档案数字化的质量及安全保密管理探析

叶淑仪

摘 要：随着当今社会信息化时代的到来以及人们生活节奏的日益加快，对提高国家在档案管理方面的效率，相关单位加强了对数字档案的建设和管理。档案数字化是数字档案的一项基础性工作，从很大程度上提高了档案管理的利用效率，但是随着人们安全意识的不断增强，关于档案数字化的质量及安全保密管理成了当今社会普遍关注的问题。下面，本文就结合档案数字化的相关内容，着重对其质量和安全保密管理的实现途径进行具体分析。

关键词：档案数字化；质量控制；安全保密管理

随着全社会信息化时代的到来，对档案信息进行数字化管理，也成了档案管理发展的必然趋势。较之以前的传统档案管理，档案数字化在计算机技术和网络技术的辅助下，很大程度上实现了信息资源的共享，提高了信息搜索和获取的效率，但随之而来的对档案数字化质量和安全保密性两方面的控制管理也引起了社会的广泛关注。加强档案数字化质量和安全保密性方面的管理，是今后档案管理部门工作的重中之重。

1 档案数字化简介

档案数字化是一种新型的档案管理形式，在本世纪进入发展的高峰期。它借助计算机和扫描仪等先进技术，能将文字、数据、图片、影像等信息，输进数字化的档案库，这样就实现了对档案信息数字化的转换。

依据档案内容的不同，实现对档案的数字化转化主要有五种途径，一是利用多媒体技术对音频和影像档案资料进行采集，二是利用扫描仪对纸质的档案资料进行扫描，三是利用数码相机对图片等档案资料进行扫描，四是三维立体扫描，五是利用拷贝片进行扫描。将扫描的数字化档案存储到专门的数字档案馆，就可以实现对档案资料的分享，很大程度上提高了档案服务的利用效率。

计算机网络技术在促使档案管理数字化的同时，也产生了很大的安全隐患，这其中包括计算机技术上的漏洞和档案管理人员计算机操作上的失误。为了防止不法分子利用这些漏洞对档案资料进行破坏或偷窃，必须建立起完善的档案数字化管理制度，并且对档案管理人员的技能进行培训。下面，本文就对档案数字化在质量和安全保密两方面所应采取的措施进行具体分析。

2 对档案数字化实行质量管理的途径

档案数字化的质量管理，主要是指在对档案信息进行数字化转化和管理的 过程中，要从各个环节保证工作的质量，例如选取恰当的进行数字化转化的方案和软件、对档案管理人员专业技能和工作素养的考核等。只有对每个环节的潜在威胁进行控制，才能实现对档案数字化管理的质量控制。

2.1 建立完善的管理制度

档案数字化管理的提出主要是基于当今社会各领域信息化时代的到来，在这个大的时代背景下只有实现对档案的数字化管理，才能跟上社会发展的步伐。档案数字化的建设开始于上世纪末，随着管理技术的不断成熟，相关部门对档案管理制度的建立和完善也必须提上日程，只有这样才能保证档案数字化的工作效率，才能达到计算机和网络技术应用的效果。

建立和完善档案数字化管理，必须严格遵守国家制定的统一标准，主要有质量标准、操作规程、数据设置方案、验收规格等各个方面。只有严格执行国家的统一标准，才能在档案信息提取和分享时，不会出现格式或内容设置的错误，也才能最大程度上保证工作的效率。所以，对每一个档案数字化管理库来说，只有建立国家统一的标准，才能做到有章可循。

2.2 建立健全的责任制度

要想实现档案数字化管理工作有条不紊地运行，在建立和完善管理制度的同时，还必须健全责任制度。由于档案数字化是一项复杂且系统性较强的管理工作，基于它的工作性质，在具体的管理过程中，各个环节都不可避免地会出现一些非技术性失误损失，也就是管理人员因为工作失误所造成的损失。对这些损失的造成，必须追究相关责任，为了避免产生不同部门的管理人员相互推卸责任的情况，必须建立责任到人的规章制度，这样就能实现只要失误或事故一发生，就能将责任具体到某个人。这样的责任制度的建立，很大程度上提高了工作的效率和管理人员工作的准确性。

2.3 建立健全的检查验收制度

建立健全的检查和验收制度，对各个环节的信息进行细致检查，是确保档案数字化质量的一个重要环节。对档案信息进行数字化转化，是档案数字化的基础性工作，只有档案信息在输入和扫描的过程中不出现失误，才能保证后续工作的准确性。从某种程度上来说，对开始环节档案数字化的检查和验收，是实现档案数字化的关键一步，只要这一环节的质量能过关，那么在对档案进行利用和信息查询时就不会出现原始信息有误的现象。

2.4 建立完善的奖惩制度

奖惩制度与上文提到的责任制度相似，都是要将档案数字化工作中的责任具体到相关个人，不同之处就在于，奖惩制度会对表现良好的工作人员进行奖赏，也会对表现不好的管理人员进行惩罚。这一制度的建立和完成，能加强管理人员之间的相互监督，能更好地督促工作人员认真工作。档案数字化是一项很具实践性的工作，由于在国内开始的时间不长，所以其具体的管理和操作经验还必须由管理人员在日常的基础性工作当中认真地摸索，并在此过程中进行相关经验的总结和相关技术的改进。所以，在这个过程中，如果有奖惩制度作为动力和警戒，那么管理人员在提高工作效率的同时，还会保证质量的提高。

3 对档案数字化实行安全保密管理的途径

档案数字化的安全保密管理，主要是指对档案的实体资料、档案数据库的数据信息进行安全性和保密性控制，要防止出现实体资料损坏或是数据库信息泄露的情况，这对档案管理人员的要求非常严格。下面，本文就從增加对档案数字化管理人员的培训、建立健全的技术保障措施、完善管理制度这三方面对加强档案数字化的安全保密管理进行具体分析。

3.1 增加对档案数字化管理人员的各方面培训

档案数字化管理工作是一项复杂的系统工作，为了实现对档案信息的保密性控制，必须加强对管理人员的各方面培训。第一，档案数字化虽然实现了对档案信息的数字化转化，但是在进行数据输入、图片扫描或是影像资料拷贝，以及后期的信息管理时，还是需要进行人工操作，所以，加强对档案管理人员的专业技能、计算机操作技能培训就很具必要性。第二，由于档案数字化管理是一项对保密要求特别严格的工作，档案管理部门在组建管理队伍时，必须加强对管理人员信息保密方面的安全教育，提高他们的保密意识，并将其作为自己的职业操守。第三，由于档案信息有可能涉及到涉密信息，所以管理人员必须学习档案安全性保密方面的规章制度，从各个环节做好对档案工作的保密性工作。

3.2 建立健全的技术保障措施

档案数字化的实现主要是建立在计算机技术和各种扫描技术发展的基础之上的。随着计算机局域网的开速发展，计算机网络安全问题也受到越来越多的关注。基于档案信息安全保密方面的特性，加强对档案数字化的技术性保障也就极具必要性和迫切性。档案数字化最常用的技术保障措施是计算机加密技术，它的作用主要有两方面，一是公开秘钥的使用，可以保证档案信息在局域网内传送时，信号不会被不法分子截取。二是保密性较强的私钥的使用，使得檔案信息在被接收时，必须通过输入正确的解码才可以打开档案信息，这样不法分子就很难对档案信息进行解读，从而实现了在发送环节和接收环节对档案信息严格保密的目的。

3.3 完善管理制度

档案数字化管理不仅涉及到国家档案信息的完整性，还关系到档案信息的安全保密性，基于这两方面特点，加强对档案数字化的制度管理就具有很大的必要性。就我国当前的管理现状来说，具体的管理制度建设主要包括两方面，一是国家对相关法律法规的制定，这主要涉及的是国家当前制定的各种档案法、著作权法、信息安全保护条例等，是国家从制度层面对档案管理人员实行的制度性约束；另一方面是具体到各个档案管理部门的具体的条例和法规，这主要涉及的是档案资料的借阅、查询、利用等具体方面。基于档案数字化管理相关制度的确定，加强对管理人员的保密安全教育，是实现档案资料安全保密的重要一环。

4 结束语

随着计算机和网络信息技术的发展，社会各领域大都进入了信息化管理时代。为了方便档案资料的查询和分享，相关的档案管理部门也运用计算机等先进技术，实现了对档案资料数字化的转化以及很大程度上的数字化管理。档案数字化在提高工作效率、方便信息查询的同时，也造成了一定程度上的质量和安全保密上的管理风险。为了充分发挥档案数字化的优势，必须制定质量和安全控制方面的具体防范措施，以实现对档案资料周密的质量和安全保密控制。

参考文献

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