新形势下的法院档案管理工作研究

邢晓萌

(山东省临沂市中级人民法院法官培训中心，山东临沂276000)

1 引言

随着科学技术的日益更新，我国生产力发展水平逐步提升，生产关系也发生了一系列变革。现阶段，信息技术在各行各业的应用范围越来越广，不仅可以反映出该单位的现代化工作水平，还对提高工作效率起到了不可忽视的作用。如何把信息科学技术应用于法院档案管理工作也是法院现阶段面临的重点问题。同时，法院应该采取各种措施来加强法院档案管理，保证法律的公正性。

2 法院档案管理工作现存的问题

2.1 法院档案保管方面

由于在档案的保管过程中，法院的档案数量多、时间长且专业性较强，所以很容易出现不同的突发性问题。基于此，档案管理人员需要加强自身的专业技能和素质。就目前而言，许多法院对档案管理人才的要求还有待提升，档案管理人员的档案保管意识与管理能力都处于比较低的水平。

2.2 法院档案利用方面

在实践中，法院档案的使用率比较高，较为频繁，法院档案不仅可以用于法院自身使用，还可以作为执行机关的执行过程与公安机关侦查阶段的诉讼档案。在实践中，由于大部分档案只有一份手抄本，所以法院档案在使用过程中很容易出现丢失问题，如果出现档案丢失的情况，那么法院各部门的工作都会受到严重的负面影响[1]。

3 法院档案管理工作难点与要点

3.1 档案分类方面

在法制社会中，群众的法律意识逐渐提高，普法工作也取得了一定成效。群众在自身权益受损后，一般都会选择法律途径来维护自身的权益。在这样的形势下，诉讼案件数量、档案数量和种类也有所提升。在这种情况下，法院的档案管理人员如何分门别类地处理种类繁多、数量巨大的档案成为档案管理工作的难点。

3.2 陈旧档案处理方面

在实践中，陈旧档案的不确定性比较强，人们很难确定其在案件中的可用性。基于此，在档案管理过程中，法院应该加大对陈旧档案处理工作的重视力度，采取一定的科学技术来保护陈旧档案不受损害，做到区分存放，以免在存放过程中，受到外部或内部因素的影响而遭到损坏[2]。

3.3 档案保护问题

在档案管理工作中，档案保护是最为重要的关键环节。工作人员在档案保护工作中常常面临很多困难。不管是正在发展过程中的电子本还是占绝大多数的手抄本，在档案保护上都有很大的挑战性，电子本存在丢失的可能性，手抄本容易受到毁坏。基于此，法院应该对档案的保护工作给予重视，采取有效措施来加强对各类档案的保护力度。

4 解决问题的相关对策与建议

在实践中，档案工作者承担着很大的责任。档案管理工作作为党和国家的重要事业，也应该充分发挥其应有的作用。为体现法律的公正性，提高法院的办案效率，法院应从以下几方面做好档案管理工作。

4.1 加强电子档案的管理和使用

现阶段，法院在信息化建设方面已经做出了很多努力，许多法院已建立了网站，建成了广域网和局域网，但其功能开发比较有限，大多只包含传送公文发布信息简报、网上宣传等，在网上法律服务功能、政务管理、业绩管理、审判管理的开发和运用方面能力还比较欠缺。同时，法院的档案软件与审判业务软件在匹配度方面还没有完美融合，不能保证在上报材料到档案管理软件的同时办理审判业务，这对案件信息收集工作造成了负面影响[3]。在实践中，法院档案主要由诉讼档案、照片档案、基建档案、声像档案等构成，诉讼档案是利用最频繁且数量最多的一种法院档案。就目前而言，法院应该对文书资料与声像资料等档案文件进行电子化归档，全部保留反映法院工作进程的重要资料，做到电子档案与诉讼档案归档同步。在档案管理系统开发与软件选择方面，法院存在现有系统已有功能不完善、上下级法院各自为战、系统功能不配套等问题。在新形势下，随着法院审判管理现代化水平得到提升，电子档案和纸质档案在保存与运用过程中出现了双向保存的问题，这就对档案管理工作人员提出了更高难度的挑战。从档案资料的调取到归还、从卷宗实体收集到入库存放、从信息归类方式到编排方法，法院都应该对其给予足够重视。在新形势下，法院应及时协调工作中的矛盾，完善办公室具体负责、院长直接领导与各部门协同配合的工作体系[4]。

4.2 更新档案管理工作理念

在实践中，法院档案不只包括纸质档案，还包括实物档案与声像档案。实物类档案具有性质不同、品种繁多等特点。此外，在不适当的环境下，声像档案易损易丢失，且可能导致不可逆转的严重后果。基于此，法院档案管理工作对管理人员的综合能力与综合素质有比较高的要求。在这种形势下，院领导应该在现有发展基础上，提高对档案工作的思想认识，拓宽视野，充分意识到档案建设对法院事业创新与发展的重要性，切实把档案工作提到战略的高度来思考。同时，要想提升档案人员的综合素质，法院就需要邀请上级档案局的有关领导具体指导，组织工作人员积极参与上级法院、档案局组织的业务培训，并学习先进单位的经验，通过这一系列举措来寻找差距、拓宽思路、开阔眼界。此外，法院需要从实践层面加大对内勤、各部门书记员、特别是档案管理网络联络员工作的重视程度，定期组织轮岗培训，提高管理人员的全局意识与业务水平。需要注意的是，相对于传统管理模式，管理人员大多是在做计算机的初级工作，法院有必要通过内部与外部培训的结合，优化现代化管理的技术手段应用水平，打造出职业技能水平相对较高的新型档案管理专业人才。最后，法院应该适当地加强档案管理人员的薪资水平，提高档案管理工作人员的责任意识与积极性。

4.3 增强档案工作的基础设施建设

法院档案记录了法院诉讼活动的全过程。对于档案管理人员综合素质的培训是提高档案管理技术的有效措施。需要注意得是，为提高档案管理水平，法院在抓好软件建设的同时，还需要采取措施优化档案管理工作环境，严格按照标准要求配置设施，注重硬件设施的达标，创造良好的物质条件。法院档案管理信息化工作的展开应该由上级带动下级，逐步开展信息化管理细化工作。需要注意得是，数据库的建设要结合法院运作的实际情况，以更好地为当地法院服务，增加当地法院管理水平与综合竞争力。同时，法院有必要加大对档案管理信息化设备的资金投入，引进现代化的管理软件，提供给管理人员现代化的工作环境，进而促进精细化现代化管理目标的实现，也推动法院的现代化改革进程。

5 结语

现阶段，我国法院对档案管理的重视程度已经大大提升，法院档案不仅是法院研究的重要原始资料也是国家的可贵知识资源。在现阶段的社会大环境下，改善法院档案管理的硬件设施、完善档案管理信息化建设、增强我国法院的档案管理水平等是保障法院长远发展的有效措施。总之，法院应采取一系列科学合理的应对办法，准确把握新形势下档案管理工作的难点和要点，以便提高档案管理工作效率。