从组织文字资料谈办公室工作的基本功

张媛媛

办公室是办文、办会、办事的主要平台，也是一个公司的形象和窗口，担负着承上启下、联系左右、协调各方的重要责任。任务千头万绪，但没有一件可以疏忽。任何小的疏忽，都可成为大的失误，稍有处理不当就有可能影响全局工作。从这个角度讲，文字处理、协调组织、沟通交流能力都是办公室工作人员的基本素质，是做好办公室工作的基本功。本文从文字资料组织入手，谈一下办公室人员应该具备的文字处理基本功。

办公室是出材料、出思路的地方，人人都应该具备一定的文字处理能力，即使不能成为“笔杆子”，也应该有基本的文字组织能力。从办公室的工作性质讲，工作人员虽然分工明确，但在具体工作中更需要协调配合，尤其是文字资料组织方面，无论是日常的文件初稿撰写、例行的总结报告报送、还是特定时段发言稿件的组织都需要每个人能说之即懂，懂之能写，写之能用。只有具备了这样的能力，才能组织好各类资料，完成既定的工作任务，更好地胜任办公室工作。

一、克服“三个”困难

做好文字处理工作，撰写精品材料，在文字处理过程中，就要从基础做起，切实扑下身子，从心理上克服三个“困难”。首先要克服“躲”的心理，对于初期从事文字工作的人员，开始接触材料撰写时，难免会有畏难情绪，这种情绪不仅会影响写作者的心情，也会影响材料的质量。所以要把材料组织和撰写当作一项平常工作，用平常的心态去对待，不要存在躲避和妥协思想。其次要克服“怕”的心理，有些人员在接到任务初期，因为没有头绪，总是觉得这项工作不好完成或完成不好，从心理上给自己太大压力，反而束缚了手脚，给材料完成带来困难。三是克服“闭门造车”的习惯，有些人员在明确具体材料任务后，习惯于靠经验和想象撰写。在这样的情况下，撰写的材料，思路上难免偏窄，有时也难免出现“假、大、空”的嫌疑，只有充分做好前期调研，改变闭门造车的习惯，才能更好地撰写好材料，展示办公室形象。

二、把握“三个”关键

克服了心理上的压力，材料撰写工作就开了个好头，正式进入思路整理和写作阶段。在这个阶段，要把握三个关键环节。

（一）要注重材料的积累和运用。这是做好文字资料撰写的前提，只有胸有成竹，才会妙笔生花。巴甫洛夫说：“不管鸟的翅膀如何完善，它也不可能不依赖空气飞向天空。”文字写作也是如此，如果没有各种有价值的资料供参考借鉴，靠个人的一己之力是很难写出精品材料的，因为个人的力量毕竟有限，大家的智慧才是无穷的。所以要充分利用好、借鉴好别人的优秀资料。做好材料借鉴，最初的步骤就是在材料收集上下功夫，要根据工作特点有针对性地做好各类借鉴资料的收集整理工作，采用灵活多样的形式，多渠道、多角度、多形式地吸收、归纳和整理对我们工作有帮助的名篇佳句、名言警句、新颖观点，并随时加以分类、汇总，为今后材料的借鉴使用做好准备。在这一环节，尽量做到善于分析、善于归纳、善于综合、善于概括。

（二）要把握好材料的立意和思路。有了广泛的资料积累和知识储备，在组织文字资料时，就要关注整个资料的立意和思路了。立意是整篇文章的眼，而思路则是整篇文章的魂。一篇成功的材料，只有将这两者有机结合，才能表现出掷地有声的分量。要做到有眼有魂，眼魂结合，就需要我们具备良好的领悟能力，在文字资料起草之初就明确这篇文章的中心在哪里，通过怎样的编排布局才能达到最终的效果。那么，我们不仅要明确公司、领导的意图和思路，还要对具体工作有深入的了解，能够把握详细的工作安排和开展步骤，这样才能做到有的放矢，事半功倍。

（三）要把握好材料的思想和主旨。有了前两步的准备，思想和主旨就更加重要了，这份资料要体现怎样的想法，要达到怎样的效果，要实现怎样的目标，都要通过文字进行详细的交代。把握好这一点，不仅需要良好的文字表达和写作能力，更需要对整个事件、整篇材料有清晰的认识，在什么地方要重点着墨，详细说明；在什么地方要蜻蜓点水，一带而过。在材料中分清轻重、把握详略，才能将整篇材料的主旨和思想更为精确地显现出来，材料的意义才能凸显。

三、练好“四项”基本功

要做到以上几点，就需要办公室人员夯实基础，提升能力，逐步提高写作水平。

（一）要加强学习。当今社会知识更新快，获得知识渠道多，如果不注重学习，提高理论和业务水平，就很难将材料与时代背景、行业要求相结合，写出高水平的材料。所以，我們的工作人员要想写好材料，就要根据工作需要，有计划、有侧重、有针对性地学习各类知识，阅读与政策、行业有关的各类材料，提高各类知识储备量。“读书破万卷，下笔如有神”，只有通过大量的阅读和学习，积累各类与写作可能有关的素材，并在脑海中将之分类归纳、整理，为我所用，在今后的写作中才会有的放矢。

（二）要强化实践。在材料撰写中，理论知识的储备是基础，实践能力的提升才是关键，要真正地下功夫，从实际写作中总结经验，在实践中不断提高。要结合行业及公司特点，多听多写，并根据自己的薄弱环节，有针对性地加强练习。文字功底不强就从基本功练起，从写日记、心得练起，逐步锻炼自己写大块头的材料，循序渐进；思路不清晰就从写读书笔记练起，多思多想，多写多练，逐步提高；通过不同的锻炼提升写作水平和驾驭文字的能力，为写好资料提供能力支持。

（三）要善于观察。写好材料，就要站在全局的高度去观察、分析问题，既要善于观察分析宏观形势，又要善于观察分析微观现象；既要善于观察分析领导的言行，又要善于听取员工意见。只有这样，才能将行业发展的大局同公司发展的方向有效结合，将对文件精神的贯彻与实际工作的开展有效结合，将上级制度的落实同日常程序的完善有效结合，并将这些用文字呈现出来。这样写出的材料才会有深度和广度，也才有真正的意义。

（四）要深入研究。写好材料不仅要有较高的文字表达水平，更需要有较高的政策理论水平，要吃透情况、熟悉业务。特别是在撰写跟公司发展及具体业务关联较大的材料时，更要注重调查研究，从基础数据入手，了解数据来源，分析数据形成原因，研究数据背后存在的意义，掌握重点数据的发展规律。如此写出来的材料才会有较强的针对性、指导性和可操作性，避免大而空。

四、避免两个误区

具备了以上的素质，还需要我们的工作人员在材料撰写中尽量避免两个误区。

（一）文字写作能力等于材料组织能力。不是所有的文字都可以归纳成文章，也不是所有的文章都千篇一律。文字写作能力考量的是写作者文字驾驭的基本功。在日常的材料组织中，我们要更多地结合时间、地点、目的、具体事件等方面组织材料，根据材料的类型组织不同的题材。用我们的文字水平，融合具体要求，赋予材料一定的思想性和创造性，实现我们预期的表达效果。因此在日常工作中，不仅需要自己的文字水平过硬，更要求自己的材料组织能力过硬，把自己观察问题、分析问题的能力，融会贯通于文字之中。

（二）写得多等于写得好。虽然说多写是写得好的基础，但如果仅仅追求量的增加，不注重质的要求，材料组织也不会有进步。这其中的质既包括文章结构的构思，也指资料思想的深化。只有充分抓住了文字资料处理的中心实质，再加上工作中有意识地培养、组织、加强，才能写好文字资料，撰写出符合要求的精品材料。

当然，以上所述均从经验和具体工作出发，可能有很多未尽之处，将在以后的工作学习中不断总结、不断完善、不断改进，以期通过系统的收集、归纳，逐步提升个人写作能力及综合水平，为更好地做好办公室工作积极努力。endprint