房管档案整理和数字化外包安全问题及对策

沈扬

摘 要：随着房管业务范围的不断调整和房地产交易数量的不断增加，给房屋管理局带来了巨大的机遇和挑战。随着档案信息化进程的不断发展，对档案数字化提出了更高的要求和标准，房屋管理局要想在激烈的竞争中占据一席之地，就要对档案进行不断的管理。由于档案整理和数字化的任务比较繁重、人手也比较紧张，大部分相关部门会选择业务外包的形式，虽然在管理上具有一定的创新，但是客观上根依旧存在一些问题，造成了非常严重的安全隐患。因此，本文对房管档案整理和数字化外包的安全问题进行了认真的分析与研究，并提出了具有针对性的解决对策。

关键词：房管档案整理；数字化外包；安全问题；对策

目前，科学合理的档案管理工作不仅可以有效提高房屋管理局工作效率，而且也能够在一定程度上推动房屋管理局的文化建设、经济建设以及日常工作的顺利进行。因此，房屋管理局要顺应时代发展的潮流，不断调整工作方針，同时也要加大对档案的管理力度，并在实践的过程中积极创新与改善档案管理的方法，不断缓解档案行政管理部门档案管理的压力和负担，为相关部门获取最大的经济效益和社会效益奠定良好的基础。

1 房管档案整理和数字化外包安全问题

1.1 房管档案部门安全责任意识有待加强，监管措施尚需完善

近些年，房管系统档案管理部门对相关机构进行了有效的调整，由于房管业务范围和工作量的迅速增加，档案管理的人力资源也逐渐缺乏，使一些具有专业性的人才逐渐流失，在档案安全管理的过程中出现了落实不到位的现象。在当前形式下，在房管系统档案业务外包中，监督和管理制度还不够完善，有待加强[1]。外包主体单位严重缺乏安全责任意识和保密意识，同时也没有建立健全的安全管理体系。除此之外，在其他调查中发现在承包单位的选择上、合同的管理上、规章制度的建设上等都存在严重的漏洞，需要对其及时的进行改进和完善，做到防患于未然。

1.2 相关部门没有充分的认识到档案管理工作的重要性

目前，虽然我国房管档案管理已经形成了网络格局，但是其中一部分的档案管理人员以及相关工作人员没有认识到档案管理工作的重要性，而且单纯的认为档案管理工作就是机械化的对信息进行抄录和保管，对于相关部门的长远发展以及经济利益没有直接的关系，从而忽视了档案管理工作。

1.3 档案管理水平较低

据调查，大多数的档案中介机构从事的一线操作人员都不具有一定的专业性，缺乏对档案整理的要求和标准，在加上这些档案管理人员没有经过专业的培训与指导，严重缺乏专业的档案管理知识以及熟练的业务能力，甚至还有些工作人员不具备从业资格[2]。因此，档案管理人员在对档案进行管理、归纳和装订的过程中严重缺乏操作的规范性，保密意识也非常的薄弱，缺乏对档案实体保护的认知和能力，使得其档案管理水平的逐渐低下，给档案留下了非常严重的安全隐患。

2 加强房管档案整理和数字化外包安全的有效对策

2.1 数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理

第一、档案数字化在加工过程中一定要使用档案部门所提供的专业设备，除此之外，还要使用数字化服务机构设备，档案部门要对其进行设备的安全性进行全面性的检查。

第二、档案数字化在加工过程中，对于设备软件的使用尽可能的要使用国产并具有正版的软件。对于数据安全与网络监控软硬件要选择国家安全认证的国产品牌产品。除了一些必要的操作系统、杀毒软件等，档案数字化加工计算机不可以擅自安全加工不存在联系的软件。

第三、档案数字化过程中对于所使用的移动存储介质和刻录设备要由档案部门专业的工作人员进行保管，并对其实际情况进行详细的记录和分析[3]。对于档案数字化的成果要非常注重，对结果进行拷贝和刻录的时候一定要进行集中操作。档案部门要选择专门的工作人员对移动存储介质的数量进行清点，数字化服务机构如果完成拷贝或者是刻录的数据介质一定要及时将其交给档案部门的相关人员并在第一时间做好办理的交接手续。

2.2 健全制度，完善机制，制定切实可行的操作规范

在安全管理的过程中规章制度起着决定性的作用。只有利用科学完善的规章制度和科学合理的业务流程才可以建立健全监督管理机制，保证档案外包服务单位可以在执行的过程中可以按照规章制度进行执行，保证相关成员可以严格的约束自己，使项目任务可以在安全的状态下顺利开展。由于各个行业的专业档案都具有一定的差异性，所以房管系统档案管理部门顺应时代发展的潮流，着眼于行业的实际发展情况，根据档案业务外包在实践中所体现出的具体问题，从多个方面进行入手制定具有针对性的相关制度，可以在很大程度上建立保障档案的相关制度。发包位需要在正式开展之前，根据房管专业档案的特点和项目的实际需求，并根据实际情况制定档案业务外包服务安全的相关制度[4]。例如：《安全保障工作实施细则》可以在实施过程中降低风险的发生频率；安全培训制度，加强对工作人员的培训和指导，可以提高相关人员的安全责任意识和工作人员的专业知识和专业技能水平。

2.3 重视档案管理的作用，加强工作人员的素质教育

在我国经济发展的新时期，外包公司要想长远的发展，首先就要重视档案管理作用的重要性。首先，设立专门的培训机构，对管理人员进行专业知识的培训和指导，加强他们的学习，另外，外包公司要不断加强对档案管理人员的组织教育，通过定期的培训与学习来提高档案管理人员的业务能力以及专业素养；其次，为了提高管理水平，外包公司要加大宣传力度，增强档案管理人员以及相关工作人员的档案管理意识，要使相关的管理人员将工作全面的落实，从而提高管理人员的责任意识，对相关工作更加的了解和认识，避免出现不正确的管理行为。档案管理人员还要根据相关的法律规定，对档案进行规范性与合理性的管理，始终贯彻《档案法》，并以此为法律依据。最后，制定健全的激励机制和考核机制，可以在很大程度上是提高管理人员对工作的主动性，充分发挥他们自身的职能作用，优化管理方式，并在激励机制的作用下激发管理人员的积极性，提高自身的管理水平，并且也可以为相关部门的重要决策提供有价值的参考，为相关部门的可持续发展奠定良好的基础。

2.4 加强业务建设，提高档案管理水平

房管档案管理部门在日常的工作过程中可以收集并储存大量的信息与数据，从而在一定程度上提高了档案管理的准确性与科学性，并且也可以为外包公司长远的发展规划以及重要决策提供有价值的参考。档案管理的收集工作主要包括的内容都非常复杂，多种多样，可以在很程度上保证档案资料的原始性。档案的整理工作以及档案管理工作的相关原则与方法，通过把一些繁杂的资料信息进行系统化的处理，并进行分类整理与归档，为日后的查阅以及保管工作提供了极大的便利。

3 结束语

综上所述，房管档案管理部门在日常管理工作中最重要的一部分工作就是对档案进行管理，在新形势下，档案管理对于房屋管理局的发展规划有十分重要的意义。因此，房管档案管理部门一定要重视档案管理工作，加快档案管理的制度规范化建设，对档案整理和数字化的全过程进行有效的监督和管理。加大安全设备的投入，加强对员工的培训和指导，激发员工的潜能，提高员工专业的技术和综合素养，使房屋管理局可以朝着规范化、制度化、现代化的目标前进。

参考文献

[1]滕勇华.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].青春岁月，2018，（8）：490.

[2]刘易敏.充分认清民生档案的特殊性和重要性[J].办公室业务，2017，（3）：134. 、

[3]徐晶.新形势下漫谈房管行业党建工作的发展前景[J].现代企业文化，2018，（8）：47-48.

[4]刘璟怡.房管局档案管理在文化软实力发展中的创新[J].青春岁月，2017，（23）：474-474.