基层国土资源档案数字化前整理的实践与浅析

刘慧娟

随着经济与技术的飞速发展，国土资源档案管理已经由纸质时代向数字化时代迈进，逐步实现了从档案实体管理向档案信息管理、从纸质档案存储保管向档案信息利用服务的转化。国土资源档案专业性强，它承载着国土资源系统的过去，为现在工作所利用，更能美好地规划自然资源的未来。档案数字化前整理是数字化过程中一个非常重要的前端环节，是数字化高质量的重要保证。现对国土资源档案数字化前整理结合工作实际进行浅析。

自2014年起，我局开始大规模开展库存纸质档案数字化工作，通过系统化科学化建设，全面实现了档案查阅网上申请、在线审批、对点提供和线下查借阅相结合，为全区国土资源管理工作的顺利开展及社会各界对业务档案的正当需求提供了优质、高效、便捷的服务，被评为山东省“档案工作科学化管理先进单位”。档案数字化前整理是以纸质档案为工作对象，既要遵循传统纸质档案整理的特点，保留以往管理痕迹和档案实体内部的逻辑秩序，也要与数字化管理、存储、转换及利用等需求相衔接，保证数字化成品的品质，因此，数字化前的纸质档案整理直接决定了数字化加工成果的质量。针对国土资源专业档案量大但相对规范的特点，我们提前谋划，在事前、事中、事后各个环节控制和协调，保证数字化加工成果的高质量。

1 事前考察，预设问题，准备充分

1）及早着手，考察学习，预设问题，拿出方案。通过外出考察学习，汲取经验教训，预设问题。如：数字化前档案及数字化成果的安全保密问题、数字化前档案整理问题的纠正及技术处理、数字化成果的质量及挂接等问题一一罗列，拿出解决方案。

2）组织培训。组织专职档案管理员、各科室兼职档案员和数字化施工操作人员，到档案局专门学习档案数字化工作注意事项、技术处理、安全防护、工作流程等，有效保障了档案数字化工作的有序开展。

3）专门设置安全作业地点，在作业点安装摄像头，对工作场景进行全时录像，专人监管，有效防止了档案数字化过程中实体档案丢失损坏、泄密等情况的发生。

4）建立健全《数字化档案工作制度》、《人员管理制度》、 《数字化现场管理制度》、《保密制度》等，规章制度的完善保证了档案数字化前档案整理工作的规范化。

2 事中全程跟踪，问题及时解决

1）按照“边整理、边修改、边录入、边使用”的原则，既保证了数字化前档案整理的质量和安全保密性，又保证了档案查阅、借阅等正常工作的有序进行。专职档案员、档案产生科室兼职档案员交替靠上，随时与施工操作人员保持沟通，有问题能够既时发现、既时解决。

2）数字化前档案整理中存在的主要问题。在对数字化前纸质档案以卷盒为单位逐卷逐件进行检查核对时，发现存在的主要问题有：纸质目录中与实际档案信息不符，如跳条、缺条、题名不正确，责任者、文号、成文时间不准确等，这些问题的存在，直接关系到档案检索的效率和准确性，如果不加纠正、错误录入，会导致数字化档案利用时检索不到，降低利用效率；案卷存在跳页、重页、执法监察档案中卫片现状图后期插入未编号等编页问题，如果使用中出现档案遗页问题，会难以及时发现；原始档案有破损、字迹扩散等现象，特别是80年代的档案，受入库时间长，保管条件不善，以及所用纸张和书写笔不规范等影响，较少数档案存在；原始档案由于人为疏忽，在档案中混入订书钉、曲别针、大头针等金属氧化物，生锈的档案装订物已经对档案造成了损害，极少数档案存在；执法监察档案中存在卫片图斑号不同，被处罚单位是同一单位，造成的同卷等易混淆问题。

3）数字化前档案整理问题的纠正及技术处理。由于国土资源档案的专业性很强，各科室对卷宗内资料排序的具体要求各不相同，为了提高整理的准确性，我们提前与档案产生科室对接，档案产生科室派兼职档案员在时间段内靠上，采取不同的处理方式解决实际问题。纸质目录中与实际档案信息不符，如跳条、缺条、题名不正确等情况的，采取更正后纸质目录重制的方法；对责任者、文号、成文时间不准确等情况，进行修改纸质目录；如果页码混乱是由于早期装订错误造成的，则按正确页码顺序对实体档案重新调整；如果确认是档案页码错误，根据 ?纸质档案数字化技术规范? 等的要求，对整卷档案重新编制新的页码，纸质目录重制；档案存在破损、污染等情况的做好备考记录，同时对档案进行技术修复；对字迹褪变扩散的档案进行稳定恢复；原始档案内有订书钉、曲别针、大头针等金属氧化物的，予以剔除，但不得对档案原件造成损害；执法监察档案中存在卫片图斑号不同，被处罚单位是同一单位，造成的同卷等易混淆问题的处理：通过与档案科室的有效沟通，弄清该宗地系违法占地时间不同，造成卫片图斑相邻，但属同一公司的情况，而且在执法监察工作中省厅是按照卫片图斑号进行调卷检查的现状，遵循“保持文件之间的历史联系”、“必须便于保管和利用”的原则，两卷都予以保留，对于类似情况，进行原卷、电子目录、档案盒、档案数据库挂接时专门备注和标注，以便于区别使用。

4）施工单位综合自检。施工单位在将档案实体、纸质档案目录、电子档案目录及电子图像数据等送交检查验收前，对加工成果进行自检，自检有效地提高了数字化前档案整理的准确率。

3 事后严把成果验收关

成立专门的档案验收工作小组，对数字化前纸质档案技术处理不规范、发现的问题未及时纠正、装订不标准、电子扫描件模糊、错扫、漏扫、变形等发现的问题，及时提出整改意见，督促施工单位尽快解决。派专人不定时抽查，每周一次大检查，分批次对数字化前档案及数字化成果进行严格审核验收。

通过对档案数字化前整理的事前、事中、事后全方位、全程的管理，层层把关，从源头上保障了档案数字化成果的高品质，为国土资源档案信息完整准确地传递共享，方便快捷地利用，打下了坚实的基础。

随着国家机构改革的落地，多部门职责整合到新的自然资源部，统筹地山水林田湖草矿系统治理，统一行使全民所有自然资源资产所有者职责，意味着多部门档案资源的整合、新档案种类形式的产生。围绕党的十九大报告提出的“在本世纪中叶建成富强民主文明和谐美丽的社会主义现代化强国”重大战略目标，档案作为信息的重要載体，必然要应势而动、乘势而为，加快档案工作转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化，实现档案的现代化社会服务功能，呈现在利用者面前的数据将由“档案”逐步变化为“信息”与“大数据”。

总之，档案数字化前整理是一项长期而又复杂的任务。在新时代，自然资源的兰台人立足当前、放眼未来，把握巨大的发展空间和机遇，将既有的知识技术体系及时融合创新，一定会在新征程中勇立潮头、大有作为。

参考文献

[1]张学干，刘虎，马学刚.浅谈纸质档案数字化前整理中的问题及处理方法[J].山东档案，2017（2）.