机关档案工作应该依法完成哪些主要任务

陈德华

“法无授权不可为、法定职责必须为”这个说法大家都不陌生，是我们工作中必须遵循的原则，也是依法行政的最基本的要求。而作为开展机关档案工作来讲，我们应该依法完成哪些主要工作任务呢？经过梳理归纳，我觉得应该依法完成三个方面的主要任务。

一、“归档”

有关“归档”的法律法规的条文是这样规定的：《河北省档案工作条例》第十一条：各单位档案工作机构或者人员，负责指导文书部门和业务部门文件材料的收集、立卷和归档工作，统一管理本单位的档案，并对直属单位的档案工作进行监督检查和指导。

依据法律法规规定想要完成好“归档”任务，应该完成五个方面的具体工作。

1、要准确编制保管期限表

按照国家档案局8号令等法规规章的要求，在开展文件归档工作前，完成本单位“文件材料归档范围和保管期限表”的编制。并报同级档案行政管理部门审批、备案。

2、要及时收集文件材料

每年3月底前，要完成归档文件的收集，达到“应归尽归”的要求。由各业务处室负责文件材料的人员按“文件材料归档范围和保管期限表”所列的范围，完成文件的收集和整理，并编制移交目录，连同文件材料一起交本单位档案室。

3、要按规范完成归档整理

按照《归档文件整理规则》的规范要求，完成文件归档整理。文件交档案室后，由档案管理人员完成文件的“装订、分类、排列、编号、编目、装盒”的工作。

4、要细致做好整理上架

文件按照要求完成归档、装盒之后，要进行认真检查完善并上架。确保档案盒封面、盒脊、备考表填写齐全、规范、清楚、整齐，最后，整理上架。

5、要消除零散积存文件

要确保各门类、各载体档案均按国家有关标准整理上架，无积存零散文件，确保档案完整、齐全。

二、“管档”

也就是開展档案的管理工作。有关的法律法规条文：《河北省档案工作条例》第六条：各单位应当加强对本单位和直属单位档案工作的领导，纳入工作计划，设置档案工作机构或者配备人员，建立健全档案工作制度，提供必要的条件，保证档案工作正常开展。第十九条：各单位的档案库房应当具有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危房和不安全的环境中保管档案。

“管档”这里面包括三个方面的内容，一是管理机制的健全;二是日常管理工作的开展;三是安全保管设施设备的完善。具体内容主要有四个。

1、要健全档案管理机制

这里主要是讲，单位档案工作要明确分管领导;要明确档案管理机构，有专职或兼职档案员，并保持人员相对稳定，并形成“主管领导-档案工作负责人-档案员-各业务处室档案负责人”的管理网络;档案实现集中统一管理，做到统一领导、统一机构、统一制度。

2、要建立健全管理制度

要建立健全档案安全保管制度、保密制度、档案借阅制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、归档制度、档案人员职责规定、科技档案管理制度等档案日常管理相关制度。

3、要经常开展日常管理

档案工作要列入单位领导议事日程，年初要有档案工作计划，年底要有档案工作总结;要有档案突发情况应急预案，并定期组织模拟演练。要认真完成日常检查维护，比如，借阅利用，要做好详细的登记，库房要做到日常的维护，比如温湿度检查检测，防盗设施设备运转情况的维护和检查等日常工作。每年至少一次对档案保管状况进行全面检查，每半年至少一次抽查。

4、要完善安全保管设施设备

档案室要做到“库房、办公、阅览”三分设，且布局合理，便于工作;库房面积充足;档案库房建筑基本符合《档案馆建筑设计规范》要求，实现“八防”：防火（有火灾报警、灭火器、电线线路规范、预案并演练）;防盗（有防盗报警、防盗门窗、监控、出入库登记）;防光（防光窗帘、白炽灯或防紫外线灯）;防高温（空调）;防潮（空调、去湿机等）;防有害生物（门窗紧闭、温湿度达标、防虫霉鼠药物、定期检查）;防尘（墙地不起尘、吸尘器、门窗密闭、定期清洁）;防水（无水源，气暖，顶、窗不漏不渗水，地下室做防水处理）。

三、“用档”

也就是开展档案的利用。有关的法律法规条文规定：《河北省档案工作条例》第二十九条：单位和公民利用机关、团体、企业事业单位和其他组织保存的档案，按照国家档案行政管理部门和有关主管部门的规定办理。

依据法律法规规定应该做两个方面的主要工作。

1、要开展好档案利用工作

要建立《档案借阅制度》，要有便捷的检索工具，便于查找;要熟悉室藏，做到调卷迅速;要严格遵守借阅程序并做好登记记录，防止档案丢失、损毁。

2、要做好档案开发工作

要完成编制“规章制度汇编、专题文件汇编和统计数字汇编”等汇编工作;要定期对档案信息进行综合整理，完成编制大事记、年鉴、组织沿革、全宗介绍等工作。

（作者单位：保定市档案局 ）