博物馆陈列展档案分类与管理

■ 鹿继敏

近年来，随着博物馆事业的蓬勃发展，博物馆陈列展览也深受公众的广泛关注，陈列展览是博物馆直接服务民众的重要手段，是实现博物馆文化价值和核心功能的基本方式。博物馆在陈列展览过程中积累了内容丰富、形式多样的原始档案，客观详实的展览档案是陈列展览工作的真实写照，是博物馆发展的历史见证。然而博物馆陈列展览档案管理工作并未受到足够的重视，其规范和完备程度远远不及藏品档案。如何管理好陈列展览档案并挖掘其利用价值，充分发挥它在博物馆公共文化服务和博物馆建设中的重要作用，是博物馆档案工作者面临的一个重要课题。

1 博物馆陈列展览档案的内涵及作用

1.1 陈列展览档案的内涵

陈列展览档案是指博物馆在从事展览过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，有条理地加以系列化整理，并按照科学方法保管起来的档案材料。展览档案主要包括展览前、展览中、展览后形成的历史记录，真实地反映了一个展览的选题意义、设计水平、主题思想、社会反响等情况。

1.2 博物馆陈列展览档案的作用

1.2.1 为陈列展览工作提供参考资料。展览档案既是对过去工作的经验总结，也是今后工作的宝贵资源。举办一个影响力较高、观众反响较好的陈列展览，不仅需要选题的把握、策划艺术的创新，更需要成功经验的借鉴。展览档案真实反映了陈列展览的举办情况，既记录举办陈列展览的成功和亮点，也记录了其不足和缺陷，通过多年陈列展览档案材料的研究对比，不仅可供借鉴，尽快地提高陈列水平，少走弯路。尤其在举办形式、内容与之相近的展览时，办展人员可以在以往举办的陈列展览基础上加以创新和提升，同时完善之前的不足和缺陷，促使展览水平不断地提升。

1.2.2 为宣传教育提供重要素材。陈列展览是博物馆宣传教育的重要窗口，是公众的第二课堂。陈列展览档案中的展品信息是宣传教育的第一手教材，丰富的展品档案信息蕴含的鲜为人知的“故事”，通科技手段对展品档案资料加工、整理，让生硬的展品资料“活起来”，只有展品资料丰富，“故事”才能讲得生动，宣传教育才会更有感染力，把展品信息传输给观众，观众在感受、欣赏、倾听展品的“故事”时，也受到了鼓舞和教育。

1.2.3 为编研工作提供第一手资料。展览档案具有重要的历史价值、艺术价值，其开发利用是历史文化研究和档案馆文化工作的重要延伸。展览档案的信息是编辑史料、陈列文物研究的第一手资料。通过对文物信息的研究，深入挖掘文物蕴含的历史故事、历史文化。如利用展览档案编辑史料、专题资料汇编、研究专著等。

2 陈列展览档案的分类与内容

博物馆陈列展览档案的内容包括从起草大纲、策划设计、布置等举办展览全过程的有关资料，为了使档案材料能如实地反映出陈列展览各项工作的全过程。应做到完备、详尽、系统。可分成文书、图表、声像和实物等四大类，现分述如下:

2.1 文书档案

文书档案在陈列展览活动中所形成具有保存价值的文字记录。主要包括：1、陈列展览的规章制度、计划、方案、大纲、要求和总结；2、举办陈列展览的请示、报告、批复等文件资料；3、由陈列草案、修改意见、专题会议纪要、专家意见、可行性报告等陈列展览选题的过程材料；4、联合举办展览的意向书、协议书（合同）等；5、文物和辅助展品的清单，包括文物的名称、时代、出土地、件数、完残程度、用途等，还有展品的译文资料；6、通过媒体、展板、报纸等方式对外宣传的文字材料；7、讲解词文稿；8、观众留言、领导名人题词或题字，以及观众发表的观感文章；9、陈列展览经费的预算、收支票据和凭证、决算等财务资料；10、其他有关的文字记录资料。

2.2 图表档案

图表档案指在陈列展览活动中所形成具有保存价值的图表资料。1、陈列布局图和设计图，主要包括：展出的总平面布局图、参观路线图，平面及空间展品布置图、部分单元的立体图、陈列设计的立体效果图、侧视的结构以及展出中使用的电路图等。2、经费预算报告和成套表格，包括初表、修改表、定表等。

2.3 声像档案

声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治陈列展览活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。它是全宗档案的重要组成部分。主要内容包括：1、展品及翻拍资料的影像资料、录音资料。2、展览现场拍摄的全部展览资料的影像资料、录音资料。3、在本馆或外馆展出时举行的开幕式、座谈会、联谊会、观众参观和讲解员现场解说场面的影像资料、录音资料。4、主要领导、著名专家学者、重要外宾参观时的影像资料、录音资料。5、新闻单位进行宣传报道及宣传广告所用的影像资料、录音资料。6、其他有关影像资料、录音资料。

2.4 实物档案

实物档案即具有档案属性的实物，通过收集整理而转化成的档案。主要包括陈列展览活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；上级领导知名人士的题词字画等;展览相关徽章、手提袋、纪念品、纪念册等实物。

3 加强陈列展览档案管理的措施

3.1 增强陈列展览档案意识。陈列展览档案是陈列展览过程形成各类信息的汇总，通过陈列展览档案才能够对陈列展览情况、存在问题、社会反响有个较为全面和深入的认识，对再次举办陈列展览具有极为重要的指导意义。首先，提高博物馆领导的陈列展览档案意识，将陈列展览档案管理作为陈列展览的重要内容来抓，与陈列展览有机融合到一起，与陈列展览工作同安排、同布置，做到有领导分管，有部署、有检查、有奖惩，通过有力的奖惩措施使参与陈列展览的人员都能牢固树立档案管理的理念和意识。其次，增强陈列展览人员的档案意识，陈列展览工作人员是整个陈列展览工作的实施者，各种陈列展览档案材料都是直接产生或交至他们手中，负责陈列展览档案管理人员严格按照陈列展览档案的分类方法做好各项零散资料的收集、整理与归档工作，明确归档责任人职责以保证陈列展览档案如期、完整地移交、归档。

3.2 注重陈列展览档案的收集整理。陈列展览信息收集是陈列展览档案管理的基础，陈列展览档案收集工作应贯穿于展前、展中、展后，与陈列展览的策划、筹备等工作同布置同安排。档案工作人员应积极关注博物馆举办的各种展览活动，主动参与陈列展览档案的收集和整理工作中，并指导监督参与陈列展览的工作人员做好档案的收集、整理和归档工作。展览档案不同于其它业务档案，点多、面广，较分散，收集起来比较困难。档案在实施展览过程中直接形成的，往往分散在各个业务部门甚至个人手中，有些与其他博物馆合作办展的，还需要跨馆收集，陈列展览档案收集涉及面较广，难度较大，因此收集归档工作需要参与陈列展览工作人员共同参与，齐心协力，才能确保陈列展览档案的完整性、原始性。在收集整理的过程中，既要区别载体，又要保持各类载体文件的有机联系，使得不同载体档案能相互参照，以保证所有展览档案的有序管理。

3.3 建立健全陈列展览档案管理制度。目前，国家对博物馆陈列展览档案管理没有统一的建档标准和严格管理制度，由各馆陈列部门根据工作需要自己制定建档标准和管理办法，还有的博物馆参照艺术类档案管理办法生搬硬套，各自为政，随意性较大，导致陈列展览档案管理混乱。因此，制定统一的展览档案建档标准是博物馆的当务之急，也是展览档案适应博物馆的快速发展之需。因此，结合本馆实际，从档案的收集、整理、分类、鉴定、编目、保存管理、利用等各个环节都建立科学、合理的管理办法，使档案在管理过程中有章可循，有法可依，同时还应制定奖惩制度，提高档案工作人员的积极性。真正做到编目详明、制度健全、保管妥善的总体要求。

3.4 加快展览档案的信息化转变。

博物馆陈列展览档案管理应尽快从实体管理向网络化、信息化管理转变。许多展览设计工作都通过计算机开展，设计文本都是电子格式，加强信息化管理是展览档案的一个发展趋势。一是要加快展览档案的数字化。电子档案虽在逐年增多，但纸质档案仍然是陈列展览档案的主要载体，借助扫描仪，将原始的陈列展览档案材料转化为数字档案，建立全文数据库，为展览档案的利用研究，提供快捷、方便的方式，提高其利用率。二是建立展览档案管理系统，针对博物馆陈列展览档案的特性开发一个管理系统，或者在博物馆档案系统内设置展览档案管理模块，与馆内的其他档案实现共同开发，设备共享。做好展览档案信息化，既实现展览档案的数字化扫描、查询、著录、利用等功能，也实现了不同载体展览档案文件的传输、保存，又要能更好地实现信息资源共享。

3.5 做好展览档案的开发利用工作。

展览档案具有很强的研究价值、利用价值，其开发利用是历史文化研究的重要延伸，充分挖掘利用展览档案信息，使其社会价值、文化价值得到充分体现。如何做好展览档案的开发利用：一是将展览档案转化为编研成果。根据档案资料编写可供参考的史料从书，如编辑史料、制作展品图录、专题资料汇编、撰写有关文章和著作等，让展览档案由“幕后”走向“台前”。二是可以将展览档案化为展览元素，可以进行展览档案信息的深层次加工，让展览档案成为展品，也可以为网上展览提供素材，实现展览档案信息的网络再现，多方位地进行展览信息传播，更好地发挥展览档案的文化功能，让展览档案“活起来”。

总之，陈列展览档案在博物馆不是可有可无的，而是有着举足轻重的作用，建好陈列展览档案，对提升博物馆陈列展览水平，扩大博物馆的社会影响有着重要意义。因此，树立正确的陈列展览档案管理理念、提高陈列展览档案管理人员的业务素质，建立完善的管理制度及充分利用现代化信息技术及设备是做好陈列展览档案管理工作的必要条件。

[1]赵家彪，王扬能.博物馆陈列展览档案管理浅析——以海南省民族博物馆为例[J]实践与探索，2014（12）：55-57.

[2]杨京丽.做好博物馆展览档案管理工作的若干思考[J]浙江档案，2017（3）62.

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