关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

袁丽

摘 要：档案信息化建设已逐渐成为现阶段档案管理部门的主要工作内容，能够有效提高档案建设的效率。档案工作旨在服务大众，为大众提供方便，因此，为有效提升工作人员服务意识，档案管理部门改良档案建设方式是一种有效的手段。本文对档案信息化建设进行了简述，阐明档案管理及信息化建设的建议及方法。

关键词：档案；信息化建设；档案管理

一、前言

档案是人类社会的宝贵财富，也是一个单位、一个民族乃至一个国家的珍贵记忆，搞好档案工作关系重大。当前，档案管理工作中仍存在一些影响其顺利开展的问题，本文将就此提出自己的对策。

二、档案信息化建设简述

档案信息化建设是指档案管理部门在当今信息技术高速发展环境下，在原有档案管理规划与管理要求不变的情况下，对档案信息资源进行管理与服务的制度建设，进而提高当代档案实用性与服务性。简要而言，档案信息化建设就是立足于档案管理对档案保存的客观需求，加之多元化、多角度融入当今优质信息技术，以期促进档案资源能在社会上得到更科学高效的运用。档案信息化建设主要有以下目标：第一，在信息化手段下，实现档案在存储、信息整合、信息利用的高度统一；第二，在社会发展推动下，实现信息档案管理模式不断发展创新；第三，在当今人们对档案需求促使下，实现档案数字化、网络化；第四，在当今网络资源共享特质下，实现档案信息化内容网络平台共享化。档案信息化建设初级阶段具有以下特征：第一，由于网络平台信息共享，带动了档案信息在网站相关检索功能的开发与利用，而相关检索工程的开发、档案信息大数据的建立，为档案信息化又起到了促进作用；第二，在档案信息化建设初始阶段，人们已发现信息化对档案建设的积极意义，其主要反映在利用计算机对档案内容进行编目以及立卷工作时，不仅能够缩短工作时间，更节省了人力物力，从而起到了节省档案管理投资经费的积极作用。档案信息化建设加速了“数字档案时代”的到来，使人们利用档案内容的手段不在拘泥于单一形式，通过网络档案平台、档案数据库，以及电子档案管理网站的陆续建立完善，使档案拥有更多电子存贮形式，即CD、优盘等电子存储形式，并使档案管理从传统具象档案馆向“虚拟电子档案馆”方向发展。

三、档案信息化建设与档案管理的几点思考

1.提高档案管理工作重要性认识

调查表明，凡是成绩突出、进展顺利的工作无不与领导的重视息息相关。各单位领导应该提高对自身对档案工作的重视程度，充分认识到档案管理工作的重要性，摒弃传统的工作理念和工作方法，将档案管理工作与服务大众、服务中心工作紧密联系起来，加大对档案管理工作的监督和检查力度，促使工作人员改变档案管理工作态度，增强自身责任意识，将档案管理工作当成一项社会事业认真落实。并要求下级工作人员努力完成本职工作。

2.完善档案管理制度，增强制度执行力检查力度

单位应该按照《档案法》及国家档案局新颁布档案行业标准《归档文件整理规则》《会计档案管理办法》等相关法规要求结合实际，尽快制定科学、合理的档案管理制度，并严格监督落实，确保档案管理工作能够有章可循。需要制定的制度包括档案管理人员明确的职责要求和工作内容，档案归档、移交、保管、保密、借阅、利用等内容，这样档案管理人员的操作才能更加规范，才能从制度层面保证档案资料的完整性、安全性，为实现档案的价值提供制度基础。除此，单位要做好档案管理的监督检查工作，对资料收集及时、制度落实到位的部门或个人，应给予一定的奖励；对疏忽大意、履职不力的部门或个人应给予严厉的批评，并要求其尽快整改，避免对档案工作造成影响。

3.提高档案工作相关人员的综合素质

档案管理工作涉及事项众多，工作任务重，专业性较强，档案人员的工作态度、素质很大程度上决定了档案管理水平的高低。因此，档案人员应转变观念，与时俱进，加强学习，掌握更多先进的知识和技术，如档案管理知识、计算机网络技术等，确保此项工作顺利进行。要坚持经常进行自我充电和培训教育，树立持续学习、终身学习观，要积极地通过与同行和上下级的沟通交流，相互学习、相互提高。要自觉落实各项档案管理制度，严格按照相关标准和规范来要求自己，认真做好档案的接收登记、整理归档和借阅审批等工作，主动及时地完成好档案管理任务。在工作的时候不仅要展现自己的专业能力和水平，更重要的是在遵守保密等要求的情况下，提供较高的服务水平和服务意识，最大限度地开发档案的价值，维护档案的真实性、保密性。对单位而言，单位应该在加强对档案人员监督检查的基础上，积极组织档案人员参加相关培训和继续教育，提高档案人员工作积极性和自信心。

4.提升文秘人员的业务素质，对提升档案管理质量有重要作用

由于一些单位的文秘人员与档案管理人员之间的工作有很多交叉的方面，档案人员负责档案材料的保管，而档案材料的收集和整理归纳等工作都是由文秘人员完成的，文书档案管理主要管理的是文书材料，而文书材料的撰写基本上是由文秘人员完成的，文秘人员掌握着大部分的文书档案材料，因此，提升文秘人员的业务素质，才能提升文书档案的管理工作，才能促进文书材料质量的提升。这里主要是要提升文秘人員的档案管理知识，增强归档意识，同时所在单位也要通过定期组织文秘人员和档案人员参加档案专业的继续教育和培训，向全员宣传档案工作的重要性；完善档案管理的考核机制，定期检查并进行考核，这样才能更好地促进档案管理工作的开展。

四、结束语

在信息化建设的过程中，档案管理部门要通过运用实质建设、资源建设、系统应用建设、标准体系建设、人才建设来逐步实现自身建设目标。在未来的发展中，档案管理部门应积极引入创新性建设思路，促进档案信息化建设的全面发展，从而全面提升现阶段的档案管理水平。

参考文献：

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