紧贴中心 服务大局临邑县努力提升档案信息化建管水平

文·唐甲龙

服务是档案工作的生命线，也是档案工作的出发点和落脚点。近年来，临邑县档案局在省、市档案局的关心指导和县委、县政府的正确领导下，按照“存量数字化、增量电子化、利用网络化”的工作思路，紧贴中心、服务大局，大力推进全县档案信息化建设工作，改造升级馆藏档案管理系统平台，开通馆室一体化系统平台，提高档案信息利用效率，提升档案工作服务水平，达到了“让信息多跑路、让群众少跑腿”的良好效果。

一、提认识、鼓干劲，为开展档案信息化工作凝聚思想共识

思想是行动的先导。档案工作在全县各级各部门中或多或少存在着“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的现象，即便是县档案局的同志，有的也认为这是一项可有可无的工作，思想还停留在“收起来、存起来”的较低层面，没有自觉地将新时代“以人民为中心”的指导思想内化于心、外化于行。针对这种现象，临邑县档案局从以下三个方面为切入点，提高站位、解放思想、凝心聚力。

（一）以上级档案主管部门的部署要求为统领，学习汇报到位，赢得县委、县政府的重视支持

近年来，国家、省、市档案局在不断加强和改进新形势下档案工作的同时，均把档案信息化建设作为重点工作之一予以强调。县档案局每次收到相关文件和相关会议精神之后，都是第一时间以呈阅件的形式向县委、县政府主要领导、分管领导作专题汇报，并结合实际提出切实可行的措施方案，赢得了县领导的认可和重视支持。2015年，县委、县政府两办制定出台了《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，对档案工作给予了强有力的政策支持，对档案信息化建设提出明确要求，强调要从源头上规范、整合、存储、开放和共享档案信息资源，着力构建“智慧档案”共建共享平台，有力地推动了全县档案信息化建设的快速发展。2016年，县委书记林春元同志先后对省、市要求推进档案信息化建设的文件作出批示，要求分管县领导认真研究，切实抓好落实。2017年，县委、县政府主要领导、分管领导多次专题研究档案工作，并主持召开档案信息化工作推进会，协调解决档案信息化建设工作中遇到的困难和问题，为加快推进全县档案信息化建设提供了良好环境。

（二）以全国示范数字档案馆为榜样，确立工作目标，统一全局上下的思想认识

2016年6月，由分管县领导亲自带队，组织有关人员赴江苏、浙江、广东3省6地专题考察学习了档案信息化建设、数字档案馆（室）建设、民生档案服务利用等方面的先进经验。在此基础上，县档案局结合工作实际，确立了以全国首批示范数字档案馆为标杆，加快推进馆藏档案数字化，着力建设数字档案馆的任务目标，并以此统领全局人员的思想认识，把档案信息化作为全局工作的一条主线。现已全面完成馆藏档案数字化工作，并按照国家级数字档案馆测试办法和要求，对机房进行了改造，购置了磁盘陈列、备份软件、应用服务器、防火墙等硬件设施，新上了馆藏查档系统，进一步提升了查档速度和工作效率，得到了社会各界的一致好评。

（三）以开展全省档案工作科学化管理为抓手，重抓点上突破，起到典型引路的作用

把档案信息化建设部分作为重中之重，明确要求拟晋级省先进、示范的单位，必须开展本单位室藏档案的全文数字化，并配备必要的软件系统和硬件设备。经过县档案局与有关单位的共同努力，档案信息化建设异军突起，由原来的短板、弱项，成为引领全县档案事业发展的“先行军”。2015年至2017年，全县有先后14家单位晋升为“全省档案工作科学化管理先进单位”，4家单位晋升为省级示范单位。截至目前，有28家单位的档案管理软件进行了全面升级改造，其中2家单位安装使用了网络版的档案管理软件，3家单位档案管理系统与OA办公系统无缝对接，实现了文档一体化。县档案局还依托临邑县电子政务系统，启动了馆室一体化工程，有6家单位开通了馆室一体化系统，10家单位正在进行档案鉴定划控工作。在线查档、在线归档的实现，进一步调动了各单位档案信息化建设的积极性。

二、抓队伍、强培训，为开展档案信息化工作提供人才支撑

事业的发展关键在人。档案信息化建设也亟需一批能担当起历史重任，具有过硬政治素质、良好职业道德和较强专业技能的人才队伍，因此，临邑县档案局坚持开展教育培训，聚焦能力提升。

一是坚持请进来搞培训。通过举办业务培训班，多措并举加强全县档案干部队伍建设，全力提升档案干部统筹、谋划、协调、组织、推动和落实的能力，让全县各级各单位的档案人员学习掌握档案管理新技术、新方法，如计算机基本原理、档案管理系统的操作、网络安全和网络维护等相关知识，不断提高档案人员的综合素质，为档案信息化建设提供了人才保障。2014年以来，邀请省、市档案专家前来授课10多次，培训档案人员1000余人次，全县档案人员的业务技能和工作水平得到全面提高。

二是坚持走出去学经验。分期组织全县积极性高、业务基础好单位的档案人员参加省、市举办的各类档案业务培训班，组织拟晋升山东省档案工作科学化管理先进、示范单位的档案人员到省内和浙江、江苏、湖南、广东等地学习交流，选调人员到省、市档案局进行跟班学习等方式接受高层次培训，让大家在交流合作中学知识、长见识、增才干。通过对标先进找差距、立足实际补短板，经过一段时间的努力，各相关单位的档案信息化工作都得到主要领导的重视和支持。近年来，先后开展了10多次、50余人次的跨区域、跨部门、跨单位交流学习，均达到了解放思想、拓宽视野的良好效果。

三是坚持沉下去摸实情。紧紧围绕全省档案工作科学管理的要求和德州市档案局的工作部署，安排全局人员分组分期到各乡镇（街道）、县直各部门和有关重点企业开展调研，查找存在的问题，提出解决的措施，形成书面报告。县档案局能够解决的立即落实，不能解决的以呈阅件的形式报县委、县政府领导研究解决。近年来，围绕提高服务群众水平、基层档案室建设、档案安全保管等专题，开展了民生档案建设、档案管理系统应用、档案信息安全等方面的调研，既锻炼了全局人员干事创业的能力，又帮助各单位切实解决了一些实际困难和问题。

四是坚持招进来快培养。坚持人才引进，采取招录、遴选等方式，有计划引进档案信息、编研开发、档案科研等方面的急需人才，通过交任务、压担子、教方法，加快提升新进人员的工作能力和水平。在原有2名本科学历人员的情况下，2016年县委、县政府又专门研究同意县档案局通过公开招考录用1名大学生，进一步增强了人才力量。

三、防风险、排隐患，为开展档案信息化工作筑牢安全堡垒

档案信息和数据安全事关党和国家、人民群众的根本利益，事关经济社会发展大局，确保安全保密是档案工作的底线，档案工作者必须站在对党和国家负责、对人民和历史负责的高度切实抓紧抓好。

（一）下发一个通知，强化档案信息安全防范

随着全县档案数字化工作的推进，先后有40多家单位开展了档案数字化加工工作，各相关单位累计完成全文数字化档案120多万幅，目录录入21万多条；其中7家单位室藏档案数字化率实现了100%，36家单位文书档案数字化率实现了100%。与此同时，档案信息安全逐步提上了重要议事日程，为此县档案局提请县委、县政府两办分别于2016年10月和2017年8月先后两次下发通知，进一步加强档案信息化建设工作，把档案信息和数据的安全防范作为重点进行了强调。之后，有20多家单位主要负责人亲自与县档案局联系、沟通档案信息化建设工作，有30多家单位的档案人员主动到县档案局咨询开展档案数字化工作的有关标准和要求。

（二）开展一项检查，查找档案信息安全隐患

按照《档案法》《保密法》和《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规的要求，县档案局每年都联合县保密局加强对计算机档案管理软硬件系统进行监督和检查，明确要求各相关单位非公开的档案信息一律不得在互联网上发布。对已开放的档案目录查询服务，采用身份认证、安装防火墙、数据备份等行之有效的安全防护措施。对存在的安全问题，下达整改通知书，并适时进行回头看，确保了档案数据系统安全、可靠，有效防止了失密和泄密事件的发生。

（三）搭建一个平台，开展档案数字化服务

县档案局成立了数字化加工服务中心，以确保档案信息安全为重点，面向全县各单位免费提供规范的档案数字化加工技术培训。在数字化工作推进中严把以下几个环节：对数字化加工场所等硬件条件不足的单位，将室藏档案送到县档案局集中进行数字化，不收取任何场地使用费；对自行外包数字化工作的单位，要求其将档案信息化、数字化的工作计划、方案等相关资料报县档案局审核后再实施，并将数字化成果及时报县档案局备份；对在馆室一体化系统上运行的数据，均是先进行鉴定划控，在县档案局领导小组确认没有涉密和不易公开的信息后，再挂接上内网。同时，聘任济南一家档案监理公司作为项目监理，对数字化加工、信息安全进行全程跟踪、质量鉴定，确保可挂接、可查询、可共享，从而保证了档案数字化加工的质量和信息的安全。2018年初，临邑县档案局将第一批全县893G的电子档案光盘送交山东省电子文件（档案）容灾备份中心，进行了电子档案的离线备份工作。