开放存取对档案利用理念与实践的影响

文 / 左婷婷

在任何一个单位中，档案的利用工作历来是档案工作的重中之重。因为档案的价值非同小可，是人们保存所有资料的基础。在社会各项工作中，社会团体以及单位对档案资料的需求量也很大，这是档案资源在社会上有用性的最终表现。档案价值最终能否完全实现，也取决于档案工作者在整个档案管理过程中的工作态度以及工作能力等。同时，档案利用价值能否顺利实现，也是判断档案工作是否取得重大成效的依据之一。可见，档案利用价值的实现为当代档案工作的开展带来了巨大的压力，只要正确对待这些压力，就一定能转化成动力，更好地为档案工作的开展提供服务。档案实现开放存取作为一种新的时代潮流，进一步促进了档案利用理念与实践的全面发展。

一、开放存取对档案利用理念的影响

从档案管理的角度来看，开放存取符合档案领域改革与发展的要求，只要我们把精力放在档案信息资源的开发和利用上，必定能提升档案信息资源的利用价值。在当今信息化时代，开发和利用档案信息资源，离不开信息网络的支持和帮助。档案管理人员在对信息进行存取或开放时，为档案领域实现由以档案资源本身为中心向以档案用户为中心的档案利用共享思想的转变，促进档案机构由被动服务向主动服务转变，提高利用工作水平，进而为满足公众的全方位需求打开了新的工作思路。

（一）开放存取对档案利用意识的影响

在日益全球化的今天，开放存取的核心理念。给档案利用意识带来了很深刻的影响。笔者认为，开放存取对档案利用意识的影响主要包括两个方面。从档案机构的角度来说，开放存取在一定程度上促进了档案机构提供档案利用服务意识的转变。在传统档案工作环境下，档案部门的管理人员将工作重心放在确保档案不丢失、不损坏、不泄密上，并认为档案利用率高低的责任不在于档案机构，而是缺少用户需求。他们的平时工作满足于利用者需要什么，档案部门就提供什么，不讲究利用的成功率、满意率，更谈不上主动做好利用服务。但在开放存取的环境下，档案部门的利用服务工作也应随公众的要求而发生改变。北京市档案信息网免费提供在线档案目录检索、档案全文阅览、专题展览、行政规范性文件查阅等服务，充分体现了档案机构利用服务意识的转变。

从公众利用档案的角度看，开放存取顺应了时代潮流，公众们对档案资源利用的意识得到了加强。笔者在档案信息管理的研究中发现，从公众对档案信息的利用率（如对档案利用的人数、对某些档案的利用频率、对档案信息的利用种类等）可以看出公众们对档案的重视程度，即公众对档案信息的利用意识。公众只有在利用档案信息时，才能真正发现档案对自己的重要性。无法否认，档案实现开放存取后，人们对于民生档案更加关注，公众对档案的利用情况越来越好，对档案的利用意识越来越强。当然公众档案利用意识的加强，在一定程度上又会促进档案信息管理和利用水平的提高。因此，在管理档案信息时，只要辅以信息化的手段，在网络技术的帮助下，建立档案信息的数据库，公众们就能共享更多的档案信息，满足更多的信息需求量，从而使档案信息的利用更加完善，档案信息的社会价值更加充分地发挥。

（二）开放存取对档案利用理念的影响

理念是指人们对某种事物的观点、看法和信念，是意识中较为精炼的部分。开放存取的核心理念是共享。共享理念就是指公众们在共享资源时，大脑中根本没有知识的排他性和竞争性，认为利用档案信息，可以增强这些信息的流通性，能够更好地为公众服务。公众们在获取信息时不会受到各种附加条件的限制。

第一，共享理念有助于档案信息化的优化服务。公众只有树立了共享理念，才能以此为指导思想，大范围地使用档案信息，使之具有很强的实效性。

第二，共享理念在具体实施时必须借助于信息化服务。不管是图书馆档案信息管理，还是情报领域的档案信息管理，都一定要借助互联网技术。唯有如此，信息的使用者和研究者才能无限制地获取信息，供自己使用，使期刊信息能够永久性的开放存取，公众能大幅度地共享信息。这为近几年档案数字化和档案信息化带来了发展的契机，在很大程度上也促进了电子文件领域的蓬勃发展。

第三，档案利用信息服务活动的开展与共享理念在追求目标上是高度一致的。从档案利用的角度来说，档案利用理念在很大程度上反映了人们对档案利用的关注程度和满意程度。在档案实行开放存取以后，“自由、开放、共享”理念随着互联网技术的发达逐渐深入人心，有效利用网络条件实现信息资源的共享也成为广大用户共同追求的目标。档案机构提供利用的理念由开放存取之前的“以档案为中心”，即公众需要什么则提供什么，逐渐地上升为主动“以用户为中心”，即主动提供数字化、展览、远程服务等等。广大的用户也对档案机构的各类宣传活动进行了积极的参与和反馈，档案利用理念得到了强化。

二、传统档案利用工作在开放存取方面的不足

档案利用工作是指档案利用者在该系统中把档案信息查找出来，然后对信息进行加工，充分利用所查找出来的信息，使其利用功能充分体现了出来。从本质上来说，档案利用工作既是满足公众利用需求的过程，也是其价值实现的过程。

我国的《档案法》《档案法实施办法》明确规定：对档案拥有所有权的机关或单位，可以根据本单位的实际情况自主地决定档案的开放存取权。之所以有这样的说法，是因为这些档案在移交给国家档案部门之前，不具有开放存取的权利并且档案保存时间只有10至20年的期限。《保密法》也明确了相关部门对档案信息的存取权限。不同级别的部门只能存取相应级别的信息。这使得档案机构更多地扮演了保管者的角色，不利于档案的利用，更不用说开放共享了。

在设置档案开放利用制度时，通常从设立的原则、开放的时间期限、开放的适用范围方面考虑，尽可能做到最大限度地去满足公众对档案信息的利用程度。从目前情况来看，不能适应网络时代特点的信息开放服务以及共享制度必须更新或者重新建构。

我国档案开放的程度也不高。以2013年档案馆开放率为例，当年国家综合档案馆开放率仅为22.7%，所有的档案开放率为13.4%。这和西方国家的档案信息开放率存在着很大的差距，西方国家的开放率为70%至90%之间。可见，我国档案开放仍然不能满足公众的需求，对于档案利用的工作只处于初步阶段。

目前网络数字化也已进入了档案信息管理行列，虽然已初具规模，但是档案信息化的内容具有很大的局限性，只是停留在政府信息、学术信息、新闻动态等方面，而对于公众日常生活具有很大作用的信息却比较少。这也导致无论是用户利用档案的积极性，还是用户捐赠档案的意识行动，都较为薄弱。

三、开放存取对档案利用实践的影响

开放存取引入后，它对档案利用实践的影响是多方面的。开放存取的理念进一步提升了社会的档案意识，也强化了档案馆的中介职能，档案的价值得到了全新的诠释。同时，档案馆更加重视档案资源建设，档案现代化技术的实现方式更加多样化。

第一，对档案馆职能的影响。在传统档案信息管理中，管理员以及公众认为，档案馆或者档案室对于档案信息的作用主要体现在搜集、整理、保存当中，在信息的查找、传播以及利用方面，只能被动地起着中介的作用。当对档案信息给予了开放存取这样的管理环境时，公众对信息就拥有了相当大的访问权、获到权、整理权以及利用权。在信息获取多元化途径下，档案馆或档案室被动的中介地位有了改变，其中介地位得以加强，并且拥有了其它功能。例如，可以对档案信息进行分析、集成以及加工。由此档案馆的社会价值被扩大化了，其意义也赋予了新的内涵，对信息的利用、揭示更加知识化、定制化、个性化，并承担起长期存储、维护、开放档案资源的任务。

第二，对档案资源建设实践的影响。开放存取的实现模式主要有开放存取期刊和开放存取文档库模式。目前，在全世界可供开放存取文档库有400多个。在这个400多个文档库中，既有机构文档库，也有主题文档库和学科文档库。公众可以大范围地共享资源。面对数量越来越庞大、种类日益增多的开放资源，档案馆也正在对信息资源建设政策方面做出调整。通过平衡收集档案的种类、数量等，可以聚汇大量资源。在资金有限、存储空间紧张的情况下，积极应对市场竞争的压力，可以为用户提供更多的信息资源。

第三，对档案馆现代化技术实现方式的影响。公众开放存取资源的类型多种多样，例如在网络上可以开放存取各种软件、文字资源、视频资源、音频资源以及图片资源等。在未实现开放存取之前，很多软件全部受开发商控制，档案馆只能享有使用权，而不能对它进行修改。面对这种情况，档案馆在遇到困难时无法使之适用于档案信息的管理，只能和开发商联系，寄希望于开发商对软件的升级换代。这在一定程度上增加了档案信息管理的难度，无法为档案管理提供适时的服务。当开放存取实行后，可以对软件进行访问，修改软件源中不利于管理的内容，可以对它进行维护和修护。所以，档案馆开发的主体意识加强了，档案管理员的专业知识丰富了，有助于档案管理实用技术的提高，同时也为用户提供了更多方便。

第四，对我国现行档案法规实践的影响。档案管理在开放存取的环境下，很多功能进行了变通，如档案资源的保密方面、保密等级方面、档案信息价值的鉴定方面等。通过这些变通和改革，公众能够通过多种形式来获取更多的信息资源，得到更为广泛的信息服务。在此形势下，《档案法》的修改版也即将出台。

四、结语

综上所述，开放存取改变了传统档案管理工作的固有模式，为档案利用创造了更大的空间和契机，是对档案管理工作的明显改进。通过探讨开放存取对档案利用理念与实践的影响可以看到，在开放存取理念的影响下，档案利用工作从理念到实践都产生了较大的转变，不仅注重资源的整合与开发，而且在技术、职能、法规等多个方面进行了决定性的变革，推动档案管理工作进入了新的高度，实现了档案利用的现代化、信息化、高效化。基于当前发展趋势，开放存取对档案利用工作的影响远不止于此，我国档案利用工作在未来仍有较大的发展空间。如何进一步增加档案利用的智能性、便捷性、安全性、稳定性，都是档案管理部门应重点思考的问题。在实际工作中应重视开放存取理念，加强对开放存取的学习，实现开放存取理念的针对性解读。首先，相关工作人员应不断提升自身的业务水平，强化思想上的革新、技术上的投入；其次，要树立创新思维，在开放存取的基础上进行不断的创新，促进开放存取与档案利用工作的融合，保障档案利用工作的长效发展；再次，要积极推动档案利用工作与互联网络的融合，在开放存取理念的指导下，进一步拓宽档案利用的路径，实现服务上的增值，不断提高使用者的满意度。

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