浅析人事信息化管理工作的重要性

车艳宏 张 刚

（1.辽宁工业大学人事处 辽宁锦州 121000；2.辽宁工业大学后勤管理处 辽宁锦州 121000）

信息化建设应用于各行各业，尤其是在人事管理方面，目前单纯依靠传统的人事管理已远远不能满足高校发展的需求。信息化建设可以实现人事业务的规范化、流程化，有效辅助学校人事改革及业务需要，因此加强人事信息化管理尤为重要。

一、高校人事信息化管理重要性

人事管理工作冗杂繁琐，工作信息量大，信息涉及面广，管理内容繁多，随着社会科学技术的不断进步，传统的手工处理模式需要花费大量的人力和物力，由于人为因素不能保障信息的准确性，远远不能满足现在的工作需求，而且人事的每项工作都和教职工的切身利益和学校的发展密切相关，因此高校中的人事管理是行政工作中的重中之重。加强高校人事信息化管理既可以减少日常工作中的资源浪费，保证工作的公开性、公平性，最主要的一点是可以提高办事人员的工作效率，这一切都为高校的迅速发展提供了优秀的条件并奠定了坚实的基础。

二、高校人事信息化管理现状及原因

由于我国信息化人力资源管理起步较晚，尽管经过前一个时期的建设，我国高校信息化建设的程度获得了一定提高，但是与发达国家相比，依然存在不少问题。首先，我国高校人事信息化管理没有一个系统的管理机构，工作集成度不高；其次，高校对人事信息化管理的重要性认识不足，导致数据混乱、资源重复，数据的时效性、高效性无法保证。最后，使得高校从事人事统计的工作人员效率不高，准确性差。总结原因主要有以下几个方面：

1.人事数据信息量大，涉及面广

首先，高校人事业务范围广，数据量大，涉及到人才引进、人事调配、职称评审、薪级晋升、岗前培训、学历进修、考核评优等。基础信息需要几十个甚至上百个字段，一次的数据更新与维护就占用大量工作时间。其次，二级学院在填报表格时对计算机操作等方面的随意性增加了人事部门数据整理和统计的难度。稍有闪失，就会出现后续的连锁性错误，这就需要高校建立相对应的规章制度作为支撑，以保障各部门对各自信息数据库录入、维护口径相一致，确保准确的数据以供学校决策之用。

2.人事信息化管理人员技术缺乏

由于大部分高校从事人事信息化管理的多数为非相关专业人士，对计算机方面的知识掌握不够，尤其是在实际应用操作中更不娴熟，计算机在人事管理信息化方面的优越性不能完全发挥出来。同时，现在高校人事信息化管理存在多套管理系统，日常一个数据的变更需多套系统重复操作，浪费大量的人力，因此对现从事人事管理的操作人员进行信息化操作能力培训势在必行。同时应整合各部门人事信息化管理系统，从而改变传统的多系统、多部门管理的信息交换方式[2]。

3.信息系统框架陈旧，系统间融合性低

随着高校人事制度不断改革，高校人事信息化管理随之也发生了一定变化，急需一个优秀、全面的管理系统，既要满足现有的工作需求，也要对现有的工作进行优化。高校各部门对数据的侧重点各不相同，在信息化初期，高校行政部门针对各自的特点和工作需要，逐步搭建了符合自身的基础数据信息平台。如人事部门的教职工基础数据系统，教务处的教务系统，科技处的科研论文系统等。这些系统大部分由不同公司独立开发，很难实现系统间的融合操作，阻碍了高校行政管理的一体化。除此之外，各行政部门在数据的采集、更新等方面有很大不同，尤其是在当学校决策需要整合数据时，发现问题较多，影响了人事数据的高度准确性[3]。

三、推进高校人事信息化管理应采取的对策

要推进高校人事信息化管理首先学校要根据自身特点，选择合适的人力资源管理软件，同时为了保障信息化建设稳步进行，长期使用，我们还要保证以下几点。

一是队伍建设。人事信息化管理不能仅仅依靠完善的软件，更需要一个强有力的、专业的团队协作，这个团队不仅限于高校的人事部门，也应包括二级院部的人事工作负责人，建立长效的培训机制，定期的开展培训和系统说明会，使从业人员拥有更强的政策解读和业务能力。同时应逐年解决人事工作“人员流动快、专业出身少”的现状，探索高校人事管理的新形式、新途径和新方法，提升人事工作的综合水平。

二是确保人事数据信息准确。要逐步完善人事基础数据，保证其高度准确性，尤其是对人事信息的具体条目要确立录入规范与标准，如编制设置、人员进出管理、干部履历等，实现人事信息规范化、标准化、通用化[4]。

三是不断更新人事信息系统。对高校现有的人事信息系统进行升级优化，拓广其使用范围，实现高校人员从招聘到岗、在校管理、离职退休等全程跟踪服务和管理。坚持在运用中不断升级优化，切实保障平台的使用成效。

四是不断加大推广力度。人事信息化管理需要学校各个部门统筹推进，各个机关行政部门要组建协同平台，除了要及时更新维护数据外，最重要的是要保证整个系统的权限管理安全性，明确权利与责任并重理念，保障核心数据的安全隔离，确保数据安全。

人事信息化管理是高校改革发展的客观需要，是提高学校人事管理水平，提高工作效率的重要途径，也是高校提升核心竞争力的必要保障。因此，信息化建设对高校的人事管理工作乃至高校的整体建设具有十分重要的意义。