我国灰色文献的整合模式探究

杨梦真+贾玉文

【摘 要】本文对灰色文献的概念类型做了简单介绍，并对其他国家已经成型的灰色文献整合模式进行总结分析，在此基础上探讨了我国在灰色文献的组织构建中应采用的整合模式。

【关键词】灰色文献；整合模式；集成模式

中图分类号： G253 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2017）32-0038-003

【Abstract】This paper briefly introduces the concept types of gray literature and summarizes the integration models of gray literature that other countries have formed. On this basis， it discusses the integration mode that should be adopted in the organization of gray literature in our country.

【Key words】Gray literature； Integration mode； Integration mode

随着信息技术的不断进步，网络数字资源的多样性使得灰色文献（grey literature）的定义、范围、搜集、整理和利用等多个方面出现了新形式新变化。特别是在我国，由于缺乏如美、英等国对灰色文献的长期研究和管理经驗，探讨网络环境下的灰色文献新管理模式便成为急需优先解决的问题。

1 灰色文献意义及其演变

1.1 灰色文献概念

灰色文献在1978年12月的英国“灰色文献研讨会”之后开始被广泛使用，此后对灰色文献的定义也有很多，我国在1991年出版的《图书情报词典》中定义灰色文献为“通过正常发售途径难以获得的文献”。同年由武汉大学出版社出版的《文献信息辞典》中将灰色文献的定义为“灰色文献就是利用访问、会议、报告、通信等手段提出，但尚未出版的文献”[1]。之后，1997年在卢森堡举行的第三次国际灰色文献会议中，对灰色文献的定义是“那些由各级政府部门、学术团体以及工商部门以印刷品形式产生的文献，是不受商业发行人控制的文献。”该定义出现后得到了广泛认同和使用[2]。

以上的定义都强调了灰色文献的“非正式交流形式以及通过非正式途径发售的文献”这一特征。但信息技术的发展带动起了各类文献信息的曝光度，开放获取、网络出版以及数据库等手段使得过去的一些灰色文献在网络上有了正式的交流形式或公开出版的途径，脱离了灰色文献范畴，例如各大高校的学位论文，现已基本默认被中国知网等数据库收录并公开发表出来，成为白色文献。按照灰色文献的定义，应排除通过开放获取，网络出版和数据库能获取的文献资源。

1.2 灰色文献类型

1.2.1 传统灰色文献类型

传统的灰色文献主要包括报告（含预印本、技术报告、会议预印资料与报告等）、博硕论文集、会议论文集、技术规范与标准、非商业性翻译、书目、技术与商业文件、非商业出版的官方文件（含政府报告与文件）、专利，以及电话、会议、访谈的相关记录等[3]。有关博硕论文集、科技报告、政府文件、专利已经有多个数据库在提供相关服务，且服务模式已渐成熟，如中国知网，万方数据等。

1.2.2 新型灰色文献类型

现如今除了传统的灰色文献外，还出现了新的种类。如科学教育及研究性领域的内部信息，政府或大众、正规或非正规的社会机构组织在其活动中的信息记录。信息技术的发展，新媒体的出现，使得灰色文献增加了很多新种类，如电子邮件、微博、空间博客、论坛、网络社交工具或维基系统交谈等交流方式存在的信息源，非物质文化遗产也成为社会信息需求的灰色文献源[4]。种种新型的文献源已经成为继期刊、图书之后的第三种重要情报源。

我国目前仅在传统灰色文献如学位论文、会议论文、报告等方向上进行了数字化的开发和利用，并且由于网络出版的出现，学位论文等部分传统灰色文献已经脱离了“未公开发表”这一界定，是否应继续归为灰色文献还有待商榷。已经组织整理好的灰色文献大多比较分散且不够全面。面对庞杂的新型灰色文献及依旧未被全面收集利用的传统灰色文献，我国急需一种新的整合模式来更全面的收集整理各类灰色文献。

2 国外灰色文献整合模式比较

2.1 单一集中系统模式

大英图书馆文献供应中心（BLDSC）作为世界最先进最大的文献供应机构，采用的是单一集中系统模式。该模式下，灰色文献的开发和利用工作全部是由一个机构或系统来完成的，这个机构负责信息收集、数字化、制定规范、文献资料的储存管理以及给用户提供相应服务等各项工作，其特点主要体现在集中性上。由于英国的呈缴制中规定国内出版发行机构的灰色文献必须送缴至BLDSC，使得BLDSC能够顺利收录大量灰色文献。除了收集组织呈缴来的灰色文献，BLDSC还提供相关文献的查询及传递服务。

单一集中系统模式的优势在于其整个有关灰色文献资源开发利用的流程都非常统一，便于标准规范，易于管理；此外，统一的管理可以最大程度的减少因对文献资源的重复收集而造成的人力和物力上不必要的浪费。该模式也有不足之处：一是整体系统的负担过重。所有工作都由一个单一系统来承担，这样使得这个系统负担过多，对这个系统的要求也是极大的。二是单调缺乏多样性。由于该系统所有工作流程都执行的是统一的标准，那么所能提供出的产品和服务类型大多会单一单调，缺少多样性。

2.2 平行多系统模式

美国主要由NTIS、PQDD、ArXiv和ISI Proceedings等系统分别负责收集不同类型的灰色文献。相对于单一集中系统模式而言，这种由多系统分别收集文献的模式这里称为平行多系统模式，平行多系统模式是指各系统按照地域、组织机构、类型等标准分别对灰色文献实现开发利用。这个模式下的管理并不是统一进行的，而是分散且独立的。这个模式大大避免了在单一集中系统模式中出现的缺点，它的灵活度大，通过多个机构系统收集到的灰色文献类型数量都会更多更丰富。但由于在该模式下，各系统是相互独立的，比较容易造成信息重复冗余，且由于标准规范不一致，在收集到的文献资源数量质量上和所能提供给用户的的服务水平也是参差不齐。endprint

2.3 中心管控系统模式

中心管控模式是上面所提两种模式的结合，它一般由一个中心系统（或机构）和几个分系统组成，中心系统主要负责的是管理分系统并制定规范，分系统则负责收集网络灰色文献并提供服务。欧洲经济委员会于1978年12月在约克郡召开了一次由文献采访和书目控制研究中心参加的灰色文献研讨会。会议宣布成立欧洲灰色文献信息系统（SIGLE）[5]。SIGLE利用的正是中心管控的模式，该模式统一管理、分散开发、分散服务。SIGLE的数据记录由17个分系统提供。这些分系统都是一些国家或地区重要的情报文献中心，保证了提供记录的有效性，且向用户提供文献传递服务。中心管控模式集合了之前两种模式的优点，它不仅减轻了总系统的负担还避免了重复劳动。

2.4 集成系统模式

集成系统模式是将分散的灰色文献资源或系统进行整合，该模式为用户提供一个获取灰色文献的快捷入口。与平行多系统模式相同的是，集成系统模式中各个系统是相互独立的，有各自的信息收集渠道、管理和服务方式；不同的是集成系统模式是按照某种方式将这些分散的系统集中起来。与中心管控模式相同的是集成系统模式中各系统是一个独立的整体，不同的是它拥有一个统一的中心系统对各系统的开发利用活动进行协调统一，各系统有着共同目标和标准。2003年重建的灰色文献网（GreyNet）就采用的集成系统模式，其主要目的是为灰色文献领域的专家和机构提供一个对话、研究和交流的平台。它搜集了世界各地、各学科领域组织发布的网络灰色文献信息，按自定分类标准进行归类，并提供相应的链接。

3 我国应该采用的整合模式

3.1 我国应采用集成系统模式

基于我国的基本情况，在灰色文献的整合模式上，应选择整合系统模式。首先，我国各种信息总量庞大，很难由某个单一机构来完成全部收集整理的工作，所以无法采用单一集中系统模式；其次，我国同欧盟不同的是，我国地域更广，人口更多，虽然部分城市地区会有自己的地域特色，但是总体来说各地区产业分工并不像欧盟那样明确，容易因发展不平衡导致信息采集的质量参差不齐，重复冗余信息会更加严重，因此在我国实行中心管控模式的模式是不合适的；最后，平行多系统模式虽然灵活，可以更大限度的收集到大量灰色文献，但是由于各个组织机构是分散的，而且我国诸多数据库已经开始收集整理，并提供传统灰色文献的查询获取服务，但依然不能使用户便捷精准的查阅新型灰色文献。

鉴于以上各模式的优缺点，我国目前正迫切的需要一个强有力的行政组织，以文献管理单位为中心，如图1所示，该组织提供一个门户网站将其他相关机构网站整合起来，对灰色文献的收集和组织形成一种集成式的管理模式。

3.2 收集

灰色文献的收集工作是非常重要的，建立一个强有力的灰色文献专门搜集管理机构，并制定相关管理条例，确定灰色文献的收藏原则和保管细则，对灰色文献的收集范围、收集方式、保管方式及保管时限等作出相关规定；配备专业的管理人员来对灰色文献进行搜集、收藏、整理、技术处理。通过协调、复制、登记、征集等手段，把零散的灰色文献集中整合起来进行科学管理，以供给用户查询使用。同时集成系统模式非常必要的一个环节就是发展合作机构媒体以及成员馆，其中可以包括各大高校图书馆，科研机构，政府机构，信息情报机构，大众媒体等。

3.3 构建

科研机构、高校等单位在积极建设自己的特色文献库，但绝大部分收录范围小，数量少，各个机构也比较分散，缺乏一个类似于GreyNet一样的门户网站。对于门户网站的构建我提出以下设想。首先对于网站首页的构建如图2所示，大致可分为三个区域：（1）检索区，该区域设定一个检索框，可以实现用户在网站收录的所有数据库中进行检索。同时，用户可以在此选择普通检索或者高级检索。（2）导航区，导航区可根据网站或用户需要提供便利的模块导航，例如对数据库或者灰色文献资源可分为付费获取或者免费获取，便于用户根据自己的需要对数据库范围进行粗略筛选。（3）集成链接区，在该域内用户可直接对自己要使用的數据库进行搜索和选择，该区域的搜索只会对合作网站链接进行筛选，而不会对文献内容进行搜索。其次，用户可以通过高级检索或者在进行普通检索后进入二次检索页面（如图3），二次检索页面大致可分为五个区域：（1）灰色文献类型选择区，该区域可以选择需要检索的灰色文献类型。（2）精确检索区，该区域可以实现对灰色文献的精确检索，如添加时间、单位、多重关键词等选项。（3）学科类型选择区，用户可以在这个区域对灰色文献的学科进行定向选择。（4）偏好推荐选择区，这个区域可实现根据用户查阅方向为用户推送相关性强引用率高的灰色文献。（5）检索结果显示区，用户检索筛选的结果将会在这个区域显示。

4 结论

灰色文献是信息时代推动科学研究、经济发展以及社会文明进步不可缺少的重要信息资源。我国应做好灰色文献的整合工作，将灰色资源最大限度的利用起来，为了实现这一目标，使用集成系统模式应是一种更能全面收集利用灰色文献、更适合我国现状的有效途径。

【参考文献】

[1]马学立.灰色文献内涵与外延的辨析及界定——关于文献等级结构研究系列之三[J].图书馆建设，2003，01：13-15.

[2]吴斌，赵光林.发达国家灰色文献的收集及其对我们的启示[J].现代情报，2006，02：31-32.

[3]张永红.国外灰色文献整理现状及其启示[J].2006，02：89-92.

[4]Petra Pejsova，Vaska.Marcus.An Analysis of Current Grey Literature Document Typology[J].Grey Journal，2011（2）：9，72-80.

[5]倪素云，王敏，许培扬，梁芳.灰色文献资源建设现状与对策研究[J].医学信息学杂志，2008，08：44-47.

[6]孙思琴，楚存坤，韩丰谈.国内外灰色文献的分布及其对Meta-分析的影响及对策[J].大学图书馆学报，2016，04：51-56.

[7]王磊.灰色文献体系化建设实践[J].图书馆建设，2012，12：25-28.

[8]张悦洁.基于用户需求的灰色文献建设思考[J].图书馆工作与研究，2012，06：79-81.

[9]赵志刚.国家图书馆政府出版物中灰色文献采集的历史回顾与现状分析[J].图书馆建设，2013，10：16-21.

[10]蓝海波.灰色文献的价值——来自政策信息领域的研究与实践[J].国家图书馆学刊，2016，02：54-59.endprint