浅析信息时代下电子档案管理工作

袁萍

摘 要：随着社会的发展，科技的进步，经济全球化的现象日益显著，社会经历的丰富多彩必然也促使了个人档案的纷繁复杂， 如何有效清晰的管理个人档案也在不断摸索中找到了合适的方法。手写档案复杂的过程促使电子档案随着信息时代的进步而产生，已成为管理档案的一项手段。因此，本国档案管理者也应该适于现在发展的变化，准确地了解电子档案的便利，增强对电子档案管理的研究，推动本国档案管理的信息化的步伐。

关键词：信息时代；电子档案

跟着信息技术的不断进步，传统的档案管理办法渐渐被电子档案管理办法所取代，这种管理手段更加方便和快捷，不仅是节省了传统档案管理繁琐的时间，纸张的节约也大大缩减了管理成本，同时很大程度程度上提高了档案管理和查询的工作效率。 社会的不断进步，人类生活的各方面都离不开信息化，由此必然产生了许多电子档案。通俗来说电子档案就是在社会实践中形成的、具有多次利用价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的生成、保存和管理与之前纸质档案所用方法不同，对档案管理来说是一次重要的挑战，信息化时代的发展给档案管理者带来的便利是无穷的。对电子档案管理工作如何有效进行提出了如下观点：

1 技术革命时代下传统档案管理难以生存

1.1 大部分档案管理部门的近况

一是纸质档案留存的数量庞大，其保留时间不会太久。二是电子档案一步一步的取代传统的，大部分单位档案管理人员对其性能以及操作还没有较深入的了解，更谈不上灵活运用。 三是档案该如何利用也成为难题。由于电子档案还不够普及，导致了电子档案和纸质档案同时存在的尴尬局面，档案利用首先需要界定各类档案的保留方法的限定，在翻阅纸质档案时，档案员需要不时来回于办公室和保管室之間，档案类别没有明确划分的话就会事倍功半。四是纸质档案信息量大，大部分单位没有对传统档案进行系统化的规划和整理归档。许多的纸质文件，只能手工操作标记分门别类，再记录在厚厚一叠的记录簿上，无法实时的展现档案的具体动向及查阅情况，缺少一套对档案借入和借出的动态监督的管理系统。以有形载体保存的档案文件，实现不了与单位管理系统磨合使用的愿望，在我看来传统档案最大的不当之处在于无法多人同时使用，工作效率也随之降低了不少。最后是传统的与现代的同时存在的现状下，对电子档案保管相关硬件设施的引进是绝对有必要的，可现实情况却因为很多单位经费不足而无法实现。

1.2 科技进步带动档案管理变化

信息化时代的不断发展进步中，电子档案的出现让许多单位都倍感喜悦，便捷的使用技术让人赞不绝口，对于电子档案如何规范化管理没有明确表示，我国有关部门只是提出了对档案管理同时备份的实施办法，也就是纸质与电子同时保留，确保档案不会全部遗失。社会在进步，科技在创新，以往的理念与新想法的相互碰撞和融合，其引起的变化对档案管理是不容小觑的：一是档案保存方法发生了变化。在保存方法中，老式的保存方法无论用何种形式，档案的信息和承载信息的有形物质都是一个完整的个体且是不可有两份存在的，但是现代的电子档案却是可以有多种无形保存形式的同时区别于传统的就是电子档案是可以有多份相同内容存在的，并且可以根据使用者的需要存储于不同的载体。二是档案管理发生了变化。曾经的纸张、案卷、文件袋等有形物体都是档案信息的载体。在电子档案时期，无形的档案信息只存在于计算机中，一条命令指令就可解决整理档案时或是编撰时的所耗费时间精力等问题，也为后续的档案查找提供了极为方便的途径。三是档案管理系统研究方向发生了变化。档案的外在保留形式有了明显的改变，随之而来的就是科研工作者对其实质的也发生了一系列的改观。相比较纸质文件的容易辨别且不便于修改等，电子文件的随意修改也成为了一种弊端，电子文档的存在形式多种多样，就算是在同一文件夹中都是有可能会有不同的版本存在的，例如 PDF、WORD EXCEL等。我们应该庆幸的是计算机功能的强大，我们可以随时查询电脑中对相关文件的修改记录，并核对文件是否有被篡改的可能性，网络技术的发达让我们对网络病毒是退避三舍，进行必要的网络病毒筛查也是很重要的。

2 做好电子档案管理的措施

2.1 档案管理标准要整齐划一

第一点是对档案信息和管理要一起进行，同时发展改善；第二点是要要将档案办理的最初规划和监督作为相关部门应该承担的责任，保证文件在档案管理部门督察引导下从初始状态存档接着后续翻阅使用等有序进行；第三点是要拟定有效的电子文档管理准则；最后，形成最终文件传送给档案部门时，最后的档案部门的审查也是至关重要的，应确保档案不失真。

2.2 管理电子档案的安全至上

提高对档案管理部门的硬件设施标准。电子档案固然是便捷的，但他存在于电脑中也就有了随之而来一个不可预见的隐患，电脑病毒，操作不当，电脑卡顿等，都会导致文件丢失，甚至造成计算机、储存设备的硬软件瞬间崩塌，造成无法挽回的损失。倘若配备一些性能稳定、配置较高的设备，创造一个相对可靠的安全环境为档案资料多一道坚固的防线。

2.3 培训创新形式的档案管理职员

信息化时代之下，懂技术又具有进步思想的人员是必不可少的，对档案管理人员的挑选和培训是重中之重。首先是要多角度挖掘有能力有技术的人员；其次就是要对之前的传统手工操作人员进行继续教育，从技术和思想上让他们充分认识到电子信息化带来的巨大便利，并要求他们紧跟时代发展提高自身的技能。时代的不断发展对我们档案管理职员要求越来越高，仅限于传统的手工技能已经远远无法满足单位的需要，基于此，档案管理部门需要抓景时间选拔出有较高素质，能够配合电子档案管理要求的团队。

档案信息化建设是电子档案管理的最终目标。今天时代已经是瞬息万变的时代，紧跟发展将传统档案管理转变形式就能更高效的促进社会发展，不仅仅是档案管理硬件设施的完善，信息化时代的到来已经迫使我们要将科技用于日常工作中并与工作完美结合，软件发展需求也随之而来，我们只有不断更新自己的知识，提高自己的技能，在不断学习，不断交流中摸索着如何在信息化时代下优化电子档案管理，跟上技术发展的脚步，精确无误且又高效的提供有用的信息

资源。

参考文献

[1]王彦.关于信息时代电子档案管理初探[J].农业与技术，2010，（5）：153-154.

[2]银燕.信息时代电子档案的特点及安全防范[J].文化艺术，2009，（3）：74-75.

[3]林小玲.我国电子档案立法之探讨，法制与经济[J].2007，01.