科研院所档案管理存在的问题及对策

张宁

【摘 要】面对科研院所的转型改制，档案管理必须改变传统的工作模式和管理理念，顺应时代发展潮流。本文通过分析当前科研院所档案管理的现状及存在问题，提出相应对策措施，以实现档案管理创新发展。

【关键词】档案管理；问题对策；信息化建设

中图分类号： G270.7；G647.24 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2018）30-0282-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.125

Problems and countermeasures of archives management in scientific research institute

ZHANG Ning

（Aircraft Strength Research Institute， Xian Shaanxi 710065， China）

【Abstract】Facing the transformation of scientific research institutions， archives management must change the traditional working mode and management concept， and conform to the trend of The Times. By analyzing the present situation and existing problems of archives management in scientific research institute， this paper puts forward corresponding countermeasures to achieve innovative development of archives management.

【Key words】Archives management；Problems and countermeasures；Informatization construction

面对当今军民融合程度深化、科研院所改制势在必行的社会变化，为适应市场化的要求，科院院所需转变管理体制和运行机制，实现从“行政化”管理向“市场化”管理的转变，提高科研院所整体的创新能力和效率，增强其参与市场竞争的活力和能力。科研院所档案管理作为其重要组成部分，也需顺应时代发展潮流，改变传统的工作模式和管理理念，树立创新意识，更好地为企业发展提供档案服务。

1 科研院所档案管理现状及存在问题

1.1 归档意识薄弱，难以收集齐全，利用效能低

由于多年科技管理体制的影响，很多科研人员“重科研，轻档案”的意识突出，缺乏对科研档案归档工作的重视，普遍存在一些现象：（1）重视科研项目的执行完成情况以及科研经费的到位与否，忽视科研资料的收集和归档；（2）基于使用方便和担心知识产权外泄的考虑，没有将自己形成的科研资料进行归档；（3）有些科研项目持续周期长，涉及科研部门较多，缺乏明确的归档负责人和随时归档意识，易出现科研资料难以收集齐全、归档不全的情况；（4）基于绩效考核、职称评定等因素，重视科研项目的成果总结类资料的归档，忽视科研项目立项申请、过程记录性文件和结题验收类资料的收集和归档；（5）基于保密安全管理要求，重视高密级科研资料的归档，忽视内部、公开等科研资料的收集和归档；（6）重视纸质档案的归档，对纸质档案的管理有这明确的制度规定和业务流程，缺乏对电子文件归档管理的具体有效要求等。这些“轻归档”的现象直接影响科研档案的利用工作，致使利用效率低，利用效能不高。

1.2 管理理念滞后，缺乏创新意识

档案管理的外部环境已然发生改变，无论是思想观念、管理模式，还是规章制度、人员构成，科研院所档案管理体系普遍存在应变能力差和发展缓慢的问题。因档案管理工作在科研院所工作体系中多处于非盈利配套服务地位，高层领导对其重视度不高，缺乏对档案工作的明确具体的顶层设计。部门领导则缺乏足够的基层调研和对新方法、新技术的有效与及时调整，更偏重于配套服务科研工作。因收入稳定，岗位竞争不激烈，且职称晋升弱势化，档案人员自我发展意识不强，工作缺乏主动性和创新性。具体表现为：虽然规章制度明确科研档案工作实行“三纳入”、“四同步”管理，但具体落实和执行效果欠缺，导致档案部门地位不高，缺乏话语权；缺少整体化理念，忽视档案信息化建设与科研院所其他信息管理系统的协同化发展，缺少对企业文件数据的充分调研与清理，缺少对档案管理状况的认真反思；虽然引入现代信息技术，但对信息技术功能的整体理解不充分不全面，传统管理模式和库房管控思维严重存在，易形成在档案信息系统再现手工管理模块的现象。

1.3 缺乏统筹规划，档案信息化建设盲目且不充分，影响力低

科研院所基于自身专业特色发展需要，更偏重于科研项目过程控制的信息化建设，对档案信息化建设缺乏总体的认识和定位。尤其在科研院所改制转型时期，不愿投入太多资金进行设备和技术更新，档案人才引进也是滞后，数字档案馆建设有规划有申请但具体落实执行不到位，档案信息化建设存在盲目性，表现为：虽然引入档案信息系统，但缺乏对其使用的具体要求，使得档案信息著录全凭个人经验、报表设计随意更改、分类检索信息不全等，还因购买功能模块不全面/开发利用有限以及与企业其他信息系统融合度不高，导致档案信息管理系统多为文件资料归档后由档案人员利用其开展著录与编目工作，以及处理一些简单的利用服务手续，而无法承担归档流程控制和档案数据资源的挖掘与整合业务，尤其是面对日益俱增的结构和非结构数据，更是突显无力感；片面追求评级考核，档案编研成果质量不高，特色数据库建设盲目追求数据数量，忽视数据质量；档案网站内容不丰富，更新不及时，用户浏览率低，使用不方便；基于保密安全要求，智能档案库房建设流于形式，密集架和库房管理与档案信息系统不能数据共享，这种“数据孤岛”现象直接导致出入库档案信息无法及时获取，需要手工錄入，库房温湿度无法及时反馈和调整，智能库房建设耗资不少但效果不大。除此之外，档案信息化建设缺乏明确的建设目标和具体的建设标准，侧重于购买设备仪器和软件系统等基础设施，忽视建设模式和标准制度等软文化的探索建设，缺乏详实可行的质量控制，使得档案信息化建设发展很不充分，档案影响力不大。

2 促进科研院所档案管理发展的对策

2.1 重视科技档案归档工作，确保资料系统完整

将科研资料完整、系统的归档，实行集中统一管理，是做好档案信息服务的基础。因此，科技档案的归档是档案人员和科研人员的共同职责。档案部门应针对实际情况，制定详细的档案工作规范，为保证案卷质量和及时归档，建议采取以下措施：（1）要求科研负责人在制定项目计划时，向项目组成员布置平时形成积累材料的任务，并指定专人负责本项目材料的收集、积累、整理；（2）各科研分室设立资料管理员，应明确其工作范畴和职责，确保科研室内部所有科研资料归档齐全，保持和档案人员之间的良好沟通联系；（3）归档负责人应随时关注项目完成情况，一个项目结束后的三个月内应完成归档，对于形成周期过长的科研文件，可按阶段、专题、年度归档，避免长期未归档，造成科研资料的丢失以及大量归档文件的杂乱无章堆积；（4）重大科研项目鉴定、评审工作必须有档案部门参加，归档时档案部门应进行审查、验收，并在项目完成验收表上签署意见。科研项目资料归档不完整、不齐全的，在项目评估验收或申报成果奖励时，档案部门拒出已归档证明；（5）加大对档案法律法规的宣传力度和范围，举办档案业务培训，提高科研人员归档意识。

2.2 更新思想观念和管理模式，提升档案管理能力

档案管理要融入科研院所的发展大局，提升管理能力，更好服务科研生产，就必须更新思想观念和创新管理模式。对于高层领导，档案信息化不应是档案部门的一家之事，而是企业信息信息化建设的一部分，必须将档案管理工作与科研院所的科研生产同步进行统筹规划，以实现协调发展，要提高重视度，给予档案管理足够的人财物支持。对于档案部门领导，不能固守一摊，要放眼全局，主动作为，积极参与和文档相关的企业信息系统的研发设计和环节测试，尽早考虑各类信息系统中有关档案管理需求以及各信息系统与档案信息系统的对接融合问题，将前端控制和全程控制真正落实到工作中。对于档案人员，要积极适应全新的外部环境，不断强化专业技能，提高业务素质，积极学习新理念新知识，要有主动创新意识，勇于改进工作方法，探索新的管理模式，将创新落实于实践。

2.3 创新管理模式，加强质量控制，稳步推进档案信息化建设

档案信息化建设是一个系统庞大的工程，不可能一蹴而就。档案部门应在企业信息化建设的大局中把握其建设原则和方向，将其纳入工作计划并设立中远期建设目标，保持持久有效的投入和考核，同时建立用户反馈机制。档案信息化建设必须从实际工作需要出发，创新管理模式，树立精益理念，包括精益设计搭建档案管理系统、精益档案数字化管理流程、精益档案编研、精益档案信息资源整合模式、精益档案管理等。在增加基础设施投入的同时，要积极探索档案信息化建设标准，根据本企业工作特点，制定信息化标准体系和规章制度。同时要加强质量控制，对档案信息化建设中的每个环节进行质量测评，包括可行性分析、预期目标设定、建设过程监管、使用效能反馈评定、维护与更新等方面。

2.4 注重档案宣传工作，提升服务效能

档案管理必须改变过去封闭无作为的思想，主动宣传档案室馆藏结构、业务流程办理、网络检索利用、档案工作动态等内容。要善于捕捉本企业档案管理发展的新亮点、新特点，使档案的宣传由“死”变“活”，具有个性化。通过对档案的广泛宣传，唤起社会公众的档案意识，特别是利用档案的意识，从而扩大档案的服务对象，更大限度地实现档案的价值。另外，在平衡好用户信息需求与档案安全保密的同时，更要注重提升档案知识服务效能，树立开放主动服务意识，不断加强档案宣传工作，以增强档案工作的知名度和透明度，扩大档案影响范围，促进档案信息化建设的良性发展。

2.5 构建新时期档案人才队伍，促进档案管理创新发展

科研院所应树立档案人才意识，结合当前档案理论创新、技术创新、服务模式创新和实践创新等发展变化，通过引进和培养，提升档案工作者的知识、能力、技能和格局，实现档案人才素质复合化、结构合理化。建立檔案工作效益服务机制和科学合理的绩效考核制度，采取多种激励措施，创造学习与晋升机会，提高工作待遇和社会地位，增强档案工作者的认同感、归属感、成就感和幸福感，引导档案人员有责任的发展和完善自己的学术和业务能力，以适应全新的信息化服务模式，满足全方位、多层次、网络化的服务需求。

3 结语

综上所述，科技档案是科研院所最具特色的信息资源，能够反映整个企业的知识积累、技术水平和科研生产能力。因此，科研院所档案管理应与时俱进，拓展新思维，切实发现问题、解决问题，提升档案服务能力，以信息化带动档案管理创新，积极促进科研院所的发展建设。

【参考文献】

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