职业院校加强教学档案管理工作的思考

裴宇奇

摘 要：本文笔者结合多年教学档案管理工作的经验归纳出教学档案的五个重要特性，针对教学档案管理工作中普遍存在的问题，提出了加强该工作的对应措施。

关键词：职业院校；档案管理；教学档案

教学档案是职业院校在教学管理和教学活动中形成的文件、文档、数据、图表、影音、图片等材料汇总而成，是教学过程的历史记录和客观反映。它是职业院校档案管理工作的重点内容。而档案管理工作是职业院校管理工作的重要组成部分，是衡量一个职业院校教育质量和管理水平的重要标志，

1 教学档案重要特性

职业院校工作的核心内容就是教学，教学活动形成的教学档案是衡量职业院校教学质量、管理水平的重要依据。笔者结合多年教学档案管理工作的经验，认为教学档案具有以下五个重要特性。

1.1 真实性

教学档案是职业院校的教务处在教学管理、上课实训、实习实践、教育研究等活动中形成的具有保存价值的教学文档资料，这些原始记录是教学活动的真实反映，具有真实客观性。如教学管理中的任课表、教学日志、试卷分析等客观反映了教师一个学期的教学过程，如实训实习实践中直接形成的教学实习录像和公开课教学录像等，加以简要文字说明就具有直观性、纪实性、真实性、典型性等特点。

1.2 科学性

教学档案的收集和管理不是简单的把教学活动形成的教学文档集中到一起，应该按照教学档案的标准进行科学化管理。收存和整理的时要充分考虑到文档间的逻辑性和关联性，科学规划，为日后档案的鉴定、保管和使用打下良好的基础。

1.3 完整性

由于职业院校的学生从招生入校到毕业具有周期性，教学活动又以学年为周期，在这个周期更迭过程中，形成的教学材料间具有一定的规律，存在程序衔接、互相制约的内在关系，所以包含对象、任务和效果完整记录的教学档案，具有鲜明的完整性。

1.4 多样性

教学活动形式多样、内容丰富，参与记录教学活动的介质有很多种，所以使得教学档案的载体形式多样化，除传统的纸质文档外，有电子文档、影像、照片、录音等电子载体，还有存档价值高的实物如幻灯片、奖杯、证书、标本等。

1.5 广泛性

学校在教学活动中形成的一切具有保存价值的文件、资料、照片均归属教学档案。教学档案主要有教学管理类，学生管理类，教师管理类，教材管理类，课堂教学类，实习实训类，职业培训类等类别，而这些教学档案来源广泛、分散。有来自教育厅的指导文件通知、公告等，有来自教务处、学生处等部门的管理文件、教学标准、排课表等，有来自系、部、教研室等教学单位的系部管理、教学研究等，有来自于教师教案、计划总结、学生的作业试卷等。

2 教学档案管理存在的问题

2.1 规章制度滞后，管理体制陈旧

多数职业院校虽然制定了一套完整的教学档案规章制度，但并没有随着现代档案技术发展完成规章制度的修改和补充，已经无法满足新时代的需要。职业院校教学管理体制陈旧，缺少专职的懂计算机技术的档案管理人员，人员的配置方面基本上能够完成教学档案的日常收集、整理、归档等工作，但是在教学档案的开发和利用方面做的很不够。

2.2 档案管理不规范，缺漏遗失严重

职业院校教学档案涉及的围广、人员散、资料多，所以教学档案的管理是一项繁杂辛苦的工作。而目前教学档案管理不规范，以及人们对档案管理重视程度不够，致使教学档案材料在产生、收集、整理、利用等运转过程中存在着一定的漏洞，可能会遗失大量的档案，造成教学档案的不完整。当教学评估或者上级验收时才开始集中整理，查缺补漏，使教学档案失去了真实性。

2.3 档案信息化程度低，资源开发利用差

随着信息化建设的发展，职业院校大部分都搭建了校园网，但校园网还没有充分的利用起来，特别是校园网基本上没有开发电子档案系统，再加上教学档案缺乏整体规划，不同管理部门制度不统一，自行其是，这就使得整个学校在档案管理、数据查找、资源共享等方面造成诸多的不便，严重的影响了教学档案资源的开发和利用。

2.4 归档程序不明确，存储载体不安全

随着计算机技术的普及，很多的原始教学文档都是以电子文件形式存在的，而目前很多职业院校没有明确规定电子文件的归档程序，从而导致很多教学文档分散存储于不同的计算机中，未能及时集中脱机保管。一旦计算机系统崩溃或者硬盘损坏，极有可能破坏了教学电子文档，造成教学档案的不完整，严重的甚至会全部丢失。

2.5 教师档案不健全，人员素质待提高

教师业务档案是把一个教师的教学情况、教学考核、培训学习、论文论著、职务聘任、计划总结和奖惩等材料建立的个人业务档案。教师业务档案，充分体现了学校对知识和人才的尊重。大部分职业院校还没有认识到教师业务档案的重要價值，从而未能更好地为教学第一线提供服务。

部分职业院校教学档案信息资源建设落后，缺乏专职教学档案管理人员，而且档案管理人员思想观念守旧、信息意识淡薄，缺少应有的开拓精神，在信息化、数字化等方面的素质有待提高。

3 加强教学档案管理工作的具体举措

3.1 健全教学档案管理制度

教学档案具有科学性，所以建立健全科学的教学档案管理制度，对加强教学档案管理工作有着重大的意义。职业院校教务管理部门应根据院校的档案管理相关规定和标准及具体情况，制定出教学档案管理实施细则和档案管理人员岗位管理制度，如在教学档案的搜集、整理、归档、保管和利用等方面要有具体的规范标准并且有专人负责，明确教学档案管理人员的职责范围，做到责权明确。不仅如此，还必须制定相应的制度来充分调动起有关管理部门、所有教职工和学生的积极性让他们自觉参与到教学档案的工作中，使教学档案的管理工作更加标准、更加科学。

3.2 加强服务意识，提高档案利用率

如果只重视教学档案的整理、归档，而不积极地开发利用，那么教学档案就失去了自身的价值。建立健全教师个人业务档案。在教学档案管理的过程中，档案管理人员要加强服务意识，向教师积极宣传教师业务档案的重要性，在教师归档、查档时做好配合工作，让教师逐步体会到教师个人业务档案归档的好处与价值，从而能够积极主动提供这些材料。

教学档案除教学评估使用外，教育研究室还应通过教学研究给教学改革提供重要依据，从而提升职业院校教学质量和教学管理的整体水平。所以应全方位调动教学档案管理人员的积极性，提高教学档案的利用率，从而充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用。

3.3 提升教学档案管理人员的业务素质和能力

提升教学档案的管理水平必须先提升教学档案管理人员的业务素质和业务能力。所以必须多渠道、多层次、多形式对教学档案管理人员进行教学档案管理、计算机应用、多媒体技术、现代通讯、扫描摄像等知识的系统培训，来提升教学档案管理人员的业务水平。通过政治学习和明确岗位责任，提升教学档案管理人员的责任感和敬业精神，充分调动他们的积极性，从而能主动摸索教学档案管理工作的规律，使得教学档案管理工作得以优化。

3.4 提高教学档案管理工作的现代化水平

教学档案管理人员应加强学习更新观念，在具体的教学档案管理工作中引入先进的档案管理技术和档案管理设备，逐步实现教学档案的信息化、网络化管理，从而提高了教学档案管理的现代化水平。