浅谈计算机在档案管理中的应用及应用中的问题和解决措施

摘要：随着现代科学技术的迅速发展，办公逐渐实现自动化，利用计算机处理和制作文件越来越显示出其不可替代的优越性。与此同时，过分依赖计算机致使记录在磁盘上的文件材料归档不及时，不完整，甚至丢失的现象也随之而出现。在实际操作中，由于不重视妥善保管储存于计算机硬盘和U盘上的文件，文件被误删、被病毒侵入而致数据丢失的情况也比比皆是。因此如何在科技高速发展的今天加强计算机档案管理就成为我们面对的新课题。

关键词：计算机；档案管理；应用；问题；措施

引言：

计算机在经历了电子管计算机、晶体管计算机、小规模集成电路计算机、超大规模集成电路计算机等阶段，目前也正朝着智能化的计算机的方向大步快速地迈进，计算机的存储量在不断的发展中也呈现出越来越大的趋势，因此用计算机来进行对档案信息的存储就变得很容易，但随之而来的就是计算机在档案管理中的应用问题以及优化措施的采取，才能使计算机在档案管理方面作用发挥到最大。

1.计算机在档案管理中的应用及应用原因

1.1计算机在档案管理中的应用原因

计算机可以应用于档案管理的原因主要包括如下几点：其一，就是计算机的信息的存储可以达到很可观的存储量，对于庞大的档案数据信息的管理再合适不过；其二，计算机自身具备的运算速度快、运算精度高、运算逻辑性强、可实现自动化的优点，这些优点都是对档案信息管理所学要具备的特质；其三，人们生活水平的提高也使得计算机逐渐走进人们的生活，其强大的功能和广泛的适用性，使得其性价比极高；其四，当下社会的人的生产生活节奏都极快，计算机的高效率处理也符合了当下人们和社会的发展和需要。

1.2计算机在档案管理中的应用

计算机在档案管理中的应用功能主要表现在如下几个方面：其一，就是可以实现档案管理的自动化，计算机可以通过系统编程或者相应的系统软件，可以实现对档案数据快速高效、高质量的分类、提取、分析、加工、存储、输出等，以使得档案管理效率提高；其二，计算机在档案管理中的应用，使得档案管理的数字化得以实现，这样就可以避免纸质档案人工输入的人力的花费以及纸质档案的保存问题，计算机的应用使得对档案的保存、查询、调取、修改、传递等可以快速的实现；其三，计算机在档案管理中的应用可以实现对档案的高速网络化检索，在最短时间内获得档案的相关信息，极大的提高了檔案管理的效率，并在当下的共享经济盛行的背景下，有助于实现档案资源的共享[1]。

2.目前我国计算机在档案管理的应用中存在的问题

针对我国计算机在档案管理中的应用现状，结合相关文献总结为如下几点问题：其一，高素质的计算机档案管理人才的匮乏，首先计算机在我国的应用较晚，相应的在计算机档案管理的人才培养就也相对落后，加之不同的档案管理系统的不同，使得相应的计算机档案管理人才季度缺乏，没有办法切实落实计算机的档案管理工作；其二，目前计算机在档案管理中的应用的相关人员的管理意识还相对的欠缺，缺乏完善的计算机档案管理理念，使得计算机档案管理的水平及效率都很难提高；其三，就是计算机本身对于服务于档案管理的过程中呈现出的计算机技术的不足，随着时代的进步，档案信息的形式、内容均发生改变，而计算机技术在服务于档案管理时，尚存在一些档案管理相关的问题无法良好的处理，甚至存在档案信息丢失的现象[2]；其四，计算机技术、互联网技术等技术都属于当下的热门的技术以及领域，因此其发展更新变化极快，一方面会导致现有的计算机档案管理系统落后，无法满足现有的档案管理的需求，另一方面，针对计算机新衍生出来的技术及应用领域缺乏有效的监管措施和管理制度，这就使得基于计算机技术下的档案管理容易出现漏洞和面临相应的风险，造成文件的损坏、或被盗取等恶劣事件发生。

3.优化计算机档案管理的措施

上述阐述了我国计算机档案管理中存在的诸多问题，这些问题既制约了计算机档案管理的应用与发展，也使得档案管理的水平和质量难以提高，因此就上述存在的问题，提出如下几点优化措施：其一，不仅仅要加强计算机档案管理人员的自身的计算机能力，还要提高计算机档案管理人员的管理意识和完善管理观念，这就需要在计算机的教育、学习手段和内容、形式上作出革新，提高计算机应用型、复合型人才的培养，以适应新时期的计算机档案管理的工作，并在管理意识与完善的管理理念的扶持下，实现档案的高质量、高效率管理；其二，加大对计算机档案管理相关人员的工作的组织管理和协调管理力度，使得在计算机档案管理的各个环节的人员都能在各自位置上发挥自身最大的作用，并避免产生一些不良的影响，并细致制定相应的工作流程和管理规定，以剔除不良习惯和因素，保障高质量的计算机档案管理；其三，国家要大力支持计算机技术极其衍生技术的发展，积极的与国际先进的技术接轨，以实现我国计算机技术自身的更新和在多方面应用的更新，以满足发展需要，此外，还要不断完善现有的计算机档案管理系统，既实现对计算机档案管理所需求的功能的覆盖，也减少由于计算机本身的技术问题而带来的风险和漏洞所造成档案信息的丢失、损坏[3]。

结论：

综上所述，随着计算机技术的完善以及当下人们的生产生活的需要，计算机在档案管理中的应用逐渐深入和取得良好的效果，但当下就我国而言，计算机档案管理仍存在一些问题，需要在未来的发展和应用中采取无具有针对性和可实施性的措施进行优化，才能保证档案管理水平和质量的提高，以及实现计算机在档案管理中的高质量应用。

参考文献：

[1]周博.如何运用计算机电子进行档案管理[J].电子制作，2012（12x）：171-171.

[2]刘燕江.计算机网络技术在档案管理工作中的应用[J].信息与电脑：理论版，2013（4）：165-166.

[3]钱晨.实施计算机档案管理存在的问题与对策[J].科技视界，2014（26）：204-204.

作者简介：薛劲松（2000.05.23—）男，汉族，河北省石家庄市人，高中学历，研究方向：计算机方向。endprint