建筑工程资料管理存在的问题及对策分析

陈荣

陕西建工第六建设集团有限公司 陕西 咸阳 712000

1 建筑工程资料特点

1.1 同步性

资料与工程建设要同步进行。工程实体建设的同时，同样也要重视工程资料收集整理的及时性、准确性、规范性。在需要多单位签验的资料传递过程中，经过施工单位、总包单位、监理单位，有时涉及设计、勘察等单位，很容易造成资料签验不及时或者丢失，影响资料的同步性，此类资料尤其要注意签验及时并避免丢失[1]。竣工资料所包含的材料合格证、检验报告、竣工图、验收报告、设计变更、测量记录、隐蔽工程验收单，有关技术参数测定验收单、工作联系函、工程签证等等，都要求我们在整个项目施工过程中要注意收集归类存档，避免遗漏。

1.2 全员参与

项目部各个管理人员都有收集并向资料员移交的责任。如技术负责人要编制施工方案、图纸会审等方面的资料；作为材料员，不能仅负责工程材料采购和入库，供货商的资质、材料质保资料、材料复检资料都需要材料员来整理收集；作为施工员，除日常现场的施工工作外，对于施工原始记录、施工日志、检验批、施工计划等方面的资料都是其分内事情；而项目经理作为一个项目的领导者应总体协调各方面的工作，对于合同文件管理、索赔资料和与相关单位往来文件管理可等重大事件应予以把关。与此可见各项目管理人员，不仅要在工程实体建设中尽自己的职责，而且同样在资料方面的收集、整理工作也要积极参与并有效配合资料员。

2 建筑项目资料管理活动中的问题

2.1 管理制度不合理

因为建筑市场的不断扩大，越来越多的企业进入到建筑行业之中，很多企业在参与建筑活动时，并没有针对资料管理工作制定相关的制度标准。同时一些企业在施工过程中过于忽视资料管理，在施工环节只会收集小部分施工资料，在项目马上完工时仓促的编制整理资料，以便于应对竣工验收的工作，由于很多资料存在造假或者是胡编乱造情况，导致资料的价值大打折扣，同时真实性也很难得到保障。

2.2 技术资料不完整和缺项问题

当前，在建筑施工企业对建筑信息资料认识不够，造成一些资料不完整或者缺项，这个问题是当前所有建筑工程资料管理中存在的主要问题，随着时间的推移，这个问题的严重性则越发突出出来[2]。按照标准测算，一项工程对资料的归档率要达到80%左右才算是合格标准，但是在实际工作中，一些企业信息资料不健全，配套的锅炉房、地下管线、园林绿化等资料更是没有记录，严重影响了建筑后期的管理与维护。

2.3 资料的真实性较难确保

首先，在收集工程资料时具有问题，这体现在资料收集人员专业性欠缺的现象，大多为档案管理部门的工作人员，大部分时间，他们均处在办公室，并不在施工现场，不了解真实状况，从而则会令收集的资料发生失真的状况。其次，因为建筑单位的不够重视，在建筑单位收集资料的工作位于施工完成后，是为了完成验收工作而临时进行的，从而则会对施工当中的所有数据具有相应的偏差，有的还会进行数据造假，从而令资料的真实性大打折扣。

2.4 相关人员档案意识薄弱

建筑工程涉及的档案资料非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的档案资料量非常大。而多数企业，包括建设、施工和监理企业，往往重视工程建设过程中的实体管理，却忽视了资料管理工作。虽然没有出现工程质量问题，工程实体可以顺利完成，然而工程实体完成后，没能收集整理出全面的工程资料，却给后期工程验收和资料档案备案工作带来了困难。

3 对建筑工程资料管理的建议

3.1 提高对建筑工程档案资料管理的意识

当前我国建筑工程档案管理还存在很多的问题，其中最主要的就是建筑工程企业自身缺乏对于工程档案管理的意识。首先，建立并加强建筑工程档案管理必须提高有关领导的意识与认识，纠正传统的重建设、轻档案的思想观念，使企业员工充分掌握专业知识的情况下，进一步提高其业务标准、工作要求，强调建设档案管理的重要性。其次，将档案工作责任落实到部门以及人，从而提高档案工作的自觉性与责任意识，构建职责明确、分工明确、科学严密的档案管理体系，使其在实际工程项目中发挥作用。

3.2 对建筑工程资料的管理

要全面做好管理，确保资料管理人员责任心，通过科学有效的激励机制，提高他们的责任心，保证资料整理全面完整，要把资料制作及收集整理工作项全部纳入到质量检查考核范围。具体实施的时候需要把物质激励及目标激励相结合，做到有效有用，物质激励是基础，目标激励是根本[3]。可以对工程资料管理方面的工作进行制度约束，形成奖励基金，根据资料保存的情况，对相关人员进行奖励，结合工程实际建立资料管理目标奖，同时还需要把各项管理目标逐层分解，落定到基层一线，保证班组配合，形成一个工作有机体，保证资料保存完整性，使工作形成科学的流程，简化工作程序，确保资料收集不出现漏洞。

3.3 确保技术资料真实性

技术资料的真实性非常关键，相关工程检测单位一定要对试验全面进行负责，对各流程做好监管，严格执行见证取样制度，对不符合要求的试验报告，坚决不出具试验证明。另外相关监理、质量监督等部门也需要对质量负责，对安全负责，确保技术资料真实有效。各级管理单位要严格查办做假资料、出具假试验报告等问题，通过上限处罚措施，保证建筑工程技术资料的真实。

4 结束语

近些年来，因为施工资料出现的各种经济损失以及人员伤亡不断高发，所以，施工单位一定要设立专门的施工资料保管部门，从而才能够更为严谨地监管施工资料，从而保障在施工时以及后期维护中展现出良好的效果。因为要彻底转变传统施工的习惯，从而需要投放较多的人力、物力与财力，以便获得上级领导的注重，从而快速实施，令施工更为顺利，降低无谓的经济损失以及人员事故。

[1] 马军.规范建筑工程资料管理促进工程质量监督管理[J].工程质量,2011,29(9):5-7.

[2] 王玉萍.施工单位市政工程资料管理常见问题分析及改进措施研究[J].城市道桥与防洪,2012,(12):150.

[3] 穆艳梅.谈如何做好建筑工程资料管理工作[J].山西建筑,2016,42(28):236-238.