高校档案绩效管理体系构建研究

朱明国

目前，高校档案绩效管理长期落后于高校的实际发展现状，其具体体现为绩效管理缺乏体系建设，缺乏系统完善的绩效管理量化标准，导致绩效考核结构作用甚微。因此，在构建高校档案绩效管理体系过程中，需要明确绩效管理体系指标，确保档案资料的完整、统一和安全，拓展档案的社会和文化服务内容。

目前，高校档案绩效管理体系还处于初期应用阶段，没有充分发挥绩效管理的逻辑严谨、程序缜密的特点，不利于提高高校办学效益，调动教职员工的工作积极性。因此，构建高校档案绩效管理体系需要遵循相关绩效管理理论知识，客观、公正、合理地评定档案工作各级部门尤其是员工的绩效，充分提升档案人员自身素质和业务能力，推动档案管理工作整体水平的改变。

高校档案绩效管理体系的问题分析

绩效管理缺乏体系建设。纵观我国高校档案管理工作还大多停留在传统部门经验管理模式，缺乏绩效管理相关理论与技术作为指导，无法建立起高校档案绩效管理体系，导致高校档案管理工作的考核范畴不明确，考核内容落后陈旧，考核方法标准不明确，严重阻碍了高校档案职能的履行和管理的完善。此外，高校办公自动化系统、高校档案管理系统缺失关于档案管理的绩效管理模块，更多的是将档案管理与绩效评估相互混淆，从而导致高校档案管理人员无法完成绩效评估统计工作，无法针对档案管理的专业特性和工作内容衡量高校职工的绩效考评。在实际工作中，由于高校档案绩效考核人员缺乏对于档案管理和绩效考核的清楚认识，导致包括档案管理人员、档案管理部门与高校档案考核三个层面绩效管理缺失，决定了高校档案绩效管理缺乏体系建设，其发展状况远远落后于高校的实际发展现状。

绩效管理量化标准缺失。在高校档案管理中开展绩效考核工作，它必须依托于庞大而系统的绩效考核标准，具备具体的量化参数作为指标，只有针对绩效管理的量化标准越丰富完善，才能保证采集到的绩效管理数据越发细致、缜密。然后，在很多高校档案管理工作中，量化标准大多基于档案搜集整理工作和档案管理工作者的职称评定，它严重偏离了绩效管理的设计初衷，缺乏针对档案管理绩效考核的明确量化标准。此外，高校针对档案管理部门和档案管理人员的月考核、季度考核和年终考核大多依据的是院校制定的部门任务，强调的是落實高校管理制度和员工优秀的事迹，对于员工绩效考核的忽视，导致绩效管理量化标准缺乏应用实践，更无法发挥高校档案部门的实际职能价值。

绩效考核结果作用甚微。在很多高校档案绩效考核结果大多集中于“优秀、合格、基本合格、不合格”等四个层次来表达，绩效考核的评价方式大多集中于高校档案管理部门内部员工投票决定，或者由档案管理人员自我评价的形式，或者由高校档案管理主管领导或者各部主任商定，这就导致绩效考核的结果带有很大程度的人为性和目的性，导致很多高校档案工作量不能有效计入到档案管理人员的绩效考核成绩中，严重影响了档案管理人员的工作积极性；高校各部门员工之间的相互评定带有明显的感情色彩，影响到绩效考核结果的公正性，导致高校档案绩效管理出现了“一言堂”和“轮流坐庄”等现象。此外，绩效考核工作大多集中于年底工作评审中，导致绩效考核结果忽视了高校日常档案管理工作表现，导致绩效考核的结果失去了监督约束的效果。

高校档案绩效管理体系的构建原则

在高校档案绩效管理体系中，应该严格遵循客观公正性原则、绩效管理体系统一性原则、量化标准与定性指标相结合的原则，保证绩效管理体系能够迎合高校档案管理的实际需求。

客观公正性原则。绩效管理是一门依托于绩效管理的相关理论，真正实现基于绩效目标、绩效阶段任务和量化指标的绩效评价过程控制，产生了诸如绩效考核数据、绩效反馈意见、绩效评价结果等绩效管理数据。在开展高校档案绩效管理体系的构建过程中，首先需要遵循的就是客观公正性原则，确保绩效目标具有具体性、可操作性、真实性和时效性；确保绩效阶段任务必须具备完善而清晰的绩效记录，必须加强高校档案管理部门与各级部门、员工的沟通交流，确定每个绩效阶段任务落实到部门和个人；确保量化指标必须迎合高校档案管理的实际工作需求，能够结合绩效管理目标落实科学有效的量化管理数据，尽量避免因为主观因素、客观因素对于量化数据所产生的人为干扰；确保绩效管理数据必须从实际出发，真正做到科学分析、统筹安排和科学运用。

绩效管理体系统一性原则。在法律法规方面，高校档案管理遵循的是《档案法》的相关规定，这是开展高校档案绩效管理的法律基础和政治红线。在当前高校档案绩效管理中，由于高校的专业设置和管理策略的不同，导致了在开展高校档案绩效管理时存在着诸多差异，也容易导致绩效管理的结果有失公允。因此，在高校档案绩效管理体系构建统一的绩效评估标准就非常有必要，它可以衡量全国各地高校档案绩效管理的实施水平和管理好坏。此外，高校档案绩效管理的制定目标、评价策略和考核结果都需要保持统一的水准，它有助于高校衡量自身档案管理的发展定位，推动其在档案绩效管理的优化升级，进一步保证高校档案绩效考核标准化、体系化和科学化建设工作。

量化标准与定性指标相结合的原则。在现代管理学中，绩效管理属于定量评价，它取决于绩效管理过程中的量化标准与定性指标，只有严格遵守量化标准与定性指标相结合的原则，才能保证整个绩效评价更加科学规范。在高校档案绩效管理体系中，量化的绩效评价标准主要明确清晰的绩效标准和标度，而定性指标主要用来衡量高校档案在群体影响力、文化影响力方面的价值，它更加注重提炼高校档案中所蕴含的文化教育功能、历史贡献价值等。在实际绩效管理工作中，我们往往采用量化标准作为衡量绩效管理的主要参数，而采用定性指标作为辅助参考系数，这样才能保证高校档案绩效管理的客观公正，保证评价结果更加符合绩效管理体系的精细要求。

高校档案绩效管理体系的构建策略

明确高校档案绩效管理体系指标。在高校档案绩效管理体系中，必须仔细分析高校档案的具体架构和档案管理的具体职能，在此基础上仔细筛选出高校档案绩效管理体系指标，在实际绩效管理中确定和完善。首先，需要明确四项一级绩效指标，它包括：行政管理方面的指标、档案管理体例指标、基础建设工程指标、档案整理开发指标；在此基础上需要明确十二项二级绩效指标，它包含：组织架构、团队建设、职务范围、责任明确、档案用房、归档方案、整理规则、保管措施、鉴定方式、档案研究、利用手段等。其中，组织架构、团队建设和职务范围属于组织管理方面的内容；档案用房、归档方案、整理规则、保管措施属于档案保管保护条件；而涉及到鉴定方式、档案研究、利用手段等属于基础业务建设，这些都需要在高校档案绩效管理体系中具体落实指标内容。

保证高校档案的完整、统一和安全。当前，高校档案绩效管理的突出特点就是精准化要求和统一化标准，它要求高校档案绩效管理必须遵循档案工作的完整性、统一性和安全性的要求，推动高校档案管理工作向着制度化、科学化和系统化方向深入发展。首先，需要高校档案管理人员掌握必要的档案管理专业知识，能够认真辨识各部门各类档案资料，真正做到认真鉴定、仔细整理和分类归档，而档案材料必须能够真实、客观、公正地反映高校各部门的真实面貌，有效保证高校档案绩效管理能够获取到正确的原始数据。其次，通过有效构建高校档案绩效管理体系，进一步规范高校档案管理目标和量化标准，真正做到通过不同材质的载体形式来确保高校档案的完整和完全，真正实现绩效管理体系为高校档案管理服务的目的。

拓展档案的社会和文化服务内容。学会深化档案管理工作和落实档案资料的现代化应用是衡量高校档案管理工作水平的两个重要标准。档案承载着高校的历史文化遗产、人文思想信息和社会服务功能，需要高校档案绩效管理体系进行优化升级，认真拓展档案的社会和文化服务属性。首先，高校档案绩效管理应该偏向对于高校先进个人和先进事迹的搜集整理，面向广大师生进行广泛宣传，也推动社会各界对于爱国主义革命传统、悠久历史知识和科学教育内容的仔细了解。其次，高校档案的绩效管理体系应该侧重社会和文化服务功能，通过搜集整理基建、科研、党建、行政方面的档案材料，推动高校各项行政管理和学校建设的准确高效，保证高校各部门的教职员工能够及时、准确和高效地获取到大量、详实的资料。

面对着新时代各项信息技术的飞速发展，高校档案已经成为高校管理和绩效考核的重要信息资源，而高校档案绩效管理体系作为高校信息化运作、科学化管理和系统化建设的重要指标，在高校建设和发展中发挥着越来越重要的作用。因此，我们应该认真掌握高校档案绩效管理体系的构建原则，采取切实可行的措施，保证档案绩效管理工作的客观、公正和合理。endprint