如何规范机关公文处理工作

张茂叶

近年来，随着河北省公文处理工作科学化、制度化、规范化深入推进，省政府各部门结合工作实际，完善公文处理制度，改进运转流程，创新处理方法，省政府系统公文制发质量和公文处理水平有了进一步提升。但是，对照国家、河北省各项公文处理规章制度和省领导要求，仍然存在一定差距和不足。

一、公文处理工作中存在的主要问题

（一）文件起草质量不高。有的省直主办部门提出的贯彻落实中央、国务院文件精神的文稿，存在照抄照搬照套上级文件、结合河北省实际不紧密、贯彻措施针对性不强等问题；有的照抄国家部委下发文件相关内容，或将河北省以前或近期制发的相关文件内容搬来，缺少新举措；有的文稿篇幅长、内容散、中心不突出、重点不明确、表述不规范、逻辑不清晰；还有的文稿内容超越政府职权范围，代省政府起草的公文中提出要求党委部门落实的事项，违反了党政分开的原则。

（二）审核把关不严谨。有的省直部门领导对公文起草、审核工作重视不够，部门领导只履行签批程序，没有严格把关：有的部门办公室没有专门设置公文审核岗位或指定专人负责公文审核把关工作，有的部门从事公文审核把关的人员新人多，对公文处理业务不熟悉，政策把握不准确，责任心不强，文字不严谨、格式不规范：省直部门报送省政府的请示或报告，有的没有签发人，有的公文标题不准确，有的引用上级文件内容不准确，有的没有标注联系人和联系电话，有的在非涉密文件中引用涉密文件内容，有的人名、地名、计量单位表述不精确，数字计算不准确，甚至还存在错字漏字等低级错误。

（三）不遵守行文规则。行文程序不严格，有的省直部门不按程序报送公文，非领导明确交办的重要事项，直接向省政府领导报送，请示与报告不分；有的多头报件、重复报件；有的用情况报告笺给省领导报送请示事项；有的一个请示中提出多个请示事项；有的报告中夹带请示事项；有的报送落实中央领导和省政府领导批示的公文，不附领导批示复印件；有的部门未经省政府同意就随意向各市政府下发指令性公文；有的部门内设处室也向各市政府下发指令性公文，违反了行文规则；还有的部门缺乏整体意识和大局意识，对一些职能交叉的事项不与相关部门沟通就单独下发指令性公文，致使下发的公文与相关部门之间的政策发生冲突，给市、县政府及相关部门落实带来困难。

（四）会签程序不规范。有的省直主办部门提出的政策性文件没有全面征求涉及的相关部门意见，也不经省政府办公厅前置审核，由部门负责同志签批报省政府领导批示后直接提交省政府常务会议或省委改革领导小组会议讨论，会后在相关部门意见没有完全达成一致的情况下即要求省委办公厅、省政府办公厅或省政府办公厅发文；有的部门起草下发的政策性文件不经本部门政策法规处合法性审查；有的没有严格遵守会签程序，不按时限要求向主办部门提供会签反馈意见：有的主办部门在召集协调会讨论后就将起草的文稿报送省政府，不提供相关部门书面会签意见；有的主办部门在征求意见时采纳意见不完整，存在打埋伏、搞折中的现象。

（五）重复发文数量多。一是文件升格现象较普遍。有的省直部门将经过省委全面深化改革领导小组会议研究的事项，或者报送省政府领导同意应当由部门落实的事项，也要求以省政府或省政府办公厅名义发文：有的部门将其职责范围内的事项寻找理由要求以省政府办公厅名义发文。二是转发国家部委文件较多。国家部委向对口的省直部门下发文件后，有关部门照抄照搬提出几条意见后报送省政府，要求以省政府或省政府办公厅名义发文，缺少针对性、指导性和可操作性，人为制造文件升格。三是以文件落实文件的现象较普遍。有些省政府已经召开专门会议并下发文件进行部署的工作，其主办部门还要求以省政府办公厅名义发文督促落实。

（六）文件公开解读不及时。有的主办部门对已经出台的涉及公众切身利益的政策性文件公开、解读不主动不及时，特别是对一些容易出现误解误读的、涉及民生领域需要共同遵守的政策规定等，不能及时作出解读和回应，部门领导同志应对舆情能力有待提高，回应社会关切没有及时跟上。

二、改进机关公文处理工作主要措施

今年4月份以来，河北省政府主要领导曾多次指出省政府部门提出的政策性文件中存在的问题，要求省政府各部门对河北省出台的政策性文件、贯彻落实国务院暨国务院办公厅文件精神的配套文件，都要精准、符合实际，可操作性要强，各部门应当高标准高质量做好公文处理工作。

（一）切实提高文件质量。一是省政府各部门起草或代拟文稿应稳妥慎重，充分体现省政府工作意图，要深入调研论证，紧密结合工作实际，提出既符合实际又能够解决问题的实招、硬招、新招，突出针对性、指导性和可操作性，发扬“短、实、新”的文风，提倡写短文，发管用的文。减少一般性论述，做到开门见山、直入主题、宜短则短、意尽文止。二是部门自行发文也要严格遵守规范化原则，注意研究掌握政策，提出的政策措施表述严谨、准确无误，确保制发的文件严谨、规范、准确、精练。

（二）严格遵守公文处理规则。一是切实提高请示报告质量。省政府各部门报送的请示、报告类公文，要坚持事前请示、事后及时报告。重大问题要及早请示，请示应当一文一事，所提政策措施和办法应切实可行，请示内容附件应齐全，同时要为省领导预留充足的审批时间。重要情况要及时报告，报告内容要主题突出、观点鲜明，结构严谨、表述准确，报告中不得夹带请示事项。二是要严格落实依法行政要求，省政府各部门凡需要省政府或省政府办公厅研究下发的规范性文件，在提交省政府常务会议讨论前，必须由省政府法制办进行合法性审查并附书面意见，作为决策的重要依据。同时要经省政府办公厅秘书处进行前置审核。未经合法性审查、前置审核的，一般不得提交会议讨论。三是自觉遵守行文规则，省政府各部门要严格按照规定程序报送公文，不能随意向省政府领导报送公文，也不能多头报送、重复报送，要坚持归口上报，杜绝多头上报。严格按照隶属关系行文，自觉遵守公文处理规定，不得随意向隶属关系以外的部门下发指令性公文。省政府各部门除办公室以外的内设处室不得向下级部门下发指令性公文。

（三）严格控制各类文件数量。一是严格执行省政府年度发文计划。从2014年起省政府就实行了年度发文计划，除了贯彻落实国务院文件精神的配套文件以及省政府提出的政策措施外，凡未列入年度发文计划的，一般不以省政府或省政府办公厅名义发文。二是严格控制文件升格现象。要按照“就低不就高”的原则确定发文规格，凡属于省政府各部门职责范围内的事项，一般由部门自行发文，确需要下级政府落实的工作事项，报经省政府同意后由部门向下级政府发文，文中注明“经省政府同意”。要充分发挥省政府部门职能作用，由部门或部门联合发文能够解决问题的就不以省政府或办公厅名义发文，由部门根据职责分工认真抓好工作落实。三是采取多种形式发文。可采取内部明电、传真、电子邮件等形式发文；凡是国家部委下发省直相关部门的公文，一般由省直对口部门贯彻落实。通过采取多种形式精简文件，真正把文件数量减下来，把文件质量提上去。

（四）协商会签要全面准确到位。一是起草文件内容涉及其他省直部门职责的，省直主办部门应及时征求相关部门意见，力求达成一致。部门之间征求意见或会签文件时应当及时回复，如因特殊情况不能按期回复，相关部门应主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。二是部门之间有分歧的，主办部门主要负责同志要主动协商，协商后仍不能达成一致的，主办部门应列明各方理据，提出办理建议，会签后联合报省政府决定。坚决避免会签程序不到位、吸收意见不全面、职责分工不明确、书面会签意见不完整等现象。

（五）做好政策解读和舆論引导。省政府或省政府办公厅下发的政策性文件，凡是可以向社会公开的，省政府主办部门要同步做好政策解读，提高解读的科学性、针对性、通俗性。省政府各部门对社会关切的热点问题，要及时发布权威信息，正确引导社会舆论。避免出现应当公开而不公开、公开解读不及时等现象。

认真履行办公室审核把关职责。省政府各部门办公室要切实负起公文审核把关责任，凡是报送省政府的公文，要经过部门办公室把关，重点审核内容、格式是否规范，文中内容是否涉密、是否上网向社会公开发布和解读。凡涉密公文都要标注密级和保密期限，同时要填报《拟发文件定密表》。严禁在非涉密计算机上处理涉密公文，防止发生泄密现象。要做好文件报备工作，省政府各部门出台的政策性文件要及时按要求报省法制办备案。

（责编/刘博）endprint