浅谈办公室在新整合科研院所中的沟通与协调作用

岳晓

【摘要】新整合单位形式上由原来多个单位整合为一个单位，在实质上由旧变新，在这个推陈出新的过渡期间，办公室在新整合院所中的沟通与协调遇到了诸多新的问题和任务，在保证稳定过渡，适应新的发展的同时，也需要处理一系列“不管地带”的问题；一个工作有思想、有原则、有具体方法的办公室显得尤为重要，是保证新整合院所工作能够顺利进行的枢纽。

【关键词】整合；办公室工作；沟通；协调

在科研院所整合期间，办公室是承上启下、沟通内外、协调左右的桥梁和纽带，有效的沟通与协调是做好各项工作的前提与基础，是保证信息及时准确有效传递的关键，是保障各项工作落到实处的必要条件。有效沟通与协调的过程就是多向反馈、综合考量、有机联动、达成共识的过程，积极的沟通与协调能促进上下之间的相互了解，同事之间、各单元、各部门之间的有效配合，从而提高工作效率，避免出了问题无人管、无人问、互相扯皮推诿的状况，确保各项工作的顺利实施。沟通与协调的目的在于各方达成共识，统一步调，完成上级和领导交办的各项任务，解决日常工作中出现的各类问题与突发事件。

一、办公室沟通与协调的原则

（一）办公室工作要服务好领导。在新单位成立的特殊时期，办公室工作要做到领导未谋有所思，领导未行有所动，领导未闻有所知，要有全局观念和大局意识。及时协调相关单位、部门，为领导准备好重点突出、层次分明、内容完备、可资借鉴的有价值的资料和信息，当好领导的好参谋、好助手。

（二）办公室工作要沟通协调科研人员。在具体工作的过程中，要想科研人员之所想、急科研人员之所急，既要坚持原则又要讲究方法，设身处地为科研人员分忧，这就需要与科研人员保持积极沟通、耐心解释、有效协调，真正做到积极、热情、主动服务，成为科研人员的知心人，使他们能够一心一意地投入到科研工作中，高质量、高标准、高效率地完成科研工作任务。

（三）办公室工作要做好部门与部门的沟通协调。办公室要率先改变那种坐等的被动服务为走出去的主动服务，积极主动与各部门做好沟通协调，分析所掌握的各类信息，创新工作方法，为存在的问题提出解决的思路与办法，把问题和矛盾消灭在萌芽状态，使办公室成为各部门的沟通者与协调人。使得部门之间树立起相互信任、相互谅解、相互关心、相互补位的良好风气，让办公室各项工作都能得到其他部门的更多理解和最大支持。

二、办公室沟通与协调的具体表现

办公室承担着参与政务、管理院务、搞好服务的重要职能，在新整合院所期间，沟通与协调工作具体有以下几个方面：

（一）对上级单位、本單位内部以及与外单位的沟通协调。整合时期，办公室积极与上级单位领导和各业务机关沟通，及时上报整合时期的各项工作和动态，编纂撰写本单位《情况简报》呈送上级单位和本单位领导，使上下及时了解整合动态。

在内部，积极与科研部门、各管理部门之间沟通协调。加强与科技人员的沟通和对改革创新认识的引导。办公室一切工作按照四个融合（思想融合、科研融合、管理融合、文化融合）的标准来开展，不利于团结的话不说，不利于团结的事不做，使得整合一体的意识深入人心。

沟通协调也包括与外单位部门之间的沟通协调。办公室工作从外部看则单位的窗口，在组织重大活动或完成重要任务的过程当中往往需要与外单位部门进行沟通协调，这就需要做到有理有节有据有度，在达成意向性的结果前和遇到重大决定时要及时请示自己的领导，达成共识就需通力协作，完成预期目标与任务。

（二）收文、发文、办事、办会的沟通协调。1.收文与发文的沟通协调。收悉的文件要及时与相关部门进行沟通协调，对阅件的文件精神通过沟通及时传达，对办件进行催办和督办，促使各类事项有效执行。内部发文涉及对文件格式、要素、附件等是否规范、准确、完备地审核，发现问题事先征求相关部门的意见，对不符合规范要求的内容进行必要的改动和处理，把问题遏制在发文之前，同时做好督办方面的沟通协调，使得文件的精神得到及时贯彻和有效执行。2.办事方面的沟通协调。领导交办的事项、会议决定事项、各种对外的联系联络、接待工作等方面，办公室都要具体组织相关部门进行沟通协调、贯彻落实，确保政令畅通。3.办会方面的沟通协调。主要指召开会议，从日程安排、时间确定、场地选择、人员分工、会议通知、资料准备、新闻报道等也都需要十分细致、周密地做好各个环节的沟通协调工作，以确保会议的顺利进行，并达到预期的目的。

（三）做好与网络、新闻媒体的沟通协调。新闻媒体有传播速度快、受众范围广、社会影响大的特点，新整合科研院所办公室积极向各大网络媒体和新闻媒体推送关于新整合单位组建进展和科研情况，通过这些网络与新闻媒体的广泛宣传，进一步扩大本单位的知名度和影响力。

三、做好办公室沟通与协调的思考

办公室肩负着保证科研院所内外的联系畅通和工作正常运转的重要枢纽作用。在院所整合过程中，做好沟通与协调工作，才能消除因政策抵触、利益矛盾、职责不清、推诿扯皮而引起的内耗，提高各项工作的整体效能。

办公室的沟通协调能力也直接影响到研究院和领导在科研人员中的形象和认同度。尤其是在科研院所整合期间，沟通与协调工作的重要性更加凸显，要经受住考验，只有做好沟通与协调工作才能把办公室建设成为一个沟通顺畅、协调有力、运转高效、反馈迅速、规范有序、管理科学的办事机构，为新整合科研院所努力开创各项工作的新局面作好保障。endprint