我国档案信息化过程中的主要问题及对策

肖艳清

（三明高新技术产业开发区金沙管委会 福建三明 365500）

引言

档案管理信息化是指现代化的信息化技术在档案管理工作中的广泛运用，高效运用。以提高档案管理工作的现代化水平为建设目标，在网络化大数据的环境下建立档案管理和服务的框架结构，重新认识现代化档案管理的初心、理念与科学方法。把先进的档案管理运用到社会化服务中去，建立良好的信息化基础，推动人类信息化进程。

1 档案管理信息化发展中存在的问题

1.1 管理理念落后

过去长时间的繁琐手工管理工作，固化了思维意识。对现代化的档案管理信息化缺乏基本的认识：认为那是遥远的事；认为那是与自己无关的事；认为那是高投入低效益得不偿失的事；认为档案管理信息化能大大提高工作效率是“理想化”的事。档案管理信息化要得到推广，这些事想理念上的问题首先得想办法解决。

1.2 业务技能低下

现代化的档案管理信息化相较于传统的档案管理工作，技术性相当的强。由于历史原因，我国的档案管理专业工作人员中，有相当大一部分工作人员虽然对传统业务相对熟悉，但对计算机技术却一窍不通，根本无法把计算机技术运用到档案管理业务当中去。所以，提高整个档案管理行业从业人员的业务技能这个问题必须马上要提上日程。

1.3 资金投入匮乏

在过去的好长一段时间，我们的档案管理信息化建设是一片空白，既便到了信息化高速发展的今天，在档案管理方面的信息化建设投入，也是少得可怜。薄弱的基础，造就了滞后的发展。要想在档案管理信息化建设中有所建树，需要大量的资金投入。

1.4 工作流程无序

不论是处于领导层的决策者，还是普通的工作人员，都对有关标准规范没能严格执行。决策者虽有较大的统一协调权力，却往往没有规范的按照总体规化的初衷和原则来指挥，从而造成系统数据的创建缺乏必要的权威性与大局观。基层工作人员没能有效的协调其他数据库的相关技术人员规范实施标准的数据库环境，使档案数据冗余与兼容性都没能达到相应的要求。这既是现实问题，又是一个长远的问题。

2 推进档案管理信息化发展的对策

（1）从根本上转变传统管理理念，用科学的档案管理信息化理念重新武装我们的头脑，正确的引导广大人民对现代化的档案管理进行全新的认识，营造出一个适应档案管理信息化的内部环境和外部环境，重视档案管理信息化技术，掌握档案管理信息化技术，培养我们新的档案管理技能。档案管理信息化是一个庞大的新世纪工程，它是一个对我们子孙后代都有利的流芳工程。

（2）加强对从业人员技能的培养，特别是综合性技能的培养。档案管理信息化的发展需要高技能的团队，树立“人才第一”的观念，加大力度培养一大批既擅长档案管理，又精通信息化技术的综合性人才，是档案管理信息化的有力保障。

①加大力度对档案管理信息化人员计算机网络技术等基本技能的培训，档案管理业务技能与计算机网络技能都做为业务考核内容，培养出一批档案管理技能和计算机网络技能都过硬的综合性人才。

②计算机专业技能是用来为我们的档案管理工作服务的。做为己经具备计算机专业技能的从业人员，既需要能够使用档案管理信息化的各种功能，更需要从应用层面上升到开发层面，如何把专业的软件系统与档案管理有机的结合起来，如何科学有序的管理与调度，如何规范快捷的传递与检索，如何简单高效的操作等等，都是我们更高一个层面需要拥有的从业技能。

③对于计算机这种新型的专业设备，我们也需要一些具有专业管理水平的专职管理人员，以规范的规章制度，高超的管理水平，来确保整个系统设备的正常运转。

（3）以必要的政策和资金上的支持，加强投入，确保基本建设的顺利实施。尽快推动传统档案管理向档案管理信息化的转变，促进我国档案管理事业的可持续的发展，健康的发展，快速的发展。近些年来，我国档案管理信息化的运用，虽然付出了很大的努力，付出了相当的人物财务精力，却始终还处于初级阶段。许多人都没有意识到“数据环境”在档案管理信息化系统应用中对模块功能的重要性，造成开发出来的应用程序功能单一、水平低下。档案管理信息化建设的基础和核心是数据的集成。而现在档案管理信息化系统建设就是从数据库以及数据文件入手，改善应用数据库环境，改造成主流的高档次的主题数据库和检索系统。

（4）档案管理信息化工作的规范化，既能解决当前的许多工作问题，又有利于档案管理信息化事业的长远发展。能正确快捷的切入传统档案管理与现代化计施算机技术的运用长期面临的困扰，更加迅速更加完美的创造一个数据环境为计算机提供服务。从高层领导到基层从业人员，档案管理信息化工作的规范化都必须严格执行。具有较大范围纺一协调权限的高层领导，把握住整个系统的方向和原则。基层工作的程序序开发代码编写人员，用行业规范来要求平常的编程工作，同时监督其他相关人员规范化的工作，让档案管理信息化工作的规范化数据冗余和兼容性都达到行业要求。

3 针对档案管理信息化工作提出的建议

3.1 不忘档案管理信息化建设的初心

“信息化服务社会”是我们推广建设档案管理信息化的初心，档案管理信息化是为了更加有效的对大容量的数据档案进行储存和管理，让它在一个安全便捷的数据环境中进行名录查询和数据分析，为社会事业决择提供客观的参考。

3.2 成立专业的综合性人才团队，加强档案管理信息化建设

团队建设的任务很艰巨，时间很紧迫。对档案管理信息化重要性的认识必须到位，快速高效的建立起技术队伍，加强新技术的学习与培训，提高从业人员的业务素养，改善知识架构，转变思想理念，广纳人才。以各种方式各种途径来为档案管理信息化建设服务。

3.3 制定档案管理信息化相关规范

档案管理信息化有了坚实的基础，在统一规划的基础上，程序统一、规范统一、系统统一、数据也统一。建成纵横交错数据共享的档案管理信息化资源池。从大格局出发，制定出具有中国特色的现代化档案管理信息化技术规范。并把这些技术规范向相关部门推广应用，解决上下级、同级档案管理单位原来存在的交流障碍问题，推进档案管理信息化建设进程。

3.4 抓好基础工作，建好档案管理信息化资源数据库

合理的资源配置，鲜明的个性化设置，便捷的数据调用，深入的开发档案馆藏信息资源库，开展档案“文件级”著、录、标、引，数以方便据库中检索查询，实现纸质文件管理升级为为数字文件管理。

3.5 做好病毒、入侵、劫取的安全防范

网络安全在档案管理信息化建设中显得尤为重要，很多文件著作的机要保密性必须保证。外部的病毒入侵，黑客攻击，内部人员的恶意劫取都会造成很严重的后果。

3.6 做好重要数据的安全备份

硬件设备的冗余以及系统软件的双活容灾工作，确保关键的运用系统不宕机，重要的档案数据不丢失。

4 结束语

随着信息技术的融入，人类社会发展对信息资源的需求越来越迫切，己经成了不可多得的战略性资源，档案管理信息化建设任重而道远，它内容广泛、体系庞大，可从多方面着手，找出问题，认真对待，制定对策，积极参予，为祖国的档案管理信化贡献一份力量。

参考文献

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