办公用品采购供应链管理及问题探讨

宋文殊

【摘要】办公用品的采购，是企业成本支出中必不可少的一部分。企业经营的目的之一就是“开源节流”，对于大型企业来说，办公用品的开支不可忽视，办公用品的采购部分管理是否有效，严重影响了企业的利润。因此，本文对某些大企业进行了办公用品采购链的研究，对其中存在的问题进行了分析，并提出了有效的解决措施。

【关键词】办公用品；供应链；管理；问题

一、办公用品采购供应链集中化管理

近年来，许多大型企业在接待外宾、展会展览、采购用车等方面采取了统一的管理模式，并取得了很好的效果。但由于办公用品种类繁多，各个部门需求不同等因素，还没办法做到集中采购，极大增加了企业的成本，造成了一定程度的浪费。办公用品主要分为高值管理品和低值消耗品两部分。昂贵的用品包括电脑、打印机、空调、投影仪等设备。便宜消耗品包括签字笔、计算器、便利贴、电池、垃圾袋、A4纸等每日消耗用品。这部分日常消耗用品由于每日使用量大，具有不可控因素，肉眼无法体会到它的消耗，但这部分的支出占每年的支出费用相当大的比例。众所周知，每日的办公用品消耗大，很零散，导致其采购频率远远高出其他用品。如果公司不设立相应部门进行管理，各部门各自为政分别采购，大大增加了采购成本。某公司意识到这一问题后采用了集中化管理，由于购买量巨大，跟供应商建立了长期合作，大大降低了采购成本，减少了人力、物力和财力的浪费，提高了办公工作的效率，使企业运转得更加顺畅。

二、办公用品采购供应链管理的规范化

由于办公用品种类繁多，采购频繁，采用办公软件管理，可以极大地提高办公人员效率，减少物品闲置、人员浪费的情况。该公司采用办公管理系统后，使办公用品的采购事宜变得井然有序，效率提高明显，成本节约显著。据了解，该公司的支出成本比之前减少了十几万之多。

（一）开发商的选择。采购部门在采购前对员工的意见进行总结整理，选择统一品牌的办公用品进行采购。在对市场进行了充分调研后，通过招标的方式选择了信誉高、质量好、价格低的供应商。并随之与其建立长期合作的关系，保障了供货的稳定性、时效性、节约性。在降低成本的同时，提升了工作效率。

（二）构建采购体系。企业应该建立开发一套自己的采购系统，在系统中可以随时查询产品的型号、数量、价格、库存。当发现自己所需的办公用品数量不多时，可以及时向主管部门提出审批，审批后由采购部门联系供应商进行订货。这种流水线的工作模式，最大限度上减轻了员工的工作负担，增加了效率，使账目变得透明化。企业可以在流水线的各个采购环节中设置一名主管人员，当下级部门有需求提出申请后，系统可以及时提醒主管部门进行审批，做到各个环节及时化、透明化、责任化，主管可以对审批内容进行检阅，驳回不合理的请求，使办公用的采购更加经济合理，减少不必要的开支。

三、物流供应链存在的问题

（一）订单处理问题。目前许多供应商由于没有相应的系统与企业采购系统对应，无法保证订单的准确性，导致了供应商无法及时供货，供货型号错误，数量不对等问题。

（二）市内配送问题。在市内配送过程中，由于办公用大小不一，在配送上往往会出现协调偏差问题。有些大小材质不同的办公用品一起运送造成部分小件办公用品损坏，影响企业的办公需要。

（三）车队管理。在产品的运输过程中，因无法实施监控运输，有一些急需用品因物流配送等问题往往停滞时间过长，影响了工作效率。

（四）办公用品的存储。办公用品如果不能放在合适的环境中进行储存，经常会出现损坏、质量下降的问题，造成了一部分浪费。办公用品仓库不宜过远，耽误调货时间，影响工作效率。

四、办公用品采购供应链管理的问题解决

根据上述提出的问题，提出相应的措施，解决存在的问题，减少成本开支。

（一）电子设备的及时更新。供应商应及时更新自己的产品目录、图片以及价格等相关重要信息，方便客户及时查阅做出相应的采购调整。供应商可以按季度推出优惠产品，并告知自己的客户。企业可以根据自己的需要，对一些急需产品进行采购储存以免影响工作效率。

（二）供應商与公司实现网络连接。供应商可以尝试与长期合作的大客户实现统一的配货体系，采取网络连接的方式，使订单预定及配送供货一体化，及时满足企业的各种需求，企业可以方便查看订单信息、物流信息。

（三）供应的及时性。许多部门没有前瞻性，到使用时方才想去订货，并且埋怨供应商供应速度慢，不能及时送达。供应商也有自己的苦衷，由于办公用品的零散性，这些货物无法集中存储在一个仓库中，供应商供货时需要从不同仓库调货配送，无法满足企业的急需性，这就产生了企业供应商的矛盾。供应商应该采用联网模式，通过网络进行数据传播，保证库存、供货建设成网络桥梁。企业也应该及时对办公用品的消耗情况进行整理，对于消耗大的产品要特别备注，及时反映给供货商，避免用时方去采购，耽误办公的情况。

五、结语

办公用品的采购是企业中不可忽视的环节，影响着公司的运转效率和支出成本。然而由于其种类繁多，供应商分散等情况，使办公用品采购变得繁琐复杂，各部门分别采购极大增加了成本支出。本次对一家上市公司进行了调研，该企业使用了统一的办公采购系统后，跟原本想比，大大节约了采购成本，减少了人力、物力的浪费，不仅提高了工作效率，而且企业运转更加流畅。

【参考文献】

[1]朱晓萌.办公用品采购供应链管理及问题分析[J].科技创新导报，2016.

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