城建档案的规范化管理策略探讨

丁桂玲

摘 要：随着社会的快速发展，城建档案数量与类型也日益增多，能够如实反映城市规划、建设和管理等各方面情况，具备极高的保存价值。城建档案作为城市建设技术成果与历史依据，近年来城市规模越来越大，需要我们采取规范化管理措施，确保充分发挥出城建档案的作用，为城市建设与领导服务提供更好的服务。本文将简述当前城建档案管理中存在的问题，并提出了城建档案的规范化管理策略。

关键词：城建档案；规范化；管理

城建档案属于一种复杂、系统的工程建设资料，有着长期性等特点，通过加强城建档案管理工作，能够让其价值体现出来，推动城市建设与发展。对城建档案管理工作来说，需要不断完善相关的制度法规，让城建档案在收集、整理、存储和利用等方面规范化水平得到提升。唯有如此，才能真正提升城建档案管理工作水平，为促进社会的进步创造良好条件。

1 城建档案管理存在的问题

1.1 城建档案内容庞杂，整理难度大

城建档案涉及方方面面的内容，事项也比较繁杂，其与电力、交通、建筑和环保等部门联系非常密切。在这些部门开展日常工作中，会形成大量的资料，需要城建档案部门认真开展整理和保存等工作，然而对于出现的各种档案资料，在归属问题上会发生分歧，主要原因是各部门之间没有隶属的关系，各种档案都需要进行保存，这样将在档案上出现冗余的问题，为城建档案规范化管理带来不良影响。城建档案在年代上有较大的跨度，不仅内容杂，而且数量也比较多，始终处在半封闭管理状态，且城建档案在质量上也有很大差异，难以进行统一管理，导致其质量也无法实现提升。

1.2 技术落后，无法满足现代化城市要求

现阶段在城建档案管理中广泛应用有计算机、光盘等现代化工具，不过只是简单的应用新技术，从实行的城建档案管理现代化模式来看，主要为计算机技术和传统档案管理模式，仅仅是将新技术用在了传统档案管理模式上，对传统档案管理模式进行数字模拟，让管理方式得到相应的转变[1]。通过这种管理模式，在城建档案管理中仍然按照纸质实体档案开展，而知识占有、信息转化、利用与传输等仍然停留在比较落后的局面，难以满足信息化建设发展与社会实际需求。

1.3 管理人员素质不高，制度不完善

很多人长期以来将城建档案管理工作视为简单而重复的劳动，认为只需要做好档案的记录与整理即可，在思想上没有引起高度重视，不仅表现在城建档案管理部门不重视开展教育培训工作，档案管理人员也无法获得锻炼机会，综合素质与专业技能难以实现提升。当前很多档案管理人员在学历水平、专业素质等方面差异较大，表现在工作上压力较小，上进心不强，学习上也不积极，且部分档案管理人员专业性不强，甚至是存在兼职的现象，这样城建档案管理部门的人员流动性就比较强。由于城建档案管理部门不能将人才留住，为城建档案的规范化管理带来了不利影响。此外，在城建档案保存体质上看也有很多缺陷，由于时间跨度较大，数量众多，同时以档案不丢失为目的，会导致出现城建档案缺页、缺字和字迹不清晰等问题，并发生空挡的问题。城建档案质量上的问题长时间无法得到重视，而城建档案管理部门也没有建立完整的体系，这样城建档案难以得到妥善保存，作业的发挥也很有限。

2 城建档案的规范化管理策略

2.1 提高重视，增加资金投入

为提升城建档案管理规范化水平，需要有足够的资金作为保障，在实际城建档案管理过程中，需要我们意识到其规范化管理的重要性，主动争取财政资金，为基础设施建设创造有利条件，避免对城建档案管理工作带来不利因素。对于城建档案管理部门来说，需要从实际工作情况出发，主动引进社会投资，为避免发生投入机制长期固定不变的形式，在政府财政收入提升以后，需要更加关注城建档案管理工作，加大财政资金投入力度[2]。此外，在投入资金的过程中需要结合实际需求，做好相应的评估工作，并加强对资金使用的监督工作，保证资金被真正运用到城建档案管理工作中。

2.2 做好城建档案收集工作

为了保证城建档案管理工作规范开展，需要重视档案的收集工作，若是城建档案收集工作未做到位，会影响档案内容的完整性，不利于发挥出档案应有的价值。对此我们在开展城建档案管理工作时，应该结合国家相关规定，通过认真将分散于各单位、机构、集体和个人处的档案收集起来，由城建档案管理部门集中管理，这样城建档案管理才更加规范，也保证其完整性与可靠性，为今后的查询与利用创造良好的条件。因此需要城建档案管理部门与各部门加强沟通，共享档案信息，并做好宣传工作，促使各部门及时将档案传递给档案管理部门，便于其中进行管理，避免出现档案遗漏或丢失的问题。

2.3 提升城建档案管理信息化水平

通过对信息技术的应用，能够促使城建档案管理工作更加高效开展，让城建档案资料信息变得更加安全、准确和完整。一方面，需要聘请专业系统供应商开展管理系统程序与软件编制工作，主动引进国内外的先进做法，跟上时代发展的角度，不断对管理系统作出升级与改造[3]。另一方面，要加大对黑客与病毒入侵的防范力度，对档案资料开展非法窃取与删改等，并通过对安全钥匙、防火墙技术和加密算法等技术的应用，让其行为得到限制，并对其活动实行自动分析与监测，达到提升数字化城建档案安全性的目的。

2.4 加大城建档案开发利用力度

城建档案的规范化管理，主要目的是让各种档案资料得到充分利用，将城建档案已有的价值真正体现出来。在开展城建档案管理工作的时候，为了保证其规范化，需要采取以下措施：首先，应该具备主动服务的意识，注重提升城建档案资料信息利用的深度与广度。其次，要想满足市场经济发展的需求，应该做到将城建档案馆对外开放，不过前提是不能对国家与单位的利用造成损害，严格做好档案保密工作，禁止随意公开相关信息。最后，各层级城建档案管理部门需要具备重点核心档案，通过提升城建档案利用率，可以为城建档案的规范化管理创造良好条件。

2.5 提升档案管理人员综合素质

城建档案管理部门需要注重人才培养工作，定期开展对档案管理人员的培训工作，提升他们的计算机等操作能力，督促其认真学习先进档案理论知识，为提升城建档案管理规范化水平奠定良好的人才基础[4]。可以通过举办讲座、论坛等形式的研讨会，让档案管理人员可以及时掌握相关动态信息，确保档案管理人员综合素质得到提升，真正转变自身思想理念，提高对城建档案规范化管理的重视程度，严格按照档案管理制度办事。城建档案管理部门要考核评价体系中纳入管理人员实际状况，将其工作绩效直接和奖金、升迁等挂钩，调动檔案管理人员工作积极性。

3 结语

总之，新时期为城建档案管理工作提出了更高的要求，需要我们在思想上引起高度重视，充分意识到城建档案规范化管理的重要性。对此我们要不断增加在城建档案管理工作中的资金投入，建立完善的档案管理制度，提升档案管理人员综合素质与专业能力，确保城建档案管理工作规范化、科学化水平得到提升。此外，我们还要充分发挥出现代信息技术的作用，为城建档案的收集、存储和利用等创造良好条件，为城市的建设与发展打牢更为坚实的基础。

参考文献

[1]于伟杰.加强城建档案管理信息化建设的探讨[J].信息化建设，2016，（07）：28.

[2]刘彩静.城建档案管理的现状及对策分析[J].城建档案，2016，（07）：56-57.

[3]汪铃涵.新时期如何创新城建档案管理工作[J].建材与装饰，2018，（26）：159-160.

[4]刘雅慧.加强城建档案管理信息化建设的对策[J].中外企业家，2013，（19）：144-145.