高校干部档案规范化管理研究

聂宏凯/吉林大学党委组织部

陆 璐/吉林大学管理学院

干部档案包含了干部个人信息、政治面貌、业务能力、行为表现、成果实绩等重要内容[1]，它是干部职称评定、选拔聘用的凭证依据，应作为重要的档案资源被妥善保存。干部档案管理问题愈发得到党和国家的高度重视。2014年，中组部颁布了《关于进一步从严管理干部档案的通知》，要求加强干部档案工作[2]；2014年10月至2016年6月，中央组织部完成了对全国干部人事档案的专项审核工作[3]，集中解决了干部档案管理中普遍存在的问题。

具体到高校层面，高校干部档案具有政治性、动态性、学术性和凭证性的特征。政治性既体现为在校党委领导下对高校干部进行任用、考核、调动等，也体现为高校干部档案主体具有强烈的纪律意识和道德意识，这些都在档案材料中有充分反映；动态性主要指干部档案的内容是持续更新的，会随着干部工作变动及时补充进来新的材料；由于高校干部的职业特性，学术性体现为干部档案中的一部分材料真实反映了干部的学术研究水平和专业技术能力，而且这部分材料是干部档案的重要组成部分；凭证性体现在高校干部档案真实、完整地反映了干部的工作、学习、生活经历，具有凭证价值。

1 高校干部档案管理中的问题

一是内部问题。高校干部档案管理内部问题主要表现为档案意识不强和档案内容缺失。档案意识不强，首先表现为个别干部为谋求个人利益最大化，对个人年龄、工龄、党龄、学历、履历、干部身份等重要信息进行涂改、替换或伪造，这种违法乱纪的行为严重损害了干部档案的真实性和完整性。其次表现为有些干部没有认识到干部档案的重要性，不按规定正确填写相关材料或不按时上交材料，甚至因工作单位变动直接“弃档”。有些高校档案部门平常疏于监督和管控，档案意识不强的问题短期内难以改观。档案内容缺失，主要表现为信息遗失、格式错误和信息错误，其中信息遗失包括证明学历学位的学籍档案遗失、证明工作经历的工作证明遗失、体现入党历程的入党材料遗失和揭示工作变换的调转材料遗失；格式错误包括纸张选择错误、书写材料选择错误、审批流程不清等；一般来说，信息错误是由于有意识的造假或无意识的笔误造成的，不管是有意为之还是无意为之，都会使档案真的实性得不到保证。

二是外部问题。在信息时代，高校已然认识到档案信息化的重要性与必要性，但在各种因素作用下，部分高校干部档案仍停留在传统人工收集整理的阶段，繁重而琐碎的工作占据了档案人员大部分的工作时间，档案检索与调用困难重重，甚至档案损坏的现象也会发生。一些高校虽然通过开发信息管理系统构建了干部档案数据库，但功能仅局限在简单的数据录入、检索、统计和输出上，没有充分发挥出信息管理系统的服务功能，极大地拖延了干部档案信息化的进程。高校开展干部档案管理缺乏充足的经费支持，档案人员只能利用老旧的设施设备完成低水平的整理保管工作，难以真正挖掘干部档案的价值。长期以来，高校干部档案处于封闭管理的状态中，虽然在一定程度上维护了档案内容的真实性和安全性，但却不能为高校干部职称评定、选拔聘用提供服务，且不容易让干部认识到档案的重要性。

2 实现档案规范化管理的策略

2.1 树立全程管理和前端控制理念

纸质和电子档案的增多对高校干部档案规范化管理来说是一个挑战。为了从源头上保证干部档案的真实有效，应当引入全程管理和前端控制的概念。全程管理和前端控制主张文件在形成之时就被纳入管理范围，并且对文件从形成到保存或销毁的整个过程都实施有效的监督保护。

全程管理来源于文档一体化思想，建立在“大文件”观的基础上[4]，注重文件各个阶段的管理，从而提升整体质量。从全程管理的观点出发，高校干部档案的收集、整理、保管和服务环节应当被重点关注。无论是纸质档案还是电子档案，都要注重收集工作，在工作中要注意确保档案的完整性；对于电子档案来说，不仅要收集文件本身，相关的背景信息和元数据也应当收集，这样既能反映电子档案内容、结构和来源等方面的基本信息，还能发掘信息价值。纸质档案的整理工作十分繁琐，档案工作人员不仅要完成分类、排序、标码、装订、目录等流程，还要定时更换档案装具。电子档案管理对部分环节进行了简化，其重点部分是著录，著录能够有效应对电子档案的频繁复制和迁移，保证电子档案的真实性，并且为后续的检索工作打下基础。高校干部档案具有保密性，因此档案库房需要配置完备的硬件设施，切实起到妥善保护干部档案实体的重要作用；电子档案管理则应注意系统安全建设，避免因黑客、病毒攻击造成信息泄露。高校干部档案的服务功能直接体现在提供查阅和调用上，借阅者按相关规定提出申请，办理手续后可查阅或调用档案。前端控制以文件生命周期理论为基础[5]，将电子文件的管理要求都反映在系统设计阶段中。从前端控制的角度出发，高校档案管理部门要掌握有关电子文件管理的法律标准，熟悉各个流程的运转原理，向系统设计者提出具体的要求。全程管理和前端控制虽然拥有不同的理论基础，核心思想也不尽相同，但二者可以相互补充，共同维护高校干部档案的完整与安全。

2.2 确保档案的真实性、完整性和可靠性

真实性、完整性和可靠性无疑是档案管理的核心要素。真实性、完整性和可靠性一方面体现在档案在形成过程中是真实可靠的，另一方面体现在档案形成后没有被篡改。

在高校干部档案的形成过程中，必须树立严谨的工作作风、制定严明的标准规范，以实事求是作为基本工作原则，从源头上杜绝虚假档案和问题档案。《干部任用条例》中明令禁止“涂改干部档案”和“在干部身份、年龄、工龄、党龄、学历、经历等方面弄虚作假”等行为[6]，干部监督小组存在的目的就是对档案涂改和涉嫌造假的行为进行核实查处，用实际行动践行“三严三实”，牢固树立“四个意识”。统一电子档案格式也是有效的方法之一，结构科学、合理有效的档案格式可以减少格式转化的流程，能为长期保存创造有利条件。国家公布的标准规范是最重要的参考资料，密钥、电子签名等技术的应用不仅可以节约技术成本，还能最大限度地防止档案被篡改。在档案形成后，对档案进行鉴别审核是重要环节。要坚持对每份档案进行仔细鉴别，及时发现问题并予纠正，一旦发现存在弄虚作假的情况就必须严肃追责。对于难以鉴别的内容，如出生年月、学历、工作经历、党员材料等信息，可以通过调查走访、全方位调取证明材料等方式，进行对比研究，做出正确判断。如遇干部档案中的信息不一致情况，应要求干部本人出具书面说明，由高校组织部门进行进一步核查；如是干部重要信息记载不一致的，要根据有关政策审核确认；如经过调查没有原始依据材料且按照现有政策难以认定的，要结合档案记载情况综合研判确定。

2.3 规范管理制度与加强信息化相结合

信息化是高校档案部门为了应对大数据时代的变革和顺应学科发展的需要而采取的有效举措。信息不仅仅是指对纸质档案进行数字化扫描，还指依靠信息技术构建干部档案管理系统，对高校干部档案进行科学管理和充分开发利用。实践中，将加强干部档案管理制度建设与信息化手段结合起来，不仅可以缩短工作时间、提高工作效率，还能有效保护纸质档案，也方便随时对档案材料进行动态更新。

第一，制定详细的管理计划。在前期管理阶段，要加强对电子档案形成部门的管理，明确人员权限管理范围，细化人员的操作规程、访问权限和质量标准；在中期管理阶段，完善档案的接收范围、整理规则和鉴定标准尤为重要；在后期管理阶段，主要做好档案的移交、保管以及提供利用等工作。第二，构建协调沟通机制。电子档案形成于高校不同的部门，经移交归档才进入高校档案部门；按照全程管理和前端控制的理念，高校档案部门应承担起全面的管理责任，因此构建协调沟通机制可以帮助档案形成部门明确其工作职责，达到提高工作效率和质量的最终目的。第三，推进信息化建设。推进纸质档案数字化是最基本的要求；为确保电子档案的原始状态和证据效力，元数据也应被纳入管理体系，可通过系统限定、用户限定等方式捕获隐含在档案内部和管理背景中的元数据，并作为重要文件加以维护。第四，健全激励机制。当前高校档案人员流动性较强，这不利于实现高校人事档案的规范化管理。必须采取有效措施，如健全针对档案人员的激励机制，提高档案人员的待遇，并健全培训与再教育体系。第五，鼓励开发利用。实现高校干部档案规范化管理的最终目的不是为了保管好档案，只有发掘档案的价值，才能避免形成“死档案”[7]，这就要求高校档案部门要规划好档案开发利用工作，特别是要平衡好保密与开发利用之间的关系。

注释与参考文献：

[1]于艳茹,徐成凯.高校干部档案管理探析[J].沈阳大学学报（社会科学版）,2017,19(02):158-160.

[2]方德生.档案信息化的困境与出路——干部人事档案信息化建设问题思考[J].档案时空,2015(04):34-36.

[3]全国干部人事档案专项审核基本完成[EB/OL].[20178/4/1].http://renshi.people.com.cn/n1/2016/1204/c139617-28922940.html.

[4][5]郑伽.电子文件的全程管理与前端控制的比较研究[J].北京档案,2017(10):19-22.

[6]高玲玲.从严从实加强干部档案工作[J].山西档案,2016(03):46-48.

[7]何宗哲.新公共服务视角下高校干部人事档案服务水平的提升路径研究[D].广西大学,2016.