之成为有用信息，发布和表示信息的过程，称为信息处理。

信息处理技术就是指用计算机技术来处理信息。因为计算机运行速度飞快，能够自动处理海量信息，运算能力极强，具有很高的精确度，所以，利用计算机处理各种信息不仅达到了自动化，大量工作人员从烦琐的事务性劳动中解放出来，提高了办公效率，节约了运营成本，而且极大地提高了信息的利用价值，可以为管理活动中的预测和决策提供及时、可靠的依据。

1.2 办公自动化

近年来随着计算机技术的发展，提出了办公自动化的概念，英文全称Office Automation，缩写为OA，是将计算机技术和现代化办公结合起来的一种新型的办公方式。

凡是在传统的办公室中采用各种新设备、新技术从事办公业务，均属于办公自动化的范畴。办公自动化的实现，可以改变过去低效、复杂的手工办公方式，为科学管理和决策服务，从而达到提高工作效率的目的。

2 基于计算机信息处理技术的学校办公自动化系统基本功能分析

计算机信息处理技术是目前最具创造力和富有活力的技术，如果能把计算机信息处理技术与学校的教育、教学、管理等工作很好地结合在一起，全面建设数字化图书馆，大力发展网络课程教学等，形成现代化的网络学习环境、数字化的教学资源、一流的管理手段和后勤服务，那么就能为学校实施现代化的管理模式和教学手段提供有力保障，为人才培养和教学研究构建现代化的信息平台。

2.1 个人事务

个人办公系统主要是与个人办公及联络有关模块的整合，是学校办公自动化系统的基础平台，它包括多个小模块。

电子邮件：内部邮件给用户提供了较好品质的服务，在收发安全性、稳定性、高效性等方面都有较高的保障，而且在垃圾邮件、病毒邮件的拒收能力方面也有較高的服务能力。该模块方便地促进了相互之间的信息交流。

通知公告：向用户告知或转达有关事项或文件，包括下达指示、布置工作、传达重要精神、任免干部、决定具体问题等。各部门发布通知公告后，可以在统计栏目中查看哪些人已读，哪些人未读。用户也可以通过查询，搜索以前发布的各类通知信息。

日程安排：有计划地将自己每天的事务与时间结合起来进行安排，以便做到有计划地进行生活和工作。同时提升效率，以便达到日事日清的目的。该模块的目的在于规范工作，领导对任务能进行实时管控。

工作日志：可以记录每天工作的情况以及感悟等等。

个人文件柜：便于存储自己长期需要使用的文件和资料。

个人设置：包括个人基本资料、修改密码等内容。

2.2 公共事务

公共事务是全校性事务的集中网上处理，通过该模块可以让系统的各个部门所有的用户及时、准确地获取当前系统发布的开放信息。

校务公开：公布学校重大决策及执行情况，学校教育教学管理方面的重要事项，学校经费及使用情况，涉及教职工切身利益方面的事项等内容。

规章制度：用于规范全校师生各类行为的标准和规定，它是内部责任制的具体化，对本校具有普遍性和强制性，任何人、任何部门都必须遵守。

值班反馈：由值班组组长公布当天校园内教学秩序、突发事件等整体情况。

一日常规：具体反映各个班级早读、上课、晚自习的纪律、卫生等加分、扣分情况。

卫生检查：校园环境卫生情况通报，指明教学楼、班级包干区、宿舍等区域的卫生不足之处，提出整改方案。

计划总结：发布学校每学期的工作意见和工作总结。

政策文件：各级各类的通知、办法、方案、意见等文件。

机房安排：公布学校每周的机房安排，便于查阅、调整。

监考安排：包括考试时间、考试地点、监考老师姓名、场次、例会地点等内容。

常用资料：教职工经常会使用到的一些文件，包括通讯录、校历、各类文档模板等。

2.3 系统管理

系统管理是办公自动化系统运行的基础。为了保证系统及数据的安全与保密，系统管理提供了操作员及操作权限的集中管理功能。通过对系统操作分工和权限的管理，一方面可以避免与业务无关的人员进入系统，另一方面可以对系统所包含的各个子功能的操作进行协调，以保证各负其责，流程顺畅。操作权限的集中管理包括定义操作者角色、设定系统用户和设置功能权限。

3 计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的作用

随着社会的发展，计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用越来越广泛，并且发挥出越来越重要的作用。计算机信息处理技术可以使得整个办公过程趋向数字化和电子化，从而达到办公人员共同工作在同—桌面环境下，以达到办公自动化的目的。

3.1 促进了内部交流

在办公自动化应用还没有普及的时候，因为各种各样条件的限制，员工与员工、部门与部门之间缺乏适当的交流，往往造成办公业务的拖拉，许多办公业务没有及时完成。办公自动化系统的应用可以建立一个办公室内部的信息交流平台，及时分享公司各种规定通知以及业务文件，建立以网络为基础的办公平台，促进了员工之间的沟通和交流，提高了工作积极性，能够快速地完成信息的采集与分析，从而构建一个高效的、有序的信息交流场所，为日常的管理与决策提供依据。

3.2 提高了工作效率

信息处理技术在办公自动化系统中的应用，减轻了人工办公时繁重的任务量，通过对信息的及时处理，可以使我们在第一时间了解各类动态，以便迅速做出相关的应对策略。同时，利用计算机进行信息处理，是一种科学的技术手段，所得到的数据结果将比人工计算的准确度更高，更有参考价值，而数据准确性的高低往往决定了办公过程中工作效率的高低。办公自动化系统中信息的传递、数据的分享、工作的处理都极大节约了办公时间，提高了工作效率。

3.3 有利于成本节约

传统的办公往往存在着许多资源浪费，比如，员工之间经常需要进行各种业务上的交流，一般是通过电话或者面对面的传达，这样无形间就增加了人力成本和运营成本。而计算机技术的应用可以很好地解决这个问题，员工之间的沟通无须跑动，只要利用电子通信技术，像电子邮件、微信、QQ、论坛等网络信息传播方式都可以实现及时交流，将工作中的相关问题做好协调。传统的办公常常需要把各种信息打印成册，浪费大量的纸张，计算机信息处理技术实现了无纸化办公，信息的记录、存储、搜索都可以通过计算机来实现，不需要纸质材料。这些都能节省办公成本，实现资源的有效利用。

4 计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的发展趋势分析

随着计算机技术向微型化、系统化、高速化和智能化的方向发展，计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用水平已经越来越高，办公自动化将具备网络计算机技术的发展特点，未来的办公系统将更是前端人性化、界面场景化、应用专业化，拥有广阔的发展前景。

4.1 在智能化办公上的发展

办公系统的智能化伴随计算机技术的飞速发展，被逐步推动和实现了。由于现在信息的复杂性和综合性，因此办公人员需要处理的业务数据和以前相比呈现几何级数的增长。当用户在面临越来越多的数据处理工作时，办公软件可以有效针对图表、数据等信息进行整合与处理并做出智能分析。这在很大程度上提高了用户的数据分析能力与工作效率，减轻了用户的工作量和工作负担，将对用户产生巨大的吸引力。智能化办公强调信息的整合能力，对于学校这类信息资源较多的地方，构建一个可以拓展的管理平台，能打破以前人适应系统的尴尬境地，实现系统适应人的全新理念。

4.2 在WIFI技术上的发展

網络的全面覆盖，WIFI技术的不断发展，使得网络通信技术在办公领域迅速兴起，网络办公成为一种新形式的办公方式。传统封闭式的办公室已经不再必须，教师通过网络和计算机技术，可以随时随地开始办公，不受环境的束缚，打破了地域的限制。无线网络的发展极大地改善了办公的条件，提高了办公的效率。为了保障办公信息的安全，学校可以根据权限设置不同的应用级别，防止出现信息泄露的现象，避免对使用者造成损失。借助WIFI技术开展的办公形式，提高了工作效率，优化了办公环境，整体的工作效果得到了很大程度的改变。

4.3 在视频技术上的发展

网络视频会议技术可以实现多点实时交互通信，让不同地点的会议内容、与会活动情况等展现在各个分会场。参加视频会议的人员不但可以把自己的想法流畅地表达出来，而且还可以对会议的现场情况和每一个参加会议人员的表情进行全方位的观察，继而进行有效的互动。未来的全景办公将通过集成语音识别系统、视频互动系统等人机交互应用，构建出一个立体的虚拟办公空间，进入OA系统，就像进入了真实的办公环境。将视频技术运用到办公系统中，减少了人们在交通中所产生的时间浪费，方便了相互之间的交流，提高了工作人员办公的效率。

5 总结

总而言之，计算机信息处理技术在学校办公自动化系统中的应用，让信息的处理更加准确、迅速，更好地方便了人们的工作，对提高办公效率有重要的促进作用，还可以降低运营成本，规范员工工作方式，实现智能化管理。计算机信息技术的发展将办公自动化的应用带到了一个全新的时代，办公将不断突破技术限制，打破时空限制，打破人机交流的障碍，从各种束缚中彻底解放出来，人们可以随时随地、全心全意地投入到自己的工作中，这将使得办公自动化的发展越来越完善，从而真正实现让工作更有价值、让生活更美好的愿望。

参考文献 ：

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[2] 孟进.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用初探[J].电脑迷，2018（5）.

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[通联编辑：闻翔军]