信息化等新技术对高职院校档案管理的影响研究

陶醉

摘 要：随着科学技术的发展，互联网的普及，计算机已经成为我们日常生活、工作必不可少的一部分，已经改变了人们的生活方式以及生活习惯，还优化了现代化企业的工作形式。而信息化等新技术的应用对于高职院校的档案管理也发挥着十分重要的作用。本文重点针对信息化等新技术对高职院校档案管理的影响进行了详细的分析，以供参考。

关键词：信息化等新技术；档案管理；影响

信息化等新技术的发展与进步，在不断地优化人们的生活方式以及工作方式，现在人人都已经离不开电子信息设备。在高职院校的档案管理中，为了与时俱进，也开始引进了信息化技术设备和软件系统。信息化等新技术的应用，不仅优化了高职院校档案管理人员的工作形式，还提升了其工作效率，同时扩大了高职院校档案管理工作的职能。所以，非常有必要就信息化等新技术对高职院校档案管理的影响展开分析。

1 信息化等技术对高职院校档案管理的影响分析

1.1 提升了档案管理人员的工作效率

近幾年来，我国的各大高职院校的档案管理都在积极地引进信息化等新技术，不断地引进新型档案管理手段以及配套设备。其中最大的改变就是档案管理人力以及物力的节约，在工作效率方面有了很大的提升。

首先，在高职院校的档案管理中应用信息化等新技术，可以实现档案形式的升级。传统的档案形式是纸质档案，而引入信息化等新技术后，就已经开始向电子化档案升级，不仅节约了档案的存储空间，还实现了高职院校档案的数字化管理。为管理者查阅资料提供了很大的便利，同时还可以避免纸质档案资料的一系列弊端，例如容易破损、遗失、受潮、损害等。

其次，在高职院校的档案管理中应用信息化等新技术，可以有效提升信息编写的效率，缩短信息编写的时间。因为高职院校的人数非常多，由此而产生的档案数量就极为庞大，如果学校的工作人员对资料进行加工或者修改，那么就会耗费大量的时间和精力，经历由“选题”到“选材”，到“编辑”，再到“出版”的过程。而如果在信息编写的时候，运用信息化等新技术，就可以最大限度的简化信息编写的流程，以机读的形式完成目标档案的加工和修改，大大提升了工作效率，节省了工作人员的时间和精力。

最后，在高职院校的档案管理中应用信息化等新技术，可以有效提升检索效率。因为传统的档案管理主要是对纸质档案的管理。而纸质档案的检索只能手动检索，档案管理人员需要先行查看档案目录，再针对性的进行查找，甚至某些档案因为储存时间长，出现了缺失、或者信息篡改的现象，检索过程既复杂、又效率低下。而应用信息化等新技术可以直接在电脑设备上实现点击查找，直接缩短了档案检索的时间，提升了工作效率[1]。

1.2 实现高职院校档案资源的信息共享

高职院校的档案管理具有非常重要的意义。高职院校的档案针对到每一个在高职院校活动的人，无论是在高职院校就读的学生，还是在高职院校的工作人员，都可以利用到档案。但是传统的档案管理形式比较落后，如果上级部门需要查看某一个人员的档案，就要经历一个极为复杂的流程和环节。而在高职院校档案管理中应用信息化等新技术，可以将针对电子档案构建一个资源共享平台，实现档案资源的信息共享，学生以及其他工作人员就可以通过计算机终端登录资源共享平台查阅资料，进而针对档案信息进行高效的提取以及精准的

分析。

1.3 促进高职院校档案办公的公正化以及透明化

在传统的高职院校档案管理中，学生和非档案管理的工作人员很难看到自己的档案内容，无法对其内容进行检查。而应用信息化等新技术后，可以在校园网络管理平台中增设高职院校档案信息化管理板块，提升了高职院校档案管理的信息化水平，而且还促进了高职院校档案办公的透明化、公正化、以及清晰化。学生和非档案管理的工作人员可以随时在自己的计算机终端，找到这一板块查看档案，增加学生和非档案管理的对自己档案的了解程度，还可以在出现问题的时候进行在线咨询，有效监督档案管理者的工作，提升其管理水平以及服务能力[2]。

2 高职院校传统档案管理中的常见问题

2.1 档案管理人员专业水平低

在高职院校中，很多认认为档案管理工作非常轻松、悠闲，技术水平低的工作，所以给出的薪资待遇也不高，通常情况下也会选择一些年龄偏大、快要退休的人进行档案管理。而这些人的专业水平都非常低，甚至不具备任何档案管理的专业技能，直接影响了我国高职院校档案的管理水平，甚至出现很多问题。而且很多档案管理人员缺乏专业的档案管理技能，不了解档案管理的实际内容，在一定程度上也会对学生以及其他工作人员造成影响。

2.2 档案管理工作效率低

在很多档案管理人员的意识当中，档案管理非常大简单，花费的时间和精力也比较少，所以也就不会在档案管理上投入很多的时间和精力。但是其实档案管理的过程具有一定的繁琐性以及复杂性。同时传统的高职院校档案都是纸质档案，需要认真的整理、分类、查询以及保管。而这些工作要想做到位，需要花费较长的时间，工作效率极为低下，甚至出现错误和问题[3]。

3 提升高职院校档案管理信息化水平的对策

3.1 提高档案管理人员的专业素养

随着各种信息化等新技术的应用，档案管理工作对于工作人员的专业素养也提出了更高的要求。只有档案管理人员不断的学习信息化等新技术，才能在实际工作中熟练应用信息化等新技术，满足档案管理信息化的需求。所以高职院校需要对档案管理人员进行培训，通过学习掌握档案管理的先进管理方法，掌握管理方法所对应的信息化技术，从而在实际工作中有效落实档案管理信息化的各项工作内容。

3.2 加大档案管理的投入力度

在高职院校中应用信息化等新技术，需要引进先进的终端设备，以及各种配套软件和系统。而这都需要花费一定的资金。甚至有一些设备和软件的价格相当昂贵。如果高职院校在档案管理信息化建设的投入力度过小，将会限制高职院校档案管理信息化的建设效率。所以，需要加大对档案管理的投入力度，引进档案管理信息化所需的各种设备、系统等材料，促进高职院校档案管理的发展和进步。

3.3 提高档案管理安全性

对于高职院校来说，做好档案管理十分的重要。一旦档案出现问题，将会对学生或者工作人员造成一定的影响。对此，做好档案管理的保护措施就显得非常重要。将档案管理信息化面临的最大风险就是病毒以及网络的攻击。某些档案管理系统由于设计的太多简单，非常容易被病毒侵蚀攻破，造成档案信息的泄露、遗失等问题。所以，要提前做好档案备份，并且加强各种信息化安全措施，避免档案出现问题，造成无法挽回的损失[4]。

4 结语

综上所述，信息化等新技术对高职院校档案管理的影响十分巨大。而传统的的纸质档案终将被历史所淘汰，转变成为电子化档案。只要做好电子化档案的妥善保存，这些数据都可以长久保存，不出现腐烂、遗失、损害等现象。同时，信息化等新技术在高职院校档案管理中的应用，还可以有效提升档案管理人员的工作效率以及工作质量。

参考文献

[1]王秀峰.浅谈高职院校数字化档案室建设[J].科技视界，2018，（21）：143-144.

[2]张雄图.高职院校档案管理工作的创新路径研究[J].卷宗，2018，（22）：89.

[3]蔡亚琼.浅析高职院校档案管理的几个误区[J].办公室业务，2018，（14）：149，152.

[4]支丹丹，郝江宁.探讨如何做好高职院校档案管理工作[J].中外交流，2018，（22）：159-160.