浅谈干部人事档案的规范化管理

刘振兴

[摘 要]干部人事档案管理，是人事部门工作中的一个重要组成部分，是做好干部人事工作的基本前提。目前人事档案管理制度并不完善，实施效果也不理想，没有落实到位，领导对这项工作也不够重视，人事档案的管理缺乏规范化，主要体现在人事档案管理人员的综合素质不高、缺乏专业性的人才、制度不完善、具体操作不规范等。去年笔者参与了干部人事档案的整理工作，切身体会到了干部人事档案工作的重要性，现就干部人事档案工作中存在的一些问题谈谈自己的一些想法。

[关键词]干部人事档案；规范化

中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）05-0060-01

干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在选拔、培养与任用干部等工作中，所形成的记载干部经历、品德作风、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，以各级党委组织部门为主，各级档案行政管理部门按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。各地区各部门可根据《干部档案工作条例》等文件规定，结合各自的实际情况，制定具体的管理办法、细则，并报上级组织部门和档案行政管理部门备案。笔者结合自己的档案管理工作经验，对干部档案管理的规范化做如下研究。

1 干部人事档案管理的重要性

干部档案管理工作是一项重要的工作内容，也是认识和了解干部的基本依据，只有认真管理好干部人员的档案，才可以为干部所在的机关事业单位带来便利。但是，有的机关事业单位对干部档案管理中，虽然设立了专门的档案管理室，但是并没有给档案管理室配备专业的档案管理人员，其中的许多档案管理人员都是招聘的退休人员或者是没有相关知识经验的工作人员。这些人员由于没有专业的档案管理知识素养，并不能很好地去管理档案相关工作。比如，档案管理人员认为只要档案内容不丢失、不泄露就认为他们的工作做的够好了，但是，对干部档案资料内容不丢失、不泄露是档案管理人员必须具备的工作素质，此外，还需要保证管理人员对干部的档案管理熟悉，如果需要找某个领导的相关资料，而不用去随便翻找，直接就可以知道所需资料的具体位置。因此，整理和管理好干部人事档案变得越来越重要。

2 干部人事档案管理工作的现状

2.1 对干部人事档案管理工作不够重视

人事档案工作是一项业务性很强的工作。有的领导对干部人事档案的工作存在片面的认识，他们认为管理档案的人做的是一项枯燥的工作，一项默默无闻的工作，随便找个人也能应付此项工作，平时督促指导不到位。少数管档人员认为管理档案是个很轻松的职业，平时只要负责收集人员的基础信息以及相关的资料就可以胜任这项工作，随意性很大，责任心不强，对干部檔案材料审核把关不严，致使不真不实的档案材料归档入库，严重影响了干部人事档案的管理。

2.2 人事档案材料补充不及时

整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。通过整理使每一个档案达到“完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，但有些单位在档案整理过程中，发现在这个方面做得非常欠缺。由于历史问题，部分职工人事档案中缺失材料明显，特别是学历、学位和职称材料方面材料缺失比较明显。也有部分职工有外出培训经历，有获奖的材料等，但没有将培训鉴定表等材料及时归档，有些单位档案虽己立卷成册，但没严格按要求的格式进行分类处理，给档案利用、查询等带来了诸多不便。

2.3 人事档案整理不规范

人事档案装订成册，要求表面平整，无脱页漏装、无损坏文字的材料，对破损、卷脚、折皱和大于或小于A4纸的材料要进行裱糊、压平、折叠和裁剪，档案材料要包边，并拆除档案材料上的金属物，但在档案审核过程中发现有些单位没有严格按要求进行整理，有些陈旧的纸张虽无损坏文字，但存在缺角，却没有进行裱糊，有些材料上装订的金属物没有及时拆除，有些陈旧的手写材料纸张不合格，小于规定纸张的规格，但没有裱糊成标准规格。

3 做好干部人事档案管理工作的建议

3.1 领导重视，档案规范化意识增强

各级领导应充分认识到人事档案工作的重要性，并把档案工作列入议事日程，给予档案工作大力支持。选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质高的中共党员从事干部人事档案工作，专岗专责，对其灌输管理理念，强调管理细则，要求干部档案管理部门肩负起业务把关的责任，对档案收集、接收、查借阅、转递、保管全程把关，确保人事档案的真实性、保密性、完整性。

3.2 建立健全各项制度，及时归档，档案材料要真实、完整、规范

制度是一个集体的灵魂，没有了制度，也就没有了规矩，古话说：无规矩不成方圆。的确，在管理人事档案这项工作中，同样也需要制度的约束。要制定切实可行的干部人事档案管理制度，要在适当的时间统一进行清理、催交，以保证人事干部档案的材料全部归档，收集到的每份材料要齐全，系列材料要系统成套，有头有尾。单份材料不缺页，无损坏。归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，是否符合归档要求，按照档案材料的分类原则，做到随办、随收、随审、随归，以提高干部人事档案材料收集的工作效率，从而达到干部人事档案的规范化管理。

3.3 监督检查，规范管理的成果

如果想要落实档案管理规范化运行，就必须实施有针对性的指导和检查。定期开展干部档案审查整理工作，各事业单位要按照相关正确标准的条例进行自查、评分、总结、申报；上级部门要实事求是的认真听取汇报、认真查看资料、抽查档案、检查基础设施等途径，进行检查接收。按照相关部门的评价标准，评选优秀的单位和部门以及个人，每三年要检查一次。通过这样的督促、检查、评比，可以有效避免那些应付公事，不做实事的单位、部门及个人，也可以通过定期的检查发现问题、找出问题、解决问题，让单位走向更好的明天。

3.4 完善管理手段，学习新技术

人事档案管理人员一定要加强个人技能学习，配备整理干部档案工作的专职人员，加强对管理干部档案专职人员的专业知识和技能培训学习，提高工作人员的综合素养与工作中的业务水平。正确的使用和创新干部档案资源，充分的利用扫描仪、计算机、打印机等等先进的数字化设备和手段，从而有效的提高档案的借阅和整理，同时也大大提高了档案的整洁性和安全性。人事管理人员的工作效率自然就会变好，明显的节省了人力、物力。

3.5 提升档案管理的服务意识

创新是当今时代精神的精髓，档案规范化管理工作也需要不断的创新。相关工作人员应该不断提升自身的创新意识，对原有的档案管理模式进行不断的改进和革新，推动档案规范化管理工作的不断进步。

4 结束语

综上所述，干部档案的规范化管理是非常重要的，关系到了今后新一代干部的培养与聘用，同时也关系到人事管理体制的改革与发展，希望大家能通过本文，引发大家对干部档案管理的讨论与思考，大家共同交流、互相学习、共同进步。

参考文献

[1] 黄小洁.审核整理工作促进干部档案管理规范化[J].南方论刊，2008，（6）：84-85.

[2] 林强，黄一洞，关声涛等.卫生机构干部档案资料收集的难点与对策[J].海峡预防医学杂志，2005，11（4）.048.

[3] 许宏伟.公文立档管理质量的反馈干预思考[J].兰台界，2014，（2）：99-100.endprint