档案信息安全保障体系的建设与思考

李华清

（重庆一三六地质队 重庆 401147）

前言

档案信息资源作为社会资源的主要构成，保证其安全是十分必要的。但是在社会信息化的发展过程中，由于受到一些因素的影响，像是相关法律法规不完善、档案保管环境与时代发展不符等，使得档案信息管理的真实性、可靠性以及完整性等受到了严重的挑战，所以需要加快完善档案信息安全保障体系的建设。

1 档案信息安全保障体系简述

信息安全属于一种既抽象又广泛的概念，其具有可用性、保密性及完整性等多种特征，而档案信息安全也具备以上特征。所以与此些特征相关的一些理论体系与技术应用，都可以当作档案信息安全保障的研究对象。为了更好的保障档案信息安全，有关部门要不断提升软、硬件的技术能力，以此避免或减少档案信息资源受到更严重的风险损害，保证档案管理工作可以正常运行。

档案信息安全保障体系综合了法律法规、标准管理、指导培训、人才、政策以及相关的操作技术、保障技术等因素，属于一种较为复杂的系统性工程。对于此体系的建立，不仅需要解决相关技术问题，还要做好安全保障各个环节的组织及管理[1]。其目的是为了更好的控制档案信息系统存在的一些风险问题，通过加大档案信息安全技术体系及管理体系的建设力度，确保档案信息系统能够稳定的运行，提升其利用效率。

2 档案信息安全保障体系的建设现状

保障档案信息的安全具有较高的现实意义。档案属于不可再生资源，对地质事业的发展起着重要的作用，具有较高的参考价值，但是现阶段，地质档案的存放环境需要改善。例如：地质档案存放场所的设施较为陈旧，存放环境没有进行隔热及防潮处理，缺少消防设施等，这使得档案在存放及管理过程中，可能会面临发霉、火灾等风险。其次，我国一些文字档案信息在管理上存有问题。例如：保存时间较长的一些档案信息，其字迹较为模糊，较难辨认；由于地勘单位的合并，使得档案号出现混乱，增加了查询难度，甚至同一档案有多个档案号；在地质档案管理过程中，文字档案和照片档案混在一起，查找起来十分麻烦；档案管理室不及时通风，使得一些档案出现发霉等问题。然后，地质队的电子档案信息在管理保存过程中也存在着一些问题。例如：由于我国的电子档案信息发展时间较短，一些档案信息尚未整合，电子档案信息缺少完整性；电子档案信息管理系统功能不健全，安全系统存在漏洞，使得电子档案信息易受网络黑客攻击或病毒侵扰；电子档案信息管理的相关管理制度及法律制度不健全，管理工作缺少法律依据，不能够有序进行。最后，我国地质队缺少高素质、高技术的专业电子档案信息管理人员，这使得档案管理工作存有滞后问题。

3 档案信息安全保障体系建设问题的解决策略

3.1 提高实体档案信息的管理工作水平

为了保证实体档案信息具有较高的完整性、真实性及可靠性，我国要提高实体档案信息管理工作水平，完善相关管理工作。①要改善我国实体档案的存放环境，修缮档案管理场所。②要做好实体地质档案存放的全面清查工作，并制定出相关考核方案。例如：按照档案使用频率的高低，对档案信息的排序进行整体优化，以此提高实体档案信息的应用效率及管理工作水平。对于整合后的地勘单位，要对档案进行重新编排号码，进而促进地勘单位更好的发展。与此同时，要制定有关档案管理的中长期计划，将实体档案信息逐渐转变为电子档案信息。对于应用价值较高的档案信息要进行重点保护，对于其他类型的档案信息，比如：录像带、光盘、照片等，要按照其特有的性质进行特殊保存。另外，要加强保存设施建设，确保档案信息管理环境始终能够处在恒温恒湿的状态；还要定期对实体档案进行清洁与消毒工作，防止实体档案出现霉变等问题。③要做好实体档案的监督及检查工作，提高实体档案信息管理的工作水平及效率。例如：制定有效的档案信息管理考核制度，以此提升地质队档案管理工作人员的责任心及使命感，使其能够全身心投入到档案管理工作之中，使档案的保存与管理工作具有较高的安全性，可以有序的进行[2]。还可以在档案信息存放场所安装监控设施，从而保障实体档案信息不受损，能够及时发现问题并解决。④我国政府及有关地质部门要重视实体档案信息管理工作，要加大资金与技术的投入力度，建立健全档案信息管理系统，使档案信息管理工作能够与时代发展相适应。

3.2 建立健全电子档案信息管理系统

随着科学技术水平的提升，信息技术已经广泛用于各个领域之中，尤其是在档案管理领域，具有突出的效果。现如今，我国一些实体档案信息已经逐步转变为电子档案信息，在未来，我国档案信息将全面实现电子化、信息化管理。因此，为了提升电子档案信息的安全性，地勘单位要建立健全电子档案信息管理系统。①各个地质队的档案馆都要制定出有关电子档案信息的安全保障制度，保证电子档案在管理上有据可依，规范电子档案信息管理工作人员的行为，使其能够严格按照制度做好档案管理工作。②各个地质队的档案馆要完善网络入侵拦截系统，增加防火墙的保护力度，发挥其高效的防护能力，抵挡各种威胁档案信息的攻击及入侵行为，提升电子档案信息的安全性。③对于电子档案管理工作人员的违规外联行为，要严厉惩处，进而有效保证电子档案信息安全。从国家层面上看，我国要制定出有关电子信息档案的安全管理条例，加强法律监管，保证电子档案信息的安全管理工作能够有法可依，规范档案信息管理工作。除此之外，相关部门要进行技术上的创新，加强电子档案信息安全保障体系的建设，完善其管理系统。比如：各个地质队的档案馆在电子档案信息管理上要依照“前端控制，后端归档”的模式进行档案管理，有效保障电子档案信息的安全[3]。利用网络技术的优势，优化并整合多种档案资源。还要完善电子档案信息管理的移交工作，提升电子档案信息安全性，确保档案信息的完整，避免存在遗失或泄露等问题。

3.3 制定相关档案安全管理应急预案

制定档案安全管理应急预案是因为档案在保存过程中，会受到一些自然因素及人为因素的影响，出现一些突发问题，像是档案信息损毁、火灾、信息泄露等，当安全事故发生时，地质档案管理人员可以使用应急预案进行有组织、有序的施救，从而使事故损失最小化。可以说，应急预案的存在是保证实体档案信息安全的重要手段。对于应急预案的制定，地勘单位的各级档案部门要对档案的安全进行分析及预测，相关人员要认真的研究并进行科学论证，进而保证提出的档案信息安全管理应急预案具有较高的可行性；加强档案信息安全保障体系的建设力度，使其建设向制度化及常态化方向发展；档案管理者要具有较强的责任心理，保证档案信息的完整性及真实性。

除此之外，地质队要加大监督力度，做好整改工作。在档案信息管理过程中，要严格按照相关安全法规进行工作，发挥法律的实际效用，对于违反法规的工作人员，要调查核实清楚后，要严肃处理；对于在发生重大安全事故时，漠视者、推脱着、掩盖着或退避者，要按照实际情况进行相应处理；对于报告不及时而使档案信息出现安全事故的工作人员，要按照有关法律追究其责任；档案信息的安全负责人也应受到相应的法纪惩处。

4 结束语

综上所述，档案信息是社会资源的重要构成，但是在实际地质档案信息管理上还存在着一些问题，为了保证档案信息的安全，要提升实体档案信息管理工作水平、建立健全电子档案信息管理系统、制定出相关档案安全管理应急预案，进而推动我国地质事业又好又快的发展。