文书档案收集和利用优化措施研究

杨玲芳

永康市中医院医共体城西分院

档案管理亦可称为档案工作，是对档案收集、整理、归档、保管、统计及利用等一系列活动的统称，在服务社会经济发展及政府智囊过程中发挥着重要作用。档案包括文件、会议纪要、组织沿革、大事记、各类报表、照片、录音、录像、光盘等各种载体档案，是单位各项工作真实、客观的记录，是工作过程中不可缺少的信息资源。

1 文书档案收集归档中存在的问题

档案管理不够规范，是当前档案管理工作普遍存在的问题。收集和整理文书档案，其目的不仅仅是将这些资料保存起来，而且是要给文书档案进行分类并按期限进行有效保管，以便以后利用。具体而言，当前文书档案收集归档工作中存在以下问题。

1.1 文书档案收集难，归档意识薄弱

单位正常收发文是主要的文书来源，一般能做到有效收集，对于一些会议纪要、科室报表及会议带回的文书等会出现延迟归档和不愿归档等现象，特别是有些职能科室从自身工作方便的角度考虑，都有自己的资料室留存档案，不愿把文件资料移交档案室保存，严重影响了文书档案的收集归档。

1.2 文书档案收集欠完整，准确可靠性不够

如一些请示件和批复件，没有应收尽收，欠完整性；发文稿存在铅笔修改或补充字迹，正文与附件不全，底稿缺失等情况；上级文件或联发文件用复印件代替；工作人员外出学习、考察文件没有及时入档。

1.3 档案管理制度不完善，档案利用存在弊端

收集和整理档案资料，其目的不仅仅是将这些资料保存起来，而且要有效利用并提供多方面服务，提高档案资料的社会价值。文书档案管理是整个单位管理中的一个重要部分，虽然现在文书档案的管理已经日趋完善，但还是存在档案员根据自己的理解和实践进行管理，工作随意性很强，没有进行统一规划等问题。档案利用时，存在借阅期限内没有及时收回的情况，查阅时还存在频繁翻阅纸质档案导致破损，部分档案被带出档案室的情况，这些都容易导致档案丢失和损坏。

2 提高文书档案收集归档及利用的策略探讨

2.1 加强宣传，强化全员档案管理意识

归档是自下而上、全员性的工作，增强全员档案管理意识是基本要求，从根本上改变管理人员对档案管理工作的认识，才是解决问题的关键。在文书档案管理过程中，从单位领导到基层档案管理人员，都必须正确认识档案管理的重要价值和文书档案在单位发展中的重要作用。

首先，要加大宣传力度，让全体人员理解文书档案管理的重要性，促进全员档案意识的提高，全力支持文书档案管理工作，为档案工作提供有记录价值的第一手资料。

其次，要调动单位各级员工的积极性，保证档案管理工作的顺利开展，有效促进文书档案管理全面实现规范化，提高工作质量和工作效率。

最后，需要相关工作人员养成正确的管理意识，彻底转变“重管轻用”的观念，彻底消除“无所作为”的落后消极思想意识，更新观念、解放思想，逐渐形成文书档案管理的规范化。

提高对文书档案管理的认识，尤其是综合办公室、科教科、人事科等职能科室的兼职档案管理人员，要具备一定的档案管理意识，加强对档案工作的重视程度；积极推行质量管理，狠抓归档率和完整率，档案质量的好坏直接关系到档案信息的开发和利用成效，提高档案质量是档案管理的首要任务。

2.2 建立完善的文书档案收集归档清单

包括：重要会议记录、纪要；上级制发的关于本机构职能、编制申请、干部任免、主管业务的文件；领导视察工作时形成的讲话、题词及汇报材料，上级部门、同级机关制发的非本机构主管业务但要贯彻执行的文件材料；本机构职能活动中形成的重要业务文件材料、请示、上级部门批复、年度工作计划、思路、总结，人大提案回复，组织沿革、大事记；本机构联合发文文件材料；职工、人事任免、聘任等文件；工资调标表、年度考核结果表、人事介绍存根、临聘人员合同；本机构信访回复；等等。

2.3 完善文书档案管理制度，促进档案管理标准化

要完善文书档案管理工作相关制度，拥有健全的制度才能推进档案管理体系的建设，促进档案管理标准化。要结合自身的实际情况，按照相关的法律规定，尽快制定出一套完善健全科学的档案管理制度，使档案工作人员在工作中有法可依。

首先，制定统一的文书档案管理制度，明确档案实行统一集中管理，保证归档率和档案完整率。

其次，制定科学的、标准化的文书档案管理工作流程，完善文书档案的收集、整理、保管、归档、利用、鉴定、销毁等制度，确保各项工作有章可循。

最后，还需制定对应的档案保密制度和监督制度，通过对档案管理工作的监督，确保档案的安全，绝不给不法分子可乘之机。

在档案利用方面大力推进信息化管理，文书档案管理信息化的开展，可以有效保护各类档案原件，避免档案原件被过多直接使用而造成原件损坏，以达到保护档案原件的目的。文书档案进行信息化管理后，还可以有效降低和避免重要档案资源丢失的风险，有利于保护某些需重点保存的珍贵档案原件。

综上所述，文书档案能反映一个单位的发展历程，记录一个单位重要的行政决策，也是一个单位重要决策的参考依据。文书的完整性、准确性、完好度，对一个单位有着重大意义。对文书档案管理人员的培训和教育，也势在必行，完善文书档案管理相关制度，进一步提高文书档案管理工作的信息化水平，才能科学有效地开展文书档案管理工作。