基层国土资源档案管理工作的探索

刘平

近年来，随着经济社会快速发展，管好、用好国土资源档案，搞好信息化建设越来越重要，淄博市国土资源局临淄分局档案管理工作以《全国档案事业发展“十二五”规划》《国土资源信息化“十二五”规划》为依据，以“构建数字化、网络化、智能化为一体的智慧档案”为目标，通过系统化科学化建设，全面实现档案查阅网上申请、在线审批、按职查询、对点提供和线下查（借）阅相结合，提高了国土资源档案保障能力和保护水平，被评为全省“档案工作科学化管理先进单位”。

1 我局档案工作现状

临淄分局现存11个门类档案，包括：文书、科技、专门（会计、人物、专业）、照片、声像、实物、重大活动档案以及政府公开信息、资料等，门类齐全。各类档案总计约157000卷（件），其中文书档案1500卷（件），专业档案约155500卷（件）（其中，登记发证档案135000卷，建设用地档案1200卷，矿产管理档案135卷，宅基地档案16565卷，其它类档案2600卷），会计档案516卷（册），声像档案192件，实物档案68件，人物档案1件，图书资料180件，重大活动档案及政府公开信息67件，电子档案79196卷（件）。通过不断努力和探索临淄国土资源分局档案管理为全区国土资源管理工作的顺利开展提供了优质、高效、快捷的服务和保障。

2 档案管理的主要方式和方法

1）健全完善规章制度。临淄分局制定《关于规范文件材料归档范围和保管期限的暂行办法》《档案工作责任制度》《档案工作岗位制度》《档案设备维护使用制度》《档案鉴定销毁制度》《重大活动档案登记制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案保管制度》《业务档案查阅、借阅管理办法》等相关档案管理制度，强化落实，档案管理工作水平得到进一步提升。

2）建立管理培训机制。一是每年组织两名专职档案管理人员参加档案专职学习培训，学习档案收集、分类、整理、库房管理、规范化建设、档案的移交、鉴定销毁等专业知识。并协同集中整理文书档案，保证文书档案整理规范和质量。二是邀请市国土局和区档案局档案指导人员对档案管理工作进行业务指导，对各科室、所兼职档案管理人员进行相关法律法规、档案整理规范进行专题培训，演示档案整理操作规程，指导做好整理工作，提高了档案管理水平。三是加强国土所檔案管理。严格档案管理，专职档案员到各国土所进行档案管理知识讲解和指导，了解存在的问题，积极协调、帮助各所开展好档案整理和管理工作，从源头上提升档案整理规范。

3）严格执行查阅、借阅档案程序。为保障档案查询规范化，严格按照分局《业务档案查阅、借阅管理办法》执行，履行档案借阅、查阅审批程序，受理原始档案资料借阅、查阅业务。同时积极配合分局各类重大事项和急、难任务办理，保证流程准确执行的情况下，及时为各部门统计报表等工作提供准确案卷资料。

4）认真做好档案交接。国土资源部门档案主要是业务档案，业务档案均由业务责任部门负责整理，搞好交接，保证档案规范移交十分重要。每年分局都对局属各单位和机关各科室整理好的档案，及时严格按照程序进行接收。案卷移交做到档案装盒，纸质档案、案卷目录、电子目录、工作台账、同时移交，档案室和各移交单位双方签字，认真负责。通过定期督促各科室整理资料，及时移交，保障了档案的真实性防止了档案资料遗失或泄密。

5）扎实做好档案管护。为确保档案管理安全，一是做好档案室整理、标签制作张贴和目录整理工作。二是完成阅览室的整理和制度上墙工作，为保障所有档案不出档案室提供了场地支撑。三是在新档案室投入使用后，换装了防爆灯管、加装了空气消毒机、除湿机、防磁柜、灭火器等相关设备，达到了省档案工作科学化管理先进单位标准。开展室藏档案数字化扫描。

3 存在的问题

1）档案管理人员专业水平不够高。从目前来看，档案管理人员都是国土系统专业型人才，缺乏专业的档案管理人才。

2）档案扫描工作没有形成机制。目前我局已对2014年产生的纸质档案形成了电子版，但2014年后产生的档案还没有扫描。

3）不动产登记发证资料档案形成不够及时和完备。目前我局登记发证资料在前期已经进行了扫描或高拍仪拍照，但不能从登记发证系统有效归入档案管理系统。

4 建议和对策

1）加强档案管理人员队伍建设，不断提高人员素质。档案管理人员队伍建设是国土资源档案管理工作规范化、科学化的保证，要加强国土资源档案管理专业人才的培养，努力提高国土资源档案管理人员的知识水平和管理能力。要有计划地开展继续教育，通过培训、自学等方式努力学习档案管理相关知识，提高档案管理人员的综合能力，同时要科学、合理地引进一批年轻的档案管理的专业技术人才。

2）全面提高档案管理水平，形成档案数字化长效机制。在抓好档案基础工作的前提下，着重提高档案管理的科技含量。及时配置不断更新档案现代化管理所必须的办公设备，充分利用现代化技术，探索对国土资源档案进行扫描、光盘存储管理等新的办法和有效的机制。把档案扫描工作列入局年度工作计划，每年申请相应经费，对新产生的档案进行数字化扫描，保障各部门档案不定期产生，但能够定期形成数字化档案。

3）统一加强信息系统建设，完善档案归档有效机制。要加快档案信息电子化建设进程，充分利用计算机存储、网络、计算的功能，加快档案信息系统建设。同时使其具备和不动产登记系统之间的数据借口，通过不动产登记申请材料的扫描，在完成土地登记后，可以直接生成电子影像档案，同时形成纸质和电子档案数据。

4）推进依法治档工作。利用多种形式，有针对性地加大对《档案法》等档案法规的学习和宣传力度，把依法治档工作贯穿到档案管理工作的各个环节。