开发利用科研档案的有益实践与思考

魏丽爱 侯烨 冯斌

近年来，国家半干旱中心以创新驱动发展、加快农业现代化、促进京津冀协同发展为指导，以提高创新能力、促进成果转化、增强综合实力为目标，激励广大科技人员积极承担重大项目、产出高水平成果，推动科技创新能力显著提升。

面对新形势新任务，档案人员把围绕中心、服务大局作为档案工作的出发点，把服务于提升科技创新能力作为发挥作用的主阵地，把服务于承担重大项目、产出高水平成果作为发挥作用的主渠道，立足档案的资源优势，配合服务好国家半干旱中心事业发展。

一、开发利用科研档案的有益实践

（一）档案服务于承担重大项目

国家半干旱中心瞄准现代农业建设与发展中的战略性、关键性、前瞻性重大科学技术难题，逐渐将研究任务聚集到明确的创新方向上，认真谋划申报国家级和省级项目，开展重大科技攻关。

围绕这一任务，档案人员积极配合，充分认识农业科研工作具有的连续性，认识档案对科研思路的启发，深入相关科室调查研究，提前准备、主动服务，利用科研档案为科研立项提供可靠依据。通过档案服务支撑，国家半干旱中心承担重大项目能力显著提升。

近年来，申报的关于物联网、水肥一体化、环境友好型肥料、棉花新品种培育等方面的科研项目，先后列入国家科技计划项目和中央财政科研项目，立项成功率100%。2017年，针对粮食规模化生产，通过提供档案信息，总结集成工程节水、良种良法、农艺水肥管理、农机改良、病虫草害全程防控、物联网智能控制等粮食生产关键技术，形成适合不同区域、不同规模新型农业经营主体的规模化粮食生产整体解决方案，申报河北省发改委关于粮食规模化生产示范工程的近千万元重大项目，成功立项。

（二）档案服务于产出高水平成果

“十二五”以来，国家半干旱中心获得的科技经费连年增长，作为半干旱农业领域的国家级工程中心，提高科技投入产出比，产出高水平成果，为促进农民增收和农业可持续发展提供强有力的科技支撑，成为科技创新的战略任务。

围绕这一战略，档案人员牢记习近平总书记的话：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。” 在工作实践中，提前介入跟踪，在科技奖励成果申报和品种、产品、专利、技术规程等实用性成果的形成过程中，积极主动提供利用。在成果内容组织、技术路线梳理、发明点与创新点提炼等方面，帮助提升成果的创新性、系统性与完整性，不断提高成果申报水平、获奖等级和成功率。自2010年至今，国家半干旱中心获得科技奖励成果10项，其中省级奖励7项、市厅级奖3项、国家专利13项、通过省级审定农作物新品种5个、制定省级地方标准2项。

二、开发利用科研档案的思考

（一）提高档案服务意识

充分认识档案工作的基础性、支撑性和服务性;充分认识单位事业越发展，档案工作的领域就越广，发挥作用的空间就越大;充分认识把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“智慧库”，积极提供档案信息服务，全面強化档案开发利用，最大限度地满足利用者的需要。

1.超前意识

超前谋划，强化预见性。立足于提前准备、提前参与、提前服务，“凡事预则立，不预则废”。有超前意识，才有超前行动，才能达到满意服务效果。

2.精准意识

针对目标精准发力，强化针对性。以高站位和战略眼光，找到档案工作与服务中心工作的契合点、切入点，提供全面、细致、连续的档案服务，在精准落地上下功夫，把工作做细做实做到位。

3.高效意识

针对档案开发利用工作繁琐零碎，强化高效性。必须改进按部就班地查阅原始档案服务方式，寻求迅速、快捷的服务途径，体现服务工作的高效性，快速满足利用需求。

（二）拓宽档案服务途径

为大局工作服务是档案工作的永恒主题，也是档案工作的生命力所在。单位事业发展到哪里，档案工作就要服务到哪里。拓宽服务途径，超前供给、精准供给、高效供给是档案服务供给侧的主要方式。

1.加强主动超前开发利用，争取档案服务供给侧的超前供给

一是单位各级领导要重视档案工作。把档案工作纳入单位发展计划和规划，定期听取工作汇报，加强督促检查，及时提供人力、财力、物力等各方面的支持。在档案利用服务中，对全局性中心工作、重点问题和重大事件提前或及时请档案人员知晓，如重要工作的筹备会、调度会、验收会、总结会等要请档案人员参加或列席，使其做好相关的档案开发利用筹备， 更好地为单位中心工作服务。

二是档案人员要加强对单位各项业务工作的参与和了解。倡导参与性的信息服务，档案人员要主动争取，参与到有关工作的研究和开展中，把档案信息及时服务到相关工作中，使档案信息不失时机地实现最佳价值。另外，档案人员要积极主动了解和掌握中心工作和重点任务动态，深入各科研团队调查研究，通过当面沟通、电话沟通、微信群沟通、发放调查表、座谈会等方式，寻找最新的利用动向，寻求超前服务机遇，提前准备服务信息，实现档案服务的超前供给。

2.加强精准开发利用，深化档案服务供给侧的精准供给

一是完善档案利用效果信息反馈工作，减少盲目性。首先制定档案利用办法，将档案利用效果的信息反馈工作制度化，让档案人员和利用人员作为共同责任和义务去完成。其次加强档案利用效果登记和追踪，利用人员在进行利用效果登记时要尽量全面详尽;档案人员要有较强的责任心，根据利用人员填写的登记信息，深入判别，进一步向利用人员或部门兼职档案员追踪了解信息，掌握利用效果。再次，对反馈收集的利用信息整理、统计、分析，探寻档案利用规律，获取档案利用需求，为精准利用提供风向标。

二是完善档案基础性工作，提高查全率查准率。目前科研单位树立长远创新目标，逐渐将分散型的研究任务引导凝练到重大科技攻关上来。某一方向的研究更加连续深入，相关的研究立项也更加持续，档案人员要充分认识到档案对进一步长期研究立项的参考价值，要做好档案的全面收集、科学整理、妥善保管、准确统计等基础性工作。这里重点强调收集整理归档工作，它是档案工作的起点，是基础的基础，决定了档案利用工作的存在。要充分发挥各部门兼职档案员的作用，利用他们熟悉本部门工作特点、了解工作业务的优势，关键加强申报书、计划任务书、年度工作总结、验收材料、成果材料等与下一步长期立项密切相关的材料收集，确保齐全完整。部门兼职档案员要增强责任心，注意做到“随时”，“随时”用心，“随时”收集整理，确保按规定阶段归档。杜绝收集不准确、材料不齐全、归档不及时、质量不规范现象发生。另外，建立科学、实用、针对性的档案检索工具体系，将档案的藏与用有机联系起来，在档案与准确利用之间架起沟通桥梁。

3.加强深度开发利用，促进档案服务供给侧的高效供给

一是编研工作是档案信息资源开发利用的重要手段。把分散的档案信息，按照一定的专题进行整理、归纳、摘录、综合，编写二三次文献，使其序列化成为准确的系统信息，如重要文件汇编、科技成果汇编、研究课题汇编、项目计划任务书汇编、史志、年鉴、大事记、组织沿革等，满足利益者对专指性、浓缩性、系统性信息的需求，使利用者直接获得信息，缩短利用信息的时间，提高工作效率。

二是加强档案资源的信息化建设。其一，加强档案目录和档案全文信息的数字化。在数字化过程中，特别要注意数据质量，否则会检索结果不准确或检索不出，影响利用。录制人员要增强责任心，避免录制数据错误，定期检查或抽查，及时发现错误纠正错误，对形成的数据要备份并脱机保存。其二，不断规范电子文件归档和电子档案管理。制定相关制度，明确电子文件归档范围，凡属于归档范围的电子文件要应收尽收、应归尽归。在电子档案管理中，要确保电子档案载体的物理性安全并定期检测和拷贝，保证电子档案的原始性。通过以上信息化方式存储的档案资源便于计算、分析，便于无纸化查阅，便于档案信息资源共享，极大地提高了工作效率和工作质量，使利用者快速便捷获得所需信息。

（作者单位：国家半干旱农业工程技术研究中心）