建一流档案创精品工程

次鹏

（中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司，北京 100024）

1 水电站项目档案验收的制度安排

1.1 出台背景

《重大建设项目档案验收办法》的出台背景是国家强化监管，加强建设项目的档案管理，将《重大建设项目档案验收办法》作为《国务院关于投资体制改革的决定》的配套文件与国家档案局联合印发。

1.2 验收程序

项目档案验收以现场检查和验收会议的形式进行。

1.3 对《重大建设项目档案验收的内容及要求》的重点理解

①项目档案管理体制。项目档案工作实行领导负责制，领导有明确分工。建立与档案工作相适应的档案管理机构，并明确档案部门的管理职责及考核措施。形成由设计、施工、监理等参建单位组成的档案管理网络，在项目建设过程中对档案工作的监督、指导，并实行统一管理。②项目档案基础设施建设。由适应项目档案增量发展的档案用房，实现库房、阅览和办公用房三分开。档案保管设备符合条件要求，档案装具符合国家质量要求。档案的安全保护和库房管理符合档案防护“八防”要求，并建立有效的控制措施。③项目档案管理手段。利用档案信息系统，对档案信息进行有效管理，实现档案管理现代化。档案部门应配备计算机、复印机、扫描仪、数码相机等适应工作需要的办公设备。

1.4 项目档案整理质量要求

前期管理文件、设计文件、施工文件、监理文件、质检文件、竣工文件符合归档范围要求，归档文件材料齐全完整；归档文件材料真实、数据准确、签署完备；档案分类明确，排列科学合理，保管期限划分准确，达到案卷质量标准；档案编目准确规范，案卷装订整齐美观；竣工图编制准确、清楚、完整、统一，技术数据可靠，各项签字手续完备。

2 中国电力优质工程评选对档案的要求

2.1 总体要求

水电工程按中电建协《电力建设工程质量评价管理办法（2012版）》进行整体工程质量评价，质量评价总得分85分及以上才可申报中国电力优质工程。中国电力建设企业协会本着优中选优的原则，从中国电力优质工程项目中，推荐具有代表性的工程，申报国家级优质工程奖[1]。

2.2 申报所需档案资料

①中国电力优质工程申报表。②工程简介。③工程建设合规性证明文件。内容包括：项目核准文件；土地使用证，至少应提供土地部门对申办材料受理并通过审定的报批证明；环境保护验收报告；水土保持设施验收报告；档案验收文件（上级主管单位组织，地方档案行政管理部门参加）；消防验收文件；竣工财务决算报告等。④其他相关证明文件内容包括：工程移交生产签证书；工程达标投产验收文件；工程质量评价报告；工程新技术应用专项评价报告；工程绿色施工专项评价报告[2]。⑤声像档案工程照片15张，其中工程全貌3张，与工程结构和隐蔽工程相关的3张，主体设备安装工程4张，质量特色部位5张；反映工程质量特色的专题汇报片，应附配音。

3 水电工程项目档案综述

3.1 档案管理工作要求

档案管理应与建设实施同步管理。在招投标、签订合同、协议时，应对项目档案收集、整理、移交提出明确要求和违约责任；检查项目进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；在进行项目验收时，应同时审查、验收项目档案的归档情况。

3.2 档案管理工作内容

项目档案是衡量水电工程建设质量的重要依据，是建设成果的重要组成部分。建设单位应加强档案基础业务建设，积极应用新技术、新方法，开展项目档案信息化工作，建立项目档案数据库，开发和利用项目档案信息资源，提高档案管理现代化水平，为项目建设与管理提供服务。

①项目档案的整理。按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》进一步明确了档案收集归档的范围和责任，各负其责收集相关档案，并按要求及时移交档案部门；项目归档文件和案卷质量应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》的要求；建设单位应结合项目建设实际，制定相应的档案分类细则和编号方案；建设单位负责完成反映项目建设过程的图片、照片（包括底片或电子文件）、录音、录像等声像档案及实物材料的收集、整理，并附以相应的文字说明。②项目档案的归档。项目各承包单位在合同工程验收、单位工程完工验收前，应完成所承建项目有关文件材料的收集、整理、归档工作。归档文件材料须交监理单位审查，并签署鉴定意见。各发包项目档案通过审查后，由各承包单位按规定移交给建设单位，交接双方应认真履行交接手续；建设单位应组织或委托有关单位汇总、整理项目的全部档案。项目实行总承包的，由各承包单位按规定移交给总承包单位汇总、整理后，统一向建设单位移交。③项目档案的专项验收。项目档案专项验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或档案专项验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。建设单位应及时整理单位工程及阶段验收资料、结论性文件和竣工图纸等主要项目档案资料，并进行预验收。

3.3 档案管理措施

①提高对水电建设项目档案管理工作重要性的认识。建设单位要认真宣传和贯彻落实国家、行业颁布的有关档案管理的法律、法规、标准；及时制定、修订水电建设项目档案管理制度并组织实施；建设单位要经常对项目档案进行督导、检查和考核，并形成工作常态；建设单位要加强项目档案管理交流，推广和采用先进的项目档案管理经验；建设单位要指导项目档案预验收，组织或参加水电建设项目档案验收工作。②加强对水电建设项目档案的管理。建设单位要建立健全水电建设项目档案管理的规章制度、业务规范和实施细则，明确项目档案管理机构，配备专兼职档案人员，配置专用库房及设备设施，统筹安排项目档案管理工作所需资金，保证项目档案管理有序进行。建设单位要负责水电建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协调，负责项目前期文件、项目过程管理文件、项目竣工验收文件等的收集整理与归档，负责接收项目全部档案，汇总后将有关部分档案向生产运行单位移交；要组织项目各参建单位档案管理交流和培训，组织项目参建单位的档案资料验收和移交工作。③强化对水电建设项目档案管理的监督检查。水电项目各参建单位要明确职责，通力合作，保证项目档案管理工作与项目进程同步。保证项目档案的完整、准确、系统；项目文件材料的形成、收集、整理与归档环节要加强监督，重点检查竣工图的编制与整理；因为档案在项目建设、管理、试运行中的重要作用，建设单位要及时对档案的系统性、安全性做全面评价，及时查缺补漏。建设单位要组织设计、施工、监理等方面的负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收办法》进行监督自检，并形成自检报告。

4 结论

任何事情的关键还是在“人”，只有我们加强所有项目参建人员的档案意识、明确项目档案管理责任人，将项目档案管理纳入项目建设管理程序、工作计划及合同管理中；促使广大干部、职工充分认识档案管理的重要意义，按照“建一流档案，创精品工程”要求，创新思路，强化管控，明确责任，狠抓落实，把新形势下的水电站项目档案管理工作不断推向深入。