档案数字化项目交付质量控制研究

留 巍

浙江星汉信息技术股份有限公司

档案信息资源是国家信息的重要组成部分，档案数字化则是现代档案信息化建设和数字化建设的基础工作，如何保证项目符合相关质量标准，确保档案信息的准确利用，是目前档案数字化项目实施的重点和难点。

1 档案数字化项目质量难以控制的原因

目前档案数字化项目普遍存在项目质量难以控制、评估等问题，其原因主要有以下几种：

1.1 档案数字化行业的交付成果属于非标产品

标准众多，有国家标准、行业标准、地方标准、项目标准，甚至一些项目委托方不同人员有不同标准。如历史文书档案数字化中文件所涉人名的著录项，相关国家标准中并未明确该字段的著录标准，因此会出现各个委托单位各自的标准。在人名著录范围上，有些委托单位考虑到档案利用价值，会要求涉及人员任免、处分、工资等相关的信息，而有些委托单位则要求有名单的均需著录。在人名著录格式上，有些委托单位要求将同一件中的所有人名著录在同一个条目上，有些则要求10个人名为一条。

又如对《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）中图像处理的“因遵循展现档案原貌的原则”的理解存在差异。有些委托单位经办人员认为，应当完全展现档案原貌，不去除装订孔、污渍等；有些则认为，应当去除这些不影响档案内容的部分，并尽量保持档案页面的赶紧，这也是符合以上原则。

1.2 部分质量标准难以客观衡量，需要人员的主观判断

仍以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）中图像处理的图像纠偏标准为例，标准中的描述为：“对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。”不同的人员对此的感觉不同，也就意味着质量标准不同。以目前常见的1°的质量标准为例，1°一般人是明显感觉偏斜的，但从量化质量标准上看是符合质量要求的。

1.3 档案数字化某种程度上属于劳动密集型行业，大量工作通过人工完成，难以确保质量稳定输出

档案数字化项目工作量少则几十万页，多则上千万页，而且项目不少流程环节只能通过人工完成，尤其是在存量档案数字化方面。比如档案前处理、档案著录、档案装订等等环节。存量档案因历史原因，纸张类型复杂，字迹难以辨认。如此复杂的、海量的工作量，完全由人工完成，质量的稳定输出难度极高。

1.4 档案数字化行业门槛较低，普遍存在缺乏有效的项目质量控制体系和技术手段支持问题

以浙江省为例，据不完全统计，全省从事档案行业的公司约有200家，而仅有10家具有档案数字化加工设计乙级资质；具有自主知识产权档案数字化加工软件的也寥寥无几，大部分公司的数字化软件是通过各种简单功能的软件组合以及OFFICE来实现的。在体制和技术上完全无法保障项目质量。

1.5 特别是存量历史档案，由于历史原因，档案形成、收集不规范，档案情况复杂

以综合档案馆的历史存量档案为例，档案形成时间跨度大，一般来说，从新中国成立后开始也有70年之久，纸张质量较差。因档案馆中馆藏档案来自各个单位、个人，早期档案工作缺乏规范指导，甚至同一卷中出现不同全宗单位档案，与现行档案归档标准相去甚远。

2 提高项目交付质量的对策

通过长期的行业项目积累和积极探索，我认为提高档案数字化项目交付质量，应当从项目机制、人员、技术手段等多方面入手。

2.1 加强从业人员业务技能培训

档案数字化行业门槛较低，从业人员档案业务能力普遍较低，流动性较大；而档案数字化行业又有劳动密集型行业的特征，因此加强从业人员的业务技能，对提高档案数字化项目的交付质量起到至关重要的作用。具体来说，业务技能培训分为两个层面，对项目负责人的业务培训以及对操作人员的技能培训。由于大部分档案数字化项目均在委托方场所实施，项目负责人驻场交付，远离承建方公司本部，因此，项目负责人对项目交付起到非常重要的作用。对项目负责人的业务能力进行系统培训、综合评估，实行持证上岗。对操作人员进行岗前培训，确保在正式上岗前对流程标准已理解和掌握。操作人员层面可以由项目负责人进行培训，也可以由公司进行培训；应当做到岗前培训，确保上岗前合理正确掌握质量标准。

2.2 建立样品试制以及批次验收机制

很多项目委托方和承建方都不重视机制的建立，正因为档案数字化项目具有上述特征，建立上述机制能有效提升项目交付质量，降低大批量项目质量不合格的风险。项目因质量问题返工或者无法通过验收，带来的不仅仅是承建方的经济损失，对委托方也是一种损失，更有可能给档案实体带来破坏性风险。在项目启动阶段，尽可能对项目涉及的档案进行试加工，封存样品，作为后续阶段质量标准的实物参考和评估依据。在项目交付过程中，委托方可以以年度、目录号等建立检验批，通过对检验批的质量检查，以确保质量问题能得以及时发现，控制在较小范围内。

2.3 提升技术能力，通过技术手段控制质量

档案数字化行业中常见的质量问题可分为系统类、图像类、条目类。系统类的常见问题有档号重复、档号错误等；图像类的常见问题有扫描页数不匹配、空白页、扫描参数不正确等；条目类的常见问题有字段格式类型错误、错别字。据此，通过对生产系统的研发、升级，实现流程控制、自动检测、OCR识别、消息回退、系统随机抽检等技术提升交付质量。

提高档案数字化行业的交付质量是一项复杂的系统工程，从机制、体系到技术，质量管理的目标是过程的持续改进，质量关注的焦点从结果或产品转移到产生结果或产品的过程。