Excel在办公中的应用

武雄春

摘要

Excel是我们目前使用比较广泛的一款办公软件，其在图表制作、公式应用具有较多的功能，如在科研论文制图、公司汇报数据、行政人事部社保缴费管理、财务工资表和报表、销售情况表及日常工作琐事的记录等均有深入的应用。本文将从Excel的内置函数在数据分析、水文水利科研数据处理办公和单位社保、养老保险中的应用进行简单的介绍。

【关键词】数据分析 科研办公 社保

Excel是我们目前使用比较广泛的一款办公软件，其在图表制作、公式应用具有较多的功能，如在科研论文制图、公司汇报数据、行政人事部社保缴费管理、财务工资表和报表、销售情况表及日常工作琐事的记录等均有深入的应用。同时，其在数据编辑方面具有较强的功能，虽然相比于SQLSERVER、ACCESS等数据库有一定的差距，但是若深入去发掘其数据编辑功能，如各种函数的利用，必然会对办公顺利、快速完成起到较大的作用。

1Excel函数在数据分析中的应用

Excel的内置函数正、RANK和VLOOKUP在数据分析中应用较为广泛。IF函数作未判断类型的函数，对真假进行判断，并通过判断返回值来决定下一步的分支走向，其判断值包括字符、表达式、数值等多种，在数据查询、成绩分类、保险类别划分、工艺流程、模拟计算等方面均有广泛的应用。以上三个内置函数也可以应用于社保缴费管理方面，如对乡镇居民是否能领取待遇按照社保缴费年限进行分类，可以采用判断函数，设定居民姓名为列A、身份证号为列B、城乡居保缴费年限列C、缴费金额为列D，判断函数为“=IF（C2>=6，“缴费年限足”，“缴费年限不足”）。RANK函数作为排位函数，主要是采用升序和降序两种方式，对数据进行排位，并不用改变数据的原始状态。如通过RANK函数可以对缴费金额的列D进行排位，从而能够清晰的知道居民的缴费情况，另外，在排位过程中，可进行绝对引用和相对引用，绝对引用不会因为各种填充方式而发生改变。VLOOKUP函数作为查找匹配函数，其语法包括待查找值（数值、表达式等）、待查找值数据清单（含有待查找值匹配列和引用列2列以上）、返回匹配值引用列、匹配方式四个部分，如对待遇发放名册中居民银行账号采用函数“=VLOOKUP（D4，银行回盘数据！D1：F7，3，0）”进行特定的查看（待遇发放名册表居民身份证号为列D，银行回盘数据表中省份证号为列D、性别为列E、银行账号为列F）。

2Excel在科研办公中的应用

Excel自带的统计函数、图表、数据库分析和处理功能在科研办公中应用较为广泛。在水文水利数据统计方面，通过将一组离散型数据输入Excel表后，采用AVERAGE函数可以获得平均数、GEMOEAN函数可以获得几何平均数、Max函数获得最大值，SYDEV函数获得标准差，在通过除法获得离差系数，这样就可以得到某一地区的平均流量水文统计数据，另外，可以通过MINVERSE、MDETERM函数来进行矩阵计算，从而使水文数据的计算简单，提高工作效率。在图表绘制方面，可以通过Excel自带的绘图功能，对某一地区的年降水量进行散点图绘制，直观的表达年降水量趋势，从而有利于对未来的预测，另外，在可以采用VALUE函数对文本进行转换，形成相应的数值，再通过VB程序进行数据的图表化，生成分析过程的图表。在数据处理方面，水文水利的统计分析、计算工作会频繁的运用数据库中的各种函数，如宏功能、VB功能等，通过Excel本身强大的编辑功能，首先做好对数据的分类、信息录入等减少后期工作量和提高数据计算过程中的精度，通过VB功能对相关文本信息或数值信息进行相互的转换，保证数据处理格式的需求，然后采用宏功能的数据处理，即可解决目前科研办公中可以通过程序语言解决的任何问题，从而减少科研数据分析计算时间。

3Excel在保险中的应用

VBA作为一个可重复编写的语言程序，可以通过对单位员工社保缴费模式和金额进行程序编辑，然后通过数据更新即可知道员工缴费情况，因此，在社保核算和管理方面具有明显的优势。滕文惠对VBA在社保核算和管理方面进行了具体的介绍，其核算的步骤包括建立员工社保核算表（包含员工信息），然后根据国家政策、公司规定及员工职务和职称情况，核算社保缴费基数、员工和公司各自缴费比例和额度，最后通过宏命令编写社保核算的程序代码，设置安全性和启用宏命令后保存即完成了自定义函数的设计。这样就可以在下次社保缴费核算时，通过打开核算表并输入相应数据后快速完成公司所有员工社保缴费情况分析。

Excel在养老保险结算中也有相关的应用，如胡劲松从为满足复杂计算方法的角度介绍了其在养老保险中的结算。在结算基础部分，需要建立包括基本数据区、输入区和输出去的作业区，数据区应包含单位员工的详细信息，输入区应包含员工工资、在职和退休人数等，输出区应满足自动计算要求、计算结果又直观的反映和公司的模式要求。在结算时，可以采用COUNTIF函数对在职员工、工资进行统计分析实现直接调用；采用INDIRECT函数对输出去的数据进行间接调用；采用IF函数进行逻辑运算对个人缴费比例、单位实际提率和缴费方式展开判断；采用ROUND函数对工资总额、应缴费总额等进行数据统计；采用格式调整对结算结果表进行页面设置。

参考文献

[1]滕文惠.浅谈Excel的VBA功能在员工社保核算与管理中的应用[J].网络财富，2010（11）：57-58.

[2]胡劲松.Excel在机关事业单位养老保险基金结算中的應用[J].安庆师范学院学报（自然科学版），2002（03）：64-66.

[3]李玉梓，刘红梅，吕世杰.Excel内置函数和自定义函数在办公中的应用[J].内蒙古农业大学学报（社会科学版），2013（05）：57-59.

[4]熊美贞.Excel在水文水利分析与计算中的应用[J].科技与创新，2015（01）：102-103.endprint