韶关市第一中学2017年档案接待利用分析报告

李胜

摘要：中学档案资料中记录着非常重要的信息，对于学校工作的正常开展具有十分重要的现实意义。中学档案的接待利用工作起着连接中学档案内外的关键作用，决定着中学档案价值能否实现，因此，中学档案接待利用工作的重要性不言而喻。本文对我校2017年档案接待利用基本情况进行了比较全面的论述分析，在此基础上，提出了具有针对性的改进措施，进而促进中学档案接待利用工作水平的不断提高，对从事中学档案管理工作的人员具有一定的借鉴价值。

关键词：中学；档案；接待利用

1 前言

中学档案是中学在从事教学教育、科研创造、行政和学生管理以及生产后勤过程中产生的，沉淀着中学的历史精华，档案资料独特而丰富，浓缩了中学科技和教育成果的独特魅力。做好中学档案的接待利用工作是中学档案管理者在进行档案管理过程中的一项中内容。近年来，学校的档案管理水平稳步提高，管理标准逐步统一，分类也趋向更加合理，进而为学校档案的接待利用工作提供了可靠的保障。但是当前的学校档案接待利用工作中仍存在不少问题，对中学档案管理水平的进一步提高造成了不小的阻碍，因此，需要对档案管理过程中存在的问题进行深入的分析研究，进而有效解决档案管理过程中的问题。

2 韶关市第一中学2017年档案接待利用基本情况

2.1 档案接待利用工作现状

档案的接待利用是对外介绍和宣传档案馆中的档案内容，通过采取各种方式为档案的利用者提供优质的档案服务。中学档案接待利用的工作现状可以通过综合利用率、利用目的、利用主体以及利用服务方式进行全面可观的反應。根据不完全统计，韶关市第一中学档案资料在2017年的利用人次高达2251次、利用卷次1784次、利用件次1964次，总体看来综合利用率较高；利用目的主要有教学研究、工作考察、宣传教育以及其他利用，利用次数分别为157、862、431、61；档案利用的主体主要是在校学生、教师以及行政管理人员；利用服务方式主要是检索目录和制发档案证明。

2.2 档案接待利用工作过程中存在的问题

韶关市第一中学2017年档案接待利用过程中存在的问题如下所示：

（1）工作人员结构不合理，在专业构成上，不仅有档案专业，还有计算机、历史学以及行政学等专业，导致缺乏专业的档案管理人员。

（2）兼职档案管理人员较多，素质有待提高。兼职档案工作人员是中学档案工作队伍中重要的组成部分，但是由于在招聘过程中没有进行严格的把关，造成部分兼职的档案管理工作人员素质较低，影响了档案管理工作的正常进行。

（3）档案管理部门的服务意识不强。部分档案管理人员将工作的重心放在了满足校内师生和工作人员的档案需求，缺乏服务社会的意识和相应措施。

2.3 档案接待利用工作问题原因分析

档案接待利用工作中的问题，究其原因主要是由以下几方面造成的。

（1）档案宣传工作不到位。宣传工作向来是开展任何工作前不可或缺的一环，但是中学开设的档案宣传活动数量过少，并且能够影响的范围非常有限。

（2）档案利用信息不对称。在档案的接待利用过程中，相关的档案管理部门对档案资料的数量、重点、特色以及优势等没有全面的认识，而作为档案资料的利用者并不清楚哪些档案能够进行利用。

3 档案接待利用工作的改进措施

3.1 加强档案工作人员队伍建设

学校档案管理部门要结合当前档案管理人员的实际情况，进一步加强中学档案工作人员的队伍建设。首先，学校的领导要充分认识到档案管理工作的重要性，有效的改善中学档案管理工作在管理工作中的边缘化现象；其次，要改善档案管理工作人员的队伍结构，有针对性的进行不同类型专业人才的招聘，完善档案管理的人才结构；最后，要重视中学档案兼职人员的队伍建设，根据档案管理工作的要求，进行兼职人员的合理配置，同时，还要做好兼职人员的培训工作，并采取一定的考核机制，促进兼职人员素质的不断提高。

3.2 强化档案主动服务意识

通过将主动服务意识融入到中学的档案管理工作中，能够最大限度的发挥出档案资料中蕴含的价值。档案管理工作人员不仅要充分了解档案资料的价值，同时还要了解档案利用者的实际需求。首先，要建立完善的内外联动宣传机制，抓住校内、校外两条宣传主线，充分利用不同的宣传主体进行有效的宣传，采取丰富多样的宣传方式，进而提高宣传效果；其次，加强档案利用需求的研究，档案利用的主体是人，只有充分了解档案利用者的实际需求，才能根据其需要提供优质的档案服务。

3.3 建设富有特色的中学档案资源

中学档案的接待利用是建立在档案资源的基础之上，为了提高档案的接待利用质量，就要不断丰富中学档案资源，可以从以下几方面进行。

（1）进行档案资料的全面收集，在档案资料的收集过程汇总，要做到“应收尽收，应建尽建，应存尽存”，提高档案资料收集的全面性。

（2）积极参与校园文化建设，在进行档案的管理工作时，要与校园人文景观、校园活动以及教学科研互动相结合，进而不断丰富中学档案资源。

（3）创新中学档案编研工作，将数字化技术有效的引入到档案的编研过程中，进而提高档案的编研质量。

4 结语

总而言之，2017年的学校档案接待利用工作虽然取得了一定的成绩，为校内校外的档案利用者提供了良好的档案服务，同时，在档案管理工作中还存在着不少问题，影响了档案管理工作的顺利开展，因此，要通过采取有针对性的改进措施，进而不断提高学校档案接待利用的工作质量。

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