刍议工程项目档案管理

杨淑英

摘 要：工程项目档案管理是对工程建设管理过程中形成各种各样形式的历史记录管理，是各种档案管理业务活动的总称。其管理的对象是项目档案，管理的主要内容包括项目档案的形成、收集、整理、归档、验收、存储、提供和使用。建设项目档案管理水平的高低直接影响着建设项目的发展，国家重点项目档案管理水平的高低，制约着国家建设的发展。

关键词：档案管理；工程项目；业务规范

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）22-0094-02

1 工程项目档案管理学术研究和宏观管理的现状

工程质量的真实记录和反映是工程档案管理的关键，也是工程使用与维护的基础。因此，国际、国内一些知名企业常常把项目档案作为项目质量的内容，并一直坚持不懈。然而欧美国家对该工作的经验总结和理论研究主要是纳入项目质量管理体系，而不是档案管理的理论体系。一个重要的原因是在重点项目建设方面中国政府占主导地位，欧美国家则是以企业和社会为主导。

理论研究方面，欧美国家文件管理的理论基础是“文件生命周期理论”；上世纪末，弗兰克阿普沃提出“文件连续体理论”。在我国，学术界对建设项目档案管理的研究也在不断深入。目前国内研究现状的特点是：（1）文献作者多为建设项目单位的一线档案工作者，重经验轻理论；（2）集中于对项目档案管理的制度及体制方面的研究；（3）研究成果多以某一方面为主题，它具有分散性，不整合研究，缺乏系统的理论指导和深入的技术研究。

2006年国家档案局和国家发改委联合发布了《重大建设项目档案验收办法》。2012年，国家档案局又开展了建设“全国建设项目档案管理示范工程”（简称“示范工程”）的活动。随着国民经济和社会的快速发展，建设项目从投资规模、科技水平、建设速度等方面不断对档案管理提出了新的要求。档案管理部门及科研教学部门重视和加强对建设项目档案工作的深入调查与分析，为建设项目档案工作的政策制定提供了新的依据和经验，也促进了工程项目档案管理的业务规范不断完善。

2 工程项目档案管理的内涵

工程档案是指在项目立项、审批、勘察设计、施工、监理、竣工验收等过程中应当归档保存的各种载体材料，如文字、图纸、表格、视频等。它是工程项目的直接产物，是从项目筹备到项目终结的所有真实记录，也是基本建设项目管理的重要组成部分。建立和加强项目档案管理是工程建设管理的需要，也是国家和有关部委的共同要求。工程项目档案质量达到规定要求，是建设项目竣工验收顺利完成的前提。以高速公路行业为例，高速公路工程往往是国家的重点工程，其特点是综合性强、专业门类多、技术相对复杂、质量安全要求高、施工周期长，投资额大。在高速公路建设和后续运营管理的各个环节，都会形成大量的档案文件。这些档案文件真实地记录了高速公路项目的建设发展历程，是非常重要的信息资源。

档案管理是对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供使用等过程的管理活动。其管理的对象是档案文件，其服务的对象是档案用户。要解决的基本矛盾是档案的无序性、分散性、杂质性、量大性、孤立性状况以及与社会档案集中、系统、优质、专项和广泛利用的要求之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平应该满足日益增长的社会需求。正是这一矛盾的解决促进档案管理水平的提升。

档案管理模式为档案的有序管理提供了一种方法，也方便了档案在以后的使用，保证了档案功能的发挥。我国工程档案的管理模式主要有三种：分散式管理模式、集中式管理模式和信息化资源管理模式。国家提出的“集中统一原则”主要针对的是党政机关所形成的档案，但是对不同领域的项目档案管理模式没有一个统一的规定和要求。项目档案管理模式应因地制宜，其共同特点是坚持“项目法人责任制、招标投标制、项目监理制、合同制”，以“项目责任制”为主要指导思想，要求协调一致，并按照“谁负责施工，谁负责”的工作原则，各尽其责，分散与集中相结合。

3 工程项目档案管理业务规范

业务规范是大量存在的、反复出现的业务活动中的业务处理规定，是由科学方法所制定而成的操作规程。档案管理业务规范是开展档案工作的重要依据和基本前提。它为档案管理的各个方面的工作提供了标准和要求，可以使档案管理统一完整、有序便捷，还可以使档案管理经济高效。档案管理业务简单概括为收集、存放、保管、利用。因此，业务规范的制定主要围绕以下四个环节：

3.1 工程档案的收集

这一环节的业务规范特点是：第一，档案收集与项目建设进程的同步性；第二，档案收集的完整性，即确保文件资料及各个单位工程档案的成套性，第三，档案收集的及时性，应及时掌握工程设计方案及施工方案的变更，跟踪变更完成程序，检查设计变更和竣工图签章的记录。

3.2 工程档案的存放

檔案存放时应注意做好整理和鉴定。工程档案从散乱无序状态到井井有条，后期的整理工作必不可少，整理后的档案应井然有序，逻辑分明。为了便于以后的使用，需要对已完成的档案进行再鉴定，并围绕档案的内容、特征进行进一步的整理和鉴定。档案整理涉及的内容包括分类、编目、排列、合并，进而确定档案涉秘的程度、使用的范围、使用的期限等，以实现工程档案安全保管和有效使用。同时档案整理也具有时效性，对工程档案的问题应及时发现、及时反映、及时解决。档案整理人员应严格按照国家标准进行操作，掌握档案形成的专业特征、内容特征和基本的形成规律。使档案整理的高度专业化、制度化。在信息化的今天，档案整理应尽可能实现信息化，这也是优质档案整理的一个重要衡量标准。

3.3 工程档案的保管工作

档案保管的安全性是建立在人防、物防、技防三结合的体系之上， 搞好工程档案管理保管工作，以减少自然灾害对档案实体和人为事故对档案信息的破坏，从而尽可能延长档案的使用寿命。搞好工程档案管理保管的工作人员，首先要增强档案工作者的责任意识，牢固树立档案安全责任重于泰山的理念；其次是相应安全设施的配备；再次是要采取有效的防范措施。

3.4 工程檔案的使用

这包括对工程档案的充分利用和对内对外提供服务，以及工程档案的汇编、研究和统计工作。工程档案的使用具有以下特点：第一，档案的形成、收集、利用应同时进行，在工程实施过程中被利用频率较高，这就要求档案工作者要全面、深入地了解项目实施情况和档案内容，及时准确地提供信息服务，确保建设项目的顺利进行；第二，项目档案在项目建设过程中使用率高，重复使用情况普遍；第三，项目试运行阶段和验收过程中文件使用量大；第四，竣工验收档案的查阅利用率高。

4 提高项目档案管理工作水平的建议

4.1 建立有效的项目档案组织结构

项目档案工作包含在整个建设项目工作进程中，所有承包单位和分包单位应明确各项工作的目的和职责。项目负责人和项目经理都应知道工作内容和工作方式。档案工作者从项目档案综合管理部门到项目某一具体部门都应能够明确界定自己的职责范围和工作内容，工作网络不但应涵盖整个工程建设的各个方面，还应涵盖各个单位工程的具体内容，从而保证了工作网络的有效性。

4.2 建立和完善项目档案业务规范标准体系

严格遵守国家对建设项目的档案管理的系统规定。根据国家档案管理行业政策和业务规范，严格组织档案管理人员、工程技术人员、工程监理，结合本工程项目专业特点和施工条件环境，制定出工作制度和业务规范。根据不同地区、不同行业、具体建设项目情况不同，需要根据地方单位和建设项目的实际情况制定实施措施。例如，云南省制定了《云南省重点建设项目档案检查实施办法》等。

4.3 建立有效的监督检查制度，实现档案工作过程控制

通过监督检查和指导及时、深入地了解档案工作。应注意以下事项：第一，档案管理要与促进工程建设同步进行，实现同步检查监督指导；第二，重点督查容易疏忽、工作条件差的部门和项目；第三是组织承包单位和建设监理单位相互检查、相互学习；第四是在监督检查工作中，要把完整准确的档案作为档案质量的关键；第五，档案质量检查应与工程质量检查评价、经济效益评价和人事绩效评价相结合。

4.4 高度重视档案验收工作

根据国家重点建设项目档案验收的内容和要求，对档案验收的各个环节要制定出具体的要求，形成有效的档案验收机制。在单位工程验收、单项工程验收、局部工程验收、总体工程验收依序进行的过程中，要注意竣工图纸和竣工决算的编制和质量，对纸张规格统一制定验收标准。在竣工验收前，应根据项目情况对档案员和其他专业技术人员进行培训。竣工文件应由设计方、施工方和监理方联合编制，编制出质量可靠、真实反映施工过程的竣工图。

4.5 搞好工程档案信息化建设

提高工程档案利用水平的关键是工程档案信息化。我们应当有自己的信息管理系统，我们不仅要重视同步归档，同时还要实现档案的同步数字化，能够适应和满足信息化条件下项目档案的利用和档案信息的远程查询。从项目建设之初就对工程档案信息化建设和项目整体信息化建设同步规划和实施，实现了工程档案的有序管理，将大大提高工程档案管理的工作效率。例如，根据网络系统中通报的日常项目进度，档案部门可以及时进行同步的项目档案的形成和收集，实现工作的精细化，提高工作效率。

5 结语

工程项目档案管理是对工程建设管理过程中形成的各种形式的历史记录的管理，是各种档案业务活动的总称。其管理的对象是项目档案，管理的主要内容包括项目档案的形成、收集、整理、归档、验收、存储、提供和使用等。建设项目档案管理水平的高低直接影响着建设项目的发展，国家重点项目档案管理水平的高低，制约着国家建设的发展。

参考文献

[1]《重大建设项目档案验收办法》（档发〔2006〕2号）[S].

[2]《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）[S].

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