高校行政秘书队伍现状与素质提升路径选择

连 欣

（福建商学院经济贸易系，福建 福州 350108）

高校行政秘书不仅仅是学校行政管理层的助手和参谋，也是学校行政管理层与教师、学生、员工间的纽带和桥梁，并且具有深厚的内涵、承上启下、传递性以及多样性等特征。在高校建设和发展的过程中，行政秘书工作发挥着十分重要的作用，有效地协调和维持着日常工作、部门内部以及部门之间的正常运转，同时也积极贯彻和宣传着高校的工作精神。伴随高等教育大众化的速度加快，我国各大高校也得到了飞快的发展，但是由于资源紧张、时间不足等问题，高校普遍将注意力放在了教学基础的设施建设以及师资力量的培养上，而严重忽略了对教学管理队伍的建设。现阶段，高校行政秘书队伍依旧存在许多的问题，本文将就其现状展开探讨，进而提出有效的素质提升路径。

一、高校行政秘书队伍的现状

1、缺乏较强的创新意识和专业素养

在现阶段的高校行政秘书队伍中，大部分的人都没有经历教育学专业的学习，并且缺乏一定协调管理能力与文秘写作能力，很难胜任高校行政秘书的工作。一方面，高校行政秘书需要一定的专业能力，而高校行政秘书队伍素质不高的主要原因是人员素质构成参差不齐。大部分从事行政秘书工作的人并没有将其视为愿意一生为之努力的事业，而只是将其看作维持生计的工作罢了。另一方面，行政秘书人数过少，导致秘书经常被日常繁琐的事务和管理所困，很难进行在职学习和脱产进修。但是，现在更多的情况是，繁杂的行政事务挤占了高校行政秘书的理论思考和业务学习的时间，没有精力去潜心学习和研究理论。所以，相当大部分的行政秘书缺乏一定的技能训练和专业知识，大多停留在解决问题和就事论事的管理层面上。

2、缺乏高校领导的重视和合理的队伍结构

大多数的高校都存在着轻管理、重教学的现象。与此同时，高校并没有意识到行政秘书队伍建设的重要性，在相当长的一段时间里，都只是将行政秘书看作事务性的工作，很轻易地就可以被替代。有些高校在行政秘书的配备上具有较强的随意性，人员来源也十分地复杂，主要是由以下两种类型的人员构成：一是为了引进高层次的人才而调动的人员，甚至有一些是领导的亲属，进而造成专业不对口、年龄较低、职称与学历不对称等问题；二是为了减少其他岗位或者是加强师资力量而调动的人员，进而造成专业不对口的问题。这种做法对高校行政秘书队伍良性发展造成了严重的影响，并且在一定程度上导致了高校行政秘书队伍结构的不合理性。种种问题都说明了高校行政秘书工作得不到相应的重视，没有良好的职业发展前景，并且行政秘书工作缺乏合理的科学评价考核标准，很难衡量其工作业绩，从而造成工作干得好也得不到领导表扬的情况。

3、缺乏一定的服务意识和工作意识

由于高校行政秘书自身工作的特殊性，行政秘书既需要处理办公室的基本业务，还需要进行监督、协调以及会务安排等工作，所以这就要求高校行政秘书必须具备较强的工作责任意识。但是在实际的工作过程中，有一部分的行政秘书存在缺乏一定工作责任意识和行政道德认识的现象，并且在行使自身工作责任时，缺乏为人民服务和“以人为本”的服务意识，甚至有些人认为高校行政秘书在高校中工作任务负担重、工资低、地位低，每天都是在做琐碎的事情，谈不上什么前途，于是就消极对待工作，往往是对付一天是一天的心态，如果一直抱有这样的心态工作，根本无法提升高校行政秘书工作的效率，可见人们并没有充分意识到高校行政秘书的工作和服务意义。

二、高校行政秘书现状造成的心理失衡表现

1、职业愿景与自身抱负的矛盾所造成的动机失衡

作为高校知识分子的主要组成部分，行政秘书能够在高校特定的学历层次以及工作环境中获得与具有高学术造诣的人士的接触机会，能够通过耳濡目染来满足自身在学术方面的心理需求，进而将职业愿景规划地较为远大。而实际上，繁杂的事务性工作占据了高校行政秘书大部分的工作时间，并且经常会加班加点地赶写材料，从而导致很难分出精力和时间来提升自身的专业素养，更不要谈科研工作了。所以，高校行政秘书想要在科研方面取得一定的成就是很难的。从另一个角度来说，他们很难得到心理上的满足。这主要是因为高校行政秘书通常处于紧张的工作状态和较为严肃的工作环境氛围，导致他们无法对工作产生浓厚的兴趣，也就无法得到工作上的满足与成就。由此可知，高校行政秘书很容易出现长久期待与现实严重脱节的心理矛盾。

2、自卑心理与渴望尊重的矛盾所造成的动机失衡

作为高校权力机关的辅助职位，高校行政秘书的地位和身份决定了其不仅要承担繁重的工作任务以及工作责任，还要多方位、全面地为领导提供服务。由此可见，高校行政秘书工作的核心内容是服务性的工作。从一个角度来说，高校行政秘书与党政机关秘书的身份与地位是有很大区别的，尤其是在晋升和待遇方面更是没有有利的发展前景。从另一个角度来说，高校行政秘书必须肩负着社会舆论的压力。高校内部对于行政秘书是有一定偏见的，社会上也会对其存在一定的误解，对高校行政秘书职业存在有失科学的想法，更是将传统思想观念深入到秘书工作之中，把高校行政秘书简单看作为打杂、收发文档、接打电话等，认为只有教学能力差、学历水平低的人才会去做这个行业，进而导致高校行政秘书很容易出现自卑心理，形成渴望尊重与自卑心理二者之间的矛盾。

三、高校行政秘书队伍素质提升的主要路径

1、为其提供学习的机会和良好的培训

高校应对行政秘书相关的管理技能以及业务知识等方面培训给予高度的重视，不断加强对其的培训力度。首先，高校应组织和制定关于行政秘书工作培训的制度，并定期地在校内开展培训活动，同时时常邀请有关专家或是具有丰富经验的校内老师来进行讲解，有重点、有组织、有计划地实施行政秘书业务技能的学习和培训。其次，高校应积极派遣行政秘书外出参加学习和培训交流活动，通过交流和学习来开阔自身的知识面，有效加强其业务素养和管理能力。

2、加强对业务素质和思想道德修养提升的重视

作为学校形象的综合部门，学校办公室中的行政秘书是一个重要的职位，需要时刻注意提升自身的思想道德修养，保持积极的心态和进取的思想，树立正确的工作态度和工作作风，具备较强的自信心和责任感。与此同时，高校行政秘书还要注重业务能力的加强。大多数的高校并没有开展具有较强专业性的行政秘书业务能力培训，所以高校行政秘书应充分发挥积极性和主观能动性，利用业余时间来加强自身的业务素质。例如，通过对各类秘书文本和资料的研读，来提升自身的专业技能和业务知识；通过多读书、积极参加培训，来改善工作方式，提高管理能力、控制能力和协调能力等；通过网络学习和向他人请教，来不断加强自身的公文写作水平。

3、提高组织对其的人文关怀

高校行政秘书队伍人员调动十分地频繁，很容易出现人文关怀的缺乏，进而导致高校缺乏一定的凝聚力和向心力，工作效率也会随之降低。根据调查显示，大约有75%的高校行政秘书认为自己所承担的工作对加强个人和学校竞争力起不到一半以上的作用，甚至是没有作用，由此可知，高校行政秘书严重缺乏认同感，再加上没有一个科学和合理的衡量标准来体现高校行政秘书的工作业绩，所以更加难以得到认同。所以，高校应不断提高对行政秘书队伍的人文关怀。首先，构建有利于行政秘书发展的良好舆论氛围。高校应多夸赞、多鼓励，在政策允许的范围内适当地给予他们奖励，让其感受到领导对自身的认同感，进而激发其进步的信心。与此同时，高校还应在招聘阶段严格选拔业务能力强、综合素质高的人员，有效加强高校行政秘书的威望。

4、不断完善评价考核体系

根据相关调查显示，普遍的高校还没有建立起较为完善的行政秘书评级考核体系。首先，制定针对高校行政秘书的奖惩机制，对于考取秘书从业证一级或年度评比表现优秀的工作人员，给予职务聘用优先或是一定的奖励等有效方式，进而有效激发其工作主动性和积极性。其次，提供给高校行政秘书更多的选择和发展机会。根据相关数据可知，大约有一半的行政秘书是希望能够转到院系教学岗位的，也就表明了大多数的高校行政秘书对未来的发展前景并不看好，所以才会选择去做院系的专任教师。针对这类高校行政秘书，高校应鼓励其加强自身职业能力和专业素养，为日后自我职业规划的实现奠定一定的能力基础。再次，采取较为完善和成熟的考核方式。例如制定民主测评与工作完成效果相结合的业绩考核制度，将其工作内容制定为考核项目的指标之一。

结语

综上所述，在高校日常的工作环节中，高校行政秘书发挥着极其重要的作用，而现阶段高校行政秘书面临着众多的问题，例如：缺乏一定的服务意识和工作意识、缺乏高校领导的重视和合理的队伍结构、缺乏较强的创新意识和专业素养等问题。面对这些问题，必须寻求高校行政秘书队伍素质提升和能力进步的有效路径，在提升高校行政秘书自我专业素养和思想道德素质的同时，高校还应构建完善且成熟的考核评价体系，加强对行政秘书队伍的人文关怀，并且向他们提供良好的学习机会和培训活动。

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