执法单位文书档案管理效率的改善措施

段冬杰

摘 要：很多执法单位的发展历程和发展记录都记录在文书档案之中。作为执法单位档案管理中重要的组成部分，文书档案管理对于执法单位而言有着极其重要的意义和作用。本文就提升执法单位文书档案管理效率进行探索和研究，寻求有效改善方案。

关键词：执法单位；文书档案；管理效率

文书档案管理已经不是一个新的话题，任何单位都有着十分丰富的档案资料，执法单位更是记录了本单位党务，行政执法等等各类活动。在维护人民利益，维护社会和谐方面有着必不可缺的作用。关于执法单位的文书档案管理工作，笔者认为依旧存在着一定的不足之处。本文就执法单位文书档案管理工作之中的一些问题进行具体分析，以求获得一些解决方案。

1 文书档案管理的问题

笔者通过多年的观察分析发现，执法单位文书档案管理工作虽然有了一定的改进，但是，依旧存在着管理人员能力得不到保证、管理制度依旧存在欠缺、整理环节不规范、档案编研工作不到位等问题。

1.1 管理人员能力得不到保证

在实际工作中，很多执法单位档案管理人员都并非专业的文员，没有专業的档案编辑管理知识，现代化知识管理理念欠缺，这个问题也是执法档案管理工作之中的老问题了。文书档案管理顾名思义就是对执法单位的档案进行整理，归档。这个工作是十分枯燥乏味的，没有任何创新性，使得管理人员的工作兴趣低下，很多年轻人对于这种工作也是很难接受的，这就导致了管理人员老龄化现象不断加深，文书档案管理得不到创新。同时，文书档案管理人员的工作地位不高，很多时候没有一定的实际权力，这也就导致了文书档案管理效率低下，阻碍严重。

1.2 管理制度依旧存在欠缺

就执法单位文书档案管理工作而言，单位文书与档案管理工作联系并不密切，实行文书岗位与档案管理岗位的工作人员没有得到统一的培训，服从意识较差，不能够很好地符合管理的要求。另外，文书岗位人员的管理制度也依旧不明确。因为文书档案编辑管理工作本就是一个无法确定量的工作，很多时候，工作人员只是打卡上班，不能够全身心的投入到工作之中，这也就导致了执法单位的文书档案归档工作效率低下。

1.3 整理环节不规范

单位的文书档案管理工作是收集整理的工作，这不仅仅是需要依靠在职文员的，还需要依靠执法单位各个部门都能够进行有序的配合。但是很多时候，员工对日常工作中产生的文书资料进行长久的堆放，然后再一起去归档，这就给单位的文书档案管理工作带来了困难。另外，文书档案编辑人员与其它部门人员区别办公，沟通极其不方便，这样会导致文书档案管理编辑部门的工作变得十分麻烦，很多档案只能归档部分，待相关工作完结后才能补齐，这给文书档案编辑管理工作带来了极大的不便。

1.4 档案编研工作不到位

笔者通过调查发现，档案编研工作依旧不够优化。档案管理工具的开发于利用都相对较低。专业化人才体系建设不到位。单位档案管理工作未能充分利用编研手段，无法细化档案种类，进行档案的一体化管理。很多时候，事业单位的档案都是成堆的，检索效率依旧较为低下，不能够给人一种一目了然的感觉。此外，事业单位的档案也是十分繁琐的，档案归档、分类都离不开每一个员工的努力和细致，这给事业单位的档案管理工作提出了新的挑战。另外，新老编研格式的不统一也给后期的档案总结工作带来了巨大的问题，造成了巨大的资源浪费和人力物力的浪费。

2 文书档案管理效率低下的解决方案

很多时候，文书档案管理工作效率低下是可以避免的，笔者认为可以通过加强各种制度的制定和各种标准化模式的制定，来提高执法单位文书管理效率。以下，笔者通过大量的文献调查和思考，探寻出几种具体解决方案以供参考。

2.1 提升管理人员能力，内提外招

笔者认为，想要从根本上提升执法单位文书档案管理工作效率就必须提升内部人才的专业素养。很多时候，执法单位的内部档案管理人员并非文员专业，这给工作的推进带来了阻碍。执法单位可以进行外招，一方面可以有效地防止老年化，另外一方面，引进先进的文书档案管理方案和策略，能够有效地提升文书档案管理效率。文书档案管理工作虽然较为枯燥，但是采用轮班制或者轮换制，员工也是能够接受的。在进行人员招聘的时候，可以侧重于倾向这一专业的人才，并且需要具备一定耐心和良好心理素质的人才。定期对于本单位入职档案管理人员进行信息化培训或者是档案管理培训，不断提升员工实力。

2.2 建立科学的管理机制，提升信息化程度

建立一套科学合理的档案信息化管理制度对于档案管理工作是十分必要的。要让每一个人分配到具体的工作和目标。一定要加强档案管理的制度建设，追责到个人，只有这样，员工才能够更为积极主动的工作。信息化时代下，档案管理需要集中统一管理。不能像以往一样分散在各处进行管理。可以将各个部门的档案资料上传到统一档案资料库之中，如果有需要再从资料库之中进行调阅查询。这样更加方便了档案的管理，也减少了人力、物力、财力的浪费。要加强集中管理力度，建设一个系统，避免重复浪费，提升中央系统的软硬件能力。

2.3 优化文书档案的整理环节

执法单位文书档案管理工作追其本质就是收集与整理的工作。只有加强收集的效率和能力，才能够更好地提升整理的能力。笔者认为，可以建立文书档案管理工作群，将所有节约档案的人员拉近群里，加强各方面的实时沟通，方便文书档案管理工作的高效进行。同时，文书档案管理工作可以与其他部门积极配合，在进行沟通的同时将文书档案划分到具体的范围，这样也能够方便其他部门人员及时进行归档工作。同时，针对于档案外借或者登记的情况，执法单位可以制定明确的规定，档案外借第一时间归还，不得集中归还，不得进行堆放。这样，档案的收集工作也就能够变得轻松了。执法单位对于档案要在第一时间进行归档，二次使用必须进行登记，不得口头外借，口头登记。做到证到，档案到。

2.4 标准化登记，做好编研工作

要想有效的提升档案管理工作效率，做好编研工作是档案管理的基础。无论是未来的信息化档案管理平台的建设还是前期档案的总结管理，都一定要有一个具体的模板进行管理。只有这样才能够做到高效率利用。例如可以采用固定框架，增加检索方式，这样才能够让执法单位的工作人员更加方便的进行档案的调动使用。同时，细化档案种类、档案目录也能够很好的促进档案管理工作高效进行，这样不仅能够让管理者一目了然，同时还能够进行集体编辑，集体整改，大大的提升了档案管理效率。利用编研手段，能够使得档案管理工作变得更加方便和容易。尤其是在执法单位，档案十分繁琐，只有将档案归好档，做好分类，才能够让使用者快捷的寻求到自己所需要的文件。这也需要档案管理工作者不厌其烦的做好细化，分类，管理，更改，只有不断地更新才能够更好地进行档案的利用和管理。

3 结束语

总而言之，要想提高执法单位文书档案的管理效率，必须从思想，从行动，从制度上做到彻底规范，做到标准化建设。只有这样，才能够推进档案管理信息化进程，进一步推动档案统一管理工作，才能够使得档案发挥其应有的作用。

参考文献

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